Epidemija virusa COVID-19 vpliva na življenja ljudi po vsem svetu. Omejitve potovanj in nova pravila glede zbiranja na javnih površinah predstavljajo velik izziv za vsakdanja življenja ljudi. V preteklih nekaj tednih se je veliko sodelavcev in strank obrnilo name: Kako lahko pomagamo?
Lily Zheng je dobra prijateljica in sodelavka, ki živi v Šanghaju. Osebo sva sodelovala na Kitajskem, večinoma pa sodelujeva prek aplikacije Microsoft Teams. Lily je nedavno napisala pismo strankam v regiji o tem, kaj so ona in sodelavci izvedeli med oddaljenim delom med epidemijo. Njeno pismo je bilo navdih naši ekipi, da omogoči brezplačno uporabo aplikacije Microsoft Teams za ljudi, ki med temi izjemnimi razmerami delajo oddaljeno. Pismo sem želel dati v skupno rabo za ljudi po vsem svetu, katerim bi lahko prišla prav izkušnja ekipe iz Šanghaja. Upam, da bo tudi za vas uporabno tako, kot je bilo zame.
Besedo predajam Lily.
Spoštovane stranke,
moje ime je Lily Zheng. Sem zaposlena pri Microsoftu, delam in živim pa v Šanghaju. Ker izbruh virusa COVID-19 še naprej vpliva na milijone ljudi tukaj na Kitajskem, smo opazili ogromen porast števila ljudi, ki delajo oddaljeno. Zdi se, da je vsaka šola, bolnišnica in podjetje na Kitajskem zdaj postalo distribuirana organizacija, pa čeprav le začasno. Od izbruhov virusov, kot je COVID-19, do nepričakovanih vremenskih razmer, obstaja veliko razlogov, zakaj bi lahko oddaljeno delo nenadoma postalo nujno. Z vami želim deliti tri ugotovitve, ki sem jih spoznala v zadnjih nekaj tednih. Poleg tega pa želim deliti z vami tudi tri spoznanja, ki smo jih zbrali pri svojih strankah, ko so se privajale na oddaljeno delo.
Podobno kot večina od vas sem za virus prvič slišala januarja, večino v družabnih omrežjih. Šele tik pred kitajskim novim letom pa sem se zavedela, za kako resno stvar gre. Zaradi potovalne mrzlice, ki vlada v obdobju praznik pomladi, se je število obolelih začelo strmo povečevati. 23. januarja je vlada zaprla provinco Hubei, da bi zajezila širjenje virusa. Naslednji dan, na Silvestrovo, je moja družina načrtovala obisk kina. Šele ko smo iz medijev izvedeli, da so kinematografi po vsem mestu zaprti, me je zadela resnost položaja. Dva dni pozneje je vlada napovedala preklic praznika pomladi, kar je bilo do takrat nekaj nepredstavljivega, jaz pa sem preklicala dolgo načrtovan dopust z družino. Otroci so bili zelo razočarani, toda naše zdravje in varnost sta na prvem mestu.
Zhengova in njeni Microsoftovi sodelavci na Kitajskem sodelujejo med oddaljenim delom.
Kaj torej rečem, ko me ljudje vprašajo, kako je zdaj videti delo na Kitajskem? Z oddaljenim delom se je skrajšal čas, ki ga zaposleni prebijejo na poti na delo, vsekakor pa en razmišljamo več, kaj bomo oblekli v službo. Ker je večina restavracij zaprtih, izpopolnjujemo svoje kuharske spretnosti. Toda ker so šole zaprte, varuške pa so enako kot mi obtičale doma, je lahko precejšen izziv biti produktiven doma.
Kaj sem se naučila z oddaljenim delom
Čeprav je naša ekipa tukaj navajena delati oddaljeno, se je v teh nekaj preteklih tednih jasno pokazalo, kaj zahteva uspešno in trajnostno oddaljeno delo. Moji trije najpomembnejši nauki.
Ostanite zdravi.
Med oddaljenim delom moramo poskrbeti za fizično zdravje, hkrati pa minimizirati stik z virusom. To razumejo vsi. Toda delo doma, kjer živimo, lahko prinese s seboj drugačno obliko stresa. Za psihološko zdravje je pomembno, da si vzamemo čas za telovadbo in kakovostno hrano ter da znamo izklopiti delovne obveznosti.
Ne odlagajte dela.
Med oddaljenim delom nas lahko premami, da nekatere stvari odložimo. Toda ekipe, ki so produktivne med oddaljenim delom, znajo vse opraviti v spletu. Če imate načrtovana osebna srečanja, jih izvedite. Če ste načrtovali velika srečanja, jih izvedite. Če ste pripravljeni na zbiranje zamisli za prihajajočo predstavitev, se lotite videoklica.
Podpirajte svoje člane ekipe.
Iz te izkušnje smo spoznali, da je podpora drugih najboljši način ohranjanja pozitivnega duha in energije. Svoja spleta orodja uporabljamo več kot zgolj za delo, skupno rabo družinskih fotografij in živali ter za spremljanje drug drugega. Spodbujanje ni dobro le za ohranjanje morale, pomaga tudi pri povezovanju ekipe, medtem ko delamo ločeno.
Kaj sem izvedela od strank
V nekaj tednih so stranke na Kitajskem spremenile način dela. Tu so tri spoznanja, ki sem jih spoznala od strank in s katerimi lahko svojo organizacijo pripravite na uspešno delo.
Nemudoma odprite možnost komunikacije.
Ko vaši zaposleni delajo oddaljeno, je bolj kot kdaj koli pomembno, da poskrbite, da so vsi na tekočem z delovanjem podjetja. Ena od naših strank, veliko zavarovalniško podjetje s sedežem v Aziji, je začelo za svoje osebje oddajati videosporočila, s katerimi je poskrbelo, da imajo vsi dostop do najnovejših informacij. Ker vsi iščemo ravnovesje med delom doma in varstvom otrok ter se spopadamo z drugimi izzivi, se lahko ljudje s posnetimi videoposnetki seznanijo s pomembnimi informacijami, ko se ne morejo udeležiti srečanja v živo.
Bodite angažirani.
Čeprav je lahko mamljivo odlagati opravila, dokler niso zbrani vsi člani ekipe, podjetja tukaj z drugimi načini spodbujajo delo. Z vladno spodbudo je lahko veliko šol pravočasno začelo semester tako, da so vse premaknile v splet. Svoje študente podpirajo z jasnimi urniki, prirejanjem dogodkov za izboljšanje razpoloženja, kot so kuharski dvoboji, in z natančnim obveščanjem o nalogah in posredovanjem drugih informacij, da študentje niso preobremenjeni.
Tudi velika srečanja je mogoče premakniti v splet.
Veliko nas je navajenih na kratke klice ali videoklepete z nekaj sodelavci, toda v spletu je mogoče uspešno izvesti tudi velika srečanja. Ker se tako veliko zaposlenih odloča za oddaljeno delo, bolnišnice tukaj svoje osebje zbirajo oddaljeno. Na primer ena bolnišnica v mestu Dalian prireja velika srečanja osebja prek aplikacije Teams. Pogoji za uspešna srečanja v spletu vključujejo pripravo jasnega dnevnega reda, zagotavljanje vključenosti vseh udeležencev z odpravljanjem morebitnih težav z zvokom na začetku srečanja in ustvarjanjem jasnih zapiskov, ki jih je mogoče po zaključku srečanja razdeliti zaposlenim. Ne pozabite, če to dovoljuje organizacija, lahko srečanja tudi posnamete za tiste, ki se srečanja ne morejo udeležiti.
Tako kot veliko ljudi po vsem svetu si nisem predstavljala, da se bo novo leto začelo na tak način. Toda naučili smo se veliko. Aplikacija Teams pa je bilo izredno zmogljivo orodje, s katerim se spopadamo s trenutnimi izzivi. Veliko ljudi se ne zaveda, da je aplikacija Teams že na voljo brezplačno. Več informacij najdete tukaj. Toda ne glede na to, katera orodja se odločite uporabiti, upam, da vam bodo ti nasveti v pomoč. Vse dobro želim vam in vašim družinam.
