Drugi teden: kaj smo se naučili o oddaljenem delu

Po dveh tednih oddaljenega dela naše ekipe v regiji Puget Sound so se ukrepi za boj proti virusu COVID-19 zaostrili. Veliko ljudi v državah po svetu je preprosto ostalo doma. Z zaprtjem šol, cerkev, podjetij in pisarn odkrivamo pravi pomen preživljanja časa s svojo družino, medtem ko moramo biti hkrati produktivni in povezani z delovnimi ekipami. Veliko se moramo naučiti. Trenutne razmere so prisilile mojo ekipo v nov pristop k delu – od načrtovanja srečanj do vodenja ekip – in številne stranke so mi zaupale, da so storile enako. Z vami sem želel deliti nekatere pomembne stvari, ki smo jih odkrili med delom kot popolnoma oddaljena ekipa. Upam, da bodo naša odkritja uporabna ter da jih boste uvedli v svoje izkušnje.

Kratka opomba, preden nadaljujete branje: ta prostor uporabljamo za predstavitev namigov, zgodb strank in informacij med izbruhom virusa COVID-19. Ta objava je nadaljevanje objave preteklega tedna, kjer smo predstavili namige za selitev v oddaljeno delo z aplikacijo Microsoft Teams. Prav tako smo vam svetovali, kako lahko preselite dogodke v živo v splet – s podrobnostmi o uporabi Microsoftovih orodij ter vpogledi vodij dogodkov pri Microsoftu. Zagotovili smo tudi nasvete za oddelke za IT ter varnost podatkov, ki so nam jih zaupali strokovnjaki s teh področij. V prihodnjih dneh bomo še naprej objavljali vsebino o oddaljenem delu, zato priporočamo, da redno obiskujete to spletno mesto. Zdaj pa si oglejte, do katerih ugotovitev smo prišli v zadnjih dveh tednih.

1. Navodila za delo od doma

Večina organizacij ima priročnike za usposabljanje, kako lahko zaposleni upravljajo svoja pisarniška okolja. Ko smo začeli delati oddaljeno, smo hitro ugotovili, da moramo zaposlenim zagotoviti navodila tudi za ta način dela. Za mnoge od nas je to prva izkušnja z oddaljenim delom in na voljo smo imeli zelo malo časa za pripravo na to spremembo. Naša ekipa ima vprašanja: Kako urediti prostor, kjer se lahko osredotočimo? Kako ostati povezani, če se ne moremo srečati v živo? Zakaj ni nikoli primernega časa za odmor? Če dodamo temu še otroke ali druge odvisne družinske člane – realnost številnih v času izbruha virusa – je neizogibno, da za nekatere zaposlene takšen način dela predstavlja velik izziv.

V ta namen smo pretekli teden zaposlenim posredovali celovit priročnik za delo od doma. Ker smo menili, da bodo te informacije uporabe tudi vam, smo ustvarili različico za uporabnike, ki jo lahko po želji posredujete svojim zaposlenim. Vsebuje nazorne namige – od nastavitve fizičnih in virtualnih delovnih postaj do najboljših praks za sporočanje razpoložljivosti sodelavcem.

2. Upravljanje zaporednih srečanj

V pisarniškem okolju so med sestanki vmesni odmori. Ti vključujejo sprehod po hodniku, čakanje za mizo, da se vsi udeleženci zberejo, ter priložnostne pozdrave in pogovore med sodelavci. Pogosto teh kratkih premorov v delu med delovnikom sploh ne opazimo. Šele ko začnemo delati na daljavo, se zavemo, kako zelo jih potrebujemo za uspešno opravljanje dela tekom dneva, v katerem se zvrsti več srečanj drugo za drugim.

Kako lahko zagotovite ustrezno število srečanj ekipe z vmesnimi odmori? Zaposlene spodbujamo, naj srečanja načrtujejo tako, da se ta zaključijo pet minut pred iztekom polne ure oziroma pol ure. S tem sicer nekoliko skrajšate skupni čas, vendar preprečite morebitno preobremenjenost zaposlenih zaradi srečanj drugega za drugim.

3. Ustvarjanje prostora za sprostitev

Ko ne delamo od doma, vsakodnevno najdemo načine za sprostitev, tudi če jih ne iščemo. Pripravljanje večerje za družino, večerna rekreacija s prijatelji ali vsakodnevna vožnja z avtobusom nam pomagajo zbistriti misli ter se pripraviti na naslednji dan. Pri oddaljenem delu pa je iskanje časa za sprostitev lahko velik izziv, tudi pri najboljših delovnih pogojih. Ker želimo pomagati zaposlenim, smo uvedli virtualne seje za meditacijo, ki se jim lahko pridružijo, ko se želijo za kratek čas »odklopiti« od dela.

Če želite to preizkusiti tudi sami, je na voljo nekaj uporabnih namigov za zaposlene, ki še ne poznajo spletnih predavanj o meditaciji. Najprej poiščite miren prostor, kjer vas ne bodo motili. Nato izklopite mikrofon, tako da lahko drugi uživajo v tišini. Uporabite kamero, da si ogledate navodila za tehnike dihanja, ki jih podaja vodja seje. Ko osvojite vse tehnike, lahko izklopite kamero in se v celoti posvetite sproščanju.

4. Ohranjanje kulture ekipe

Uspešna kultura ekipe je odvisna od pogostih srečanj – od večjih skupnih srečanj do sodelovanja pri majhnih dosežkih. Ker se je večina od nas morala hitro preseliti v oddaljeno delo, nas mika, da bi preklopili v način »samo nujno« ter prestavili pomembne dogodke in podobne zabavne trenutke ekipe, dokler se ne vrnemo na stare tirnice.

Spoznali smo, kako pomembno je, da ob vsaki priložnosti gradite kulturo ekipe, tudi če jo morate graditi ločeno. Ali ste načrtovali rojstnodnevno zabavo za sodelavca? Odprite srečanje v aplikaciji Teams in pošljite GIF-e za rojstni dan. Ali se bliža pomembna prodajna konferenca na lokaciji? Začnite načrtovati, kako boste izvedli to konferenco virtualno. Če imate na urniku označeno redno četrtletno povezovanje ekipe zunaj delovnega mesta, ga izvedite. Vaša ekipa se bo z veseljem povezala z vami in delila svoje zamisli. Srečanja na daljavo, s katerimi lažje ohranjate kulturo ekipe, se sprva morda zdijo zastrašujoča, vendar se je vredno potruditi, če želite ohraniti povezanost in storilnost zaposlenih.

5. Zagotavljanje ključnih spretnosti vodenja

Zaposleni se zanašajo na vodje, da stopijo v stik z njimi, jih vodijo skozi spremembe ter jim pomagajo odpraviti težave in ustvarjati. Ker se ekipa spopada z novim načinom dela – in hkrati z globalno zdravstveno krizo – potrebuje vaše vodenje bolj kot kdaj koli prej. Kako jih lahko uspešno vodite, če delate ločeno?

Oglejte si naša spoznanja o oddaljenem vodenju v priročniku za delo od doma. To vključuje spodbujanje vključenosti, pogosto preverjanje in učenje sodelavcev za lažje odkrivanje najboljših praks za oddaljeno delo. Vsak zaposleni se sooča z enoličnimi izzivi in vsak bo k tem izzivom pristopil na svojevrsten način. Pomembno je, da kot vodja poskušate razumeti posamezne zaposlene ter ustrezno pristopiti k njihovim individualnim potrebam.

Ta priporočila vključujejo naše ugotovitve po dveh tednih oddaljenega učenja. Vsak dan odkrijemo nekaj novega o tem novem načinu dela – od načrtovanja srečanj z vmesnimi odmori do učinkovitega vodenja oddaljenih skupin. Prepričan sem, da bodo te smernice koristne tudi po končanju krize z virusom COVID-19, saj bodo organizacije po svetu še naprej dajale prednost oddaljenemu delu. Želimo pa pridobiti tudi vaša mnenja in menja vaše ekipe. Pridružite se pogovoru v naši skupnosti za omogočanje oddaljenega dela.