Förändringar för lagringserbjudanden för Microsoft 365 Education

Microsoft har gjort ändringar i lagringserbjudandena för Microsoft 365-programsviten för utbildning från och med augusti 2024*.  Alla skolklientorganisationer får en 100 TB kostnadsfri lagringspool för OneDrive, SharePoint och Exchange, med ytterligare 50–100 GB lagring per betalande användare för A3- och A5-prenumerationer (inkluderar ej användarförmåner för studenter).

Med lagringspooler är en institutions totala lagringsgräns det maximala lagringsutrymmet för samtliga användare. Från och med 1 februari 2024 har användare av Office 365 A1 (kostnadsfri prenumeration) maximalt 100 GB OneDrive-lagring, som tas av institutionsklientorganisationens 100 TB lagringspool. Institutioner har möjlighet att köpa extra lagring efter behov. En del av fördelarna vi förväntar oss se, är att institutionerna kan minimera några av de säkerhetsrisker som är kopplade till föråldrad lagring och dataspridning, en oro högt upp på listan för de flesta säkerhetsansvariga, och samtidigt förbättra vårt gemensamma miljöavtryck.

*OBS! Det tekniska införandet är nu i gång. För att ta reda på hur mycket lagringsutrymme din institutionsklientorganisation använder kan du ta fram lagringsrapporten från Administrationscenter för Microsoft 365. Gå till admin.microsoft.com och följ den här sökvägen: Administrationscenter för Microsoft 365 > Rapporter > Lagring.

I samband med flytt till molnet har antalet lagrade filer, data och oanvända konton med tiden ökat påtagligt, på grund av att lagrade filer och data inte haft någon plan för slutdatum. Det här är inte hållbart ur ett kostnadsperspektiv, och ökar dessutom risken för dataintrång hos utbildningsorganisationer och deras elever. Idag är utbildningssektorn den verksamhet som mest påverkas av cyberbrottslighet, där grundskola och gymnasium är måltavla för över 80 % av attacker med skadlig kod som riktas mot arbetsplatser .

Lagrade filer som inte längre används påverkar dessutom ditt klimatavtryck, och över hälften av en organisations alla lagrade data fyller ingen funktion. Lagringen av dessa ”mörka” data tar upp plats på servrar och stod genom ökad elförbrukning för 4 % av de globala utsläppen av koldioxid år 2020.¹ Microsoft förpliktigar sig till att förbättra både säkerhet och sekretess för institutioners och elevers data liksom att minska vårt kollektiva klimatavtryck. Redan nu är våra datacenter byggda enligt de tuffaste miljöstandarderna. Med den här förändringen kan utbildare också bidra.
 

Microsofts uppdrag inom utbildning att göra det möjligt för elever, lärare och utbildningsinstitutioner att åstadkomma mer. För att genomföra detta uppdrag fortsätter Microsoft att ta fram ny teknik, nya verktyg och tjänster för lärare, till exempel våra nya Utbildningsverktyg som presenterades tidigare i år för att hjälpa elever att utveckla läsningen och andra viktiga färdigheter. Idag tillhandahåller Microsoft programsviterna Office 365 och Microsoft 365 för utbildning genom bidrag för programvaror eller ordentliga rabatter på ordinarie försäljningspris. Med de här nya uppdateringarna fortsätter vi att investera i meningsfulla innovationer samtidigt som vi erbjuder tjänsterna till fler institutioner världen runt.

¹ World Economic Forum

För att underlätta den här övergången för institutioner, levererar Microsoft en uppsättning kostnadsfria verktyg som hjälper till att hantera processen från början till slut, däribland verktyg för att visualisera nuvarande lagringsplatser och användning av OneDrive, SharePoint och Exchange, samt verktyg för att enklare hantera lagrade data och slutlagring av filer som inte längre behövs. Idag ligger de flesta institutioner (99,96 %) långt under tillgänglig lagringskapacitet. Med nya verktyg kan alla institutioner på ett bättre sätt hantera sin information och införa genomtänkta principer för styrning. Gå till administrationscenter för Microsoft 365 för att se din institutions nuvarande lagringsprofil och få tillgång till de nya verktygen för hantering av lagring. Ladda ned e-boken Microsoft 365 Storage Guidanceför att få vägledning om lagring.

Varje institutionsklientorganisation har en baskapacitet för lagring på 100 TB. Med betalda användarlicenser erbjuder Microsoft 365 samt Office 365 A3 och A5 ytterligare 50 eller 100 GB till lagringspoolen. Dessutom kan institutioner utöka lagringspoolen i steg om 10 TB för 300 USD i uppskattad återförsäljning per månad som läggs till i klientorganisationspoolen.

Använd den här formeln för att ta reda på din kapacitet: 100 TB + (antal betalande A3-användare x 50 GB) + (antal betalande A5-användare x 100 GB) + (ytterligare betald lagring) = kapacitet/gräns.

Här är ett exempel:

100 TB standardgräns (102 400 GB)

+ 500 A3-licenser för lärare (25 000 GB)
+ 1 000 A5-licenser för lärare (100 000 GB)
+ 3 x 10 TB lagringspaket (30 720 GB)

= total lagringspool/gräns (258 120 GB)

Mer information och en fullständig lista över licenser som bidrar till lagringspoolen hittar du på webbsidan uppdatering av beskrivningen av tjänsten Office 365 Education .

För att ta reda på hur mycket lagringsutrymme din institutionsklientorganisation använder kan du ta fram lagringsrapporten från administrationscenter för Microsoft 365. Gå till admin.microsoft.com och följ den här sökvägen: Administrationscenter i Microsoft 365 > Rapporter > Lagring.

Lagringspoolen gäller OneDrive, SharePoint och Exchange. För SharePoint omfattar lagringen alla platser. För Exchange omfattar den postlådor för användare, delade postlådor och gruppostlådor. Däremot ingår inte arkiverade postlådor, offentliga postlådor eller discovery-postlådor i lagringsgränsen.

Betalande användare bidrar till lagringspoolen. Studentanvändarförmåner (SUB) och alumni bidrar inte till poolen. Men alla användare, även de som använder studentanvändarförmåner och alumni, förbrukar lagring från poolen. Microsoft rekommenderar att gränser sätts för olika användargrupper för att bättre hantera institutionsklientorganisationens lagringspool.

För att underlätta den här övergången för institutioner, levererar Microsoft en uppsättning kostnadsfria verktyg som hjälper till att hantera processen från början till slut, däribland verktyg för att visualisera nuvarande lagringsplatser och användning av OneDrive, SharePoint och Exchange, samt verktyg för att enklare hantera lagrade data och slutlagring av filer som inte längre behövs. Följande nya verktyg är tillgängliga för att hjälpa IT hantera lagring:

Visa aktuell lagring

• Visa lagringspoolens gräns och uppdelning av förbrukning per tjänst

• Visa största lagringskonsumenterna på OneDrive, SharePoint och Exchange

Hantera och rensa lagringsutrymme

• Ställ in gränser för lagring på OneDrive gruppvis

• Generera en rapport över inaktiva användare som ska raderas gruppvis.

Hantering av lagring för slutanvändare

• Gör det möjligt för användare att visa och hantera OneDrive-lagring

Ladda ned e-boken Microsoft 365 Storage Guidanceför att få vägledning om lagring.

*Tillgängligt 2024

Om din institution har överskridit eller närmar sig gränsen för lagringsutrymme har du flera alternativ:

• Ange gränser och rensa befintligt lagringsutrymme, med hjälp av e-boken Microsoft 365 Storage Guidance
• Köp fler användarlicenser för att utöka din lagringspool (50 respektive 100 GB för Microsoft 365 A3- och A5-licenser)
• Köp ytterligare lagring i steg om 10 TB (300 USD i uppskattad återförsäljning per månad)

Administratörer får en varning vid 80 % och 90 % utnyttjande av klientorganisationens lagringsutrymme. Vid 100 % av kapaciteten får administratören ytterligare ett meddelande och 30 dagar på sig att vidta åtgärder. Om inga åtgärder vidtas inom 30 dagar försätts lagringen i SharePoint och OneDrive i låst (skrivskyddat) läge.

Exchange påverkas inte. Dina användare kan fortfarande ta emot och skicka information. Du kan radera innehåll från OneDrive och SharePoint. Microsoft rekommenderar antingen att rensa i lagringsutrymmet och ta bort platser eller innehåll, eller öka lagringskapaciteten genom ytterligare A3- eller A5-licenser, ytterligare lagringspaket eller alternativ för kall lagring, till exempel Arkiv i Microsoft 365, Azure Files eller Azure Blob Storage.

Användarna får en varning när gränsen för lagringsutrymme närmar sig. Förvald nivå för varning är 90 % av lagringsutrymmet. Vid 100 % kapacitetsutnyttjande kommer användarens OneDrive att skrivskyddas. Användarna kan inte ladda upp, redigera eller synkronisera filer till OneDrive och befintliga filer är fortsatt skrivskyddade. Användarna kan dock fortfarande ladda ned filer, ta bort filer och tömma papperskorgar.