Hybridarbetet är här. Är du redo?

På Microsoft tror vi att hybridarbete är framtiden. Framöver kommer alla organisationer behöva en ny verksamhetsmodell för hybridarbete – en modell som inte bygger på gamla normer som en åtta timmars arbetsdag från 9 till 17. Medarbetarnas förväntningar har förändrats för gott. Mer än 80 procent av cheferna säger att de förväntar sig mer flexibla policyer för arbete hemifrån efter pandemin, och mer än 70 procent av medarbetarna säger att de planerar att utnyttja dem. För att kunna konkurrera i den här nya världen behöver ledare stöda extrem flexibilitet för när, var och hur personalen arbetar.

Alla kunder jag talar med vill skapa nya möjligheter för medarbetare i en värld där arbetet är dynamiskt, smidigt och molnbaserat. De vill hitta sätt för medarbetarna att arbeta inte bara var som helst utan också när som helst, med lösningar för både synkront och asynkront samarbete. Och det är en förändringsprocess för hela organisationen. Från IT- och personalavdelningen till den operativa verksamheten, marknadsföring och tillverkning, det här är en diskussion som kräver att ledare i hela organisationen samlas för att se arbetet ur nya perspektiv. 

Vi har experimenterat och delat med oss av det vi lär oss om den nya arbetsplatsen i takt med att arbetet utvecklas. Idag vill jag dela med mig av vår metod för att ge medarbetare världen runt nya möjligheter med en flexibel arbetsplats. Det är en strategi i tre delar: För det första skapar du en policy för att ge medarbetarna möjligheter till extrem flexibilitet. För det andra förnyar du det fysiska rummet. För det tredje investerar du i teknik som ansluter medarbetarna var som helst och när som helst.

Nu ska vi titta närmare på varje punkt.

Skapa en policy för att ge medarbetarna möjligheter till extrem flexibilitet

De val du gör idag kommer att påverka organisationen flera år framåt. Det krävs en tydlig vision för detta. Du behöver en plan och policyer som leder dig till extrem flexibilitet. De här besluten påverkar allt från hur du formar kulturen och lockar och behåller kompetent personal till hur du reagerar på förändringar i miljön och framtida innovation.

Många organisationer har redan tagit ställning för flexibelt arbete. Twitter har meddelat att deras medarbetare kan arbeta på distans ”för evigt”. Dropbox har meddelat att de i praktiken kommer att sluta använda kontorsutrymmen för fokuserat arbete, och istället se till att fysiska rum passar för möten och samarbete. Spotify vill locka talang med löner på New York och San Franciscos nivå för medarbetare som arbetar på distans var som helst i världen. Och på Microsoft kan medarbetarna nu jobba hemifrån upp till 50 procent av arbetstiden. 

När du vill ge medarbetarna möjligheter till extrem flexibilitet börjar du med att svara på följande viktiga frågor: Vem kommer att kunna arbeta på distans? Vem behöver komma till kontoret, och hur länge? Var kommer det fokuserade arbetet att utföras? Var kommer samarbetet att ske? Och i en värld där långvariga avbrott hör till det nya normala, med naturkatastrofer, geopolitiska händelser och globala hälsokriser, behöver du vara förberedd så att du kan hantera plötsliga förändringar. Med nya flexibla policyer får du svar på dessa frågor och kan kodifiera dem så att medarbetarna får klarhet och vägledning när de experimenterar. 

Förnya det fysiska rummet

När du har fastställt dina principer för extrem flexibilitet använder du dem som vägledning för hur du ska hantera det fysiska rummet. Framöver kommer vi inte längre att vara beroende av fysiska rum för att samarbeta, hålla kontakt och bygga socialt kapital. Men utrymmen kommer fortfarande att vara viktiga. Vi är sociala varelser som vill samlas, utbyta idéer och uppleva energin i personliga möten. I framtiden behöver kontorsutrymmet överbrygga klyftan mellan den fysiska och digitala världen, och uppfylla de unika behoven hos varje team och arbetsroll.

Ändamålsenlig design

På Microsoft ber vi personalen svara på enkäter och tittar på allt från sociala diagram till trafikmönster för medarbetarna för att få grepp om hur vi ska utrusta teamen med de utrymmen de behöver, med vetskap om att de behoven kommer att utvecklas över tid. Försäljningsteam som sällan behöver komma till kontoret kan använda en modell med kontorshotell för att boka arbetsstationer för en dag eller timme, medan de tekniska teamen kanske behöver egna samarbetsplatser och arbetsstationer. För att tillgodose behoven för distansmedarbetare undersöker vi möjligheterna med externa samarbetshubbar. Eftersom vi vet att sättet vi arbetar på kommer att fortsätta att utvecklas bygger vi in flexibilitet i varje utrymme vi designar.

Koppla samman det fysiska med det digitala

Det är också mycket viktigt att fundera på hur du överbryggar klyftan mellan personliga möten på plats och distansmiljöer. Att arbeta tillsammans när alla befinner sig på kontoret är relativt okomplicerat. Och under det senaste året har vi lärt oss hur vi får saker gjorda när alla är hemma. Men det som kan bli en utmaning är att hantera en blandning av båda två – när en del arbetar tillsammans på plats medan andra deltar virtuellt. 

Med dagens toppmoderna Microsoft Teams Rum får du ljud och video av hög kvalitet som ser till att alla kan synas och höras. Mötesrumskameror ger videoströmmar i HD och optimerar vyn genom att rama in medarbetarna i rummet eller följa med den aktiva talaren. Intelligenta högtalare identifierar vem i rummet som talar, och namn och profiler tas med i mötesavskrifterna. Funktioner som liveundertexter, livetranskription, räck upp handen, reaktioner och chattar gör att medarbetarna kan följa med och delta icke-verbalt utan att störa talaren. Digitala whiteboardtavlor, som kan användas både i rummet och hemma, underlättar samarbete och gemensamt skapande. Personer på plats kan göra pennanteckningar direkt på en Surface Hub eller på egna telefoner och bärbara datorer, och deltagare på distans kan rita på samma delade digitala arbetsyta. Dessutom kan våra Intelligent Capture-kameror registrera, fokusera, ändra storlek på och förbättra analoga whiteboardbilder och text, så att deltagare på distans tydligt kan se brainstorming i realtid, även när någon står framför whiteboardtavlan.

Allt detta är tillgängligt idag i Microsoft Teams Rum, men det här är bara början. I en inte alltför avlägsen framtid föreställer vi oss möten som engagerande upplevelser som låter oss ”vara där”, oavsett plats och tid. I vår framtidsvision ingår ändringar av layouten för mötesrum, flera skärmar som skapar dynamiska vyer av deltagare, chattar, whiteboardtavlor, innehåll och anteckningar samt förbättringar av teknik i rummet som gör det enklare för distansdeltagare att följa med och delta i mötet. 

Investera i teknik som ansluter medarbetarna, överallt och när som helst

Tillsammans med fysiska rum bör din plan för extrem flexibilitet även omfatta teknik som underlättar samarbetet och skapar en ny digital medarbetarupplevelse som är tillgänglig för medarbetarna oavsett var de är.

När pandemin ledde till en övergång till distansarbete var videokonferenser det viktigaste verktyget för att hålla kontakt och se till att arbetet kunde fortsätta. På bara några månader deltog medarbetare i 55 procent fler digitala möten jämfört med före COVID-19 – och vi kände alla av den relaterade stressen och utbrändheten. Videokonferenser kommer alltid att vara viktiga, men de är bara ett verktyg, och du får inte den infrastruktur för kommunikation och samarbete som behövs för hybridarbete. Microsoft Teams är den enda lösningen där möten, chattar, samtal och samarbete samlas på en och samma plats – och allt integrerat med Office-apparna och verktyg för automatisering av affärsprocesser. Dessutom får du möjligheter till samarbete mellan kunskapsarbetare och medarbetare i frontlinjen, och synkront och asynkront arbete kombineras på ett naturligt sätt. Det är den enda appen som har funktioner för allt och som tillhandahåller ett organisationslager som stöder arbetsflödet i hela organisationen. 

Vi har lagt till mer än 100 nya funktioner i Teams under det senaste året som alla skapats med extrem flexibilitet i åtanke, och många fler är på väg. Men vi måste gå ännu längre för att stöda det nya distribuerade arbetssättet. Microsoft Viva är den första integrerade plattformen för medarbetarupplevelsen som har utformats för hybridarbete. Tillsammans tillhandahåller Teams och Viva en teknikplattform som kopplar samman personalen och hjälper dem att navigera i den nya verkligheten.

Arbetet utvecklas snabbt, och det finns ingen återvändo till världen före pandemin. I takt med att vaccin börjar distribueras globalt behöver företagsledare överallt en plan för den nya verksamhetsmodellen – extrem flexibilitet. Fastän vi fortfarande lär oss mycket är det tydligt att varje organisation kommer att behöva tre saker: nya policyer, nya konfigurationer för fysiska rum och teknik som förenar allt. Vi har utmaningar framför oss, men vi är optimistiska för att vi kommer att kunna skapa en framtid som ger människor möjlighet att hålla kontakt var och när som helst och göra sitt bästa varje dag.