Nya innovationer inom hybridarbete i Microsoft Teams Rum, Fluid och Microsoft Viva

I takt med att arbetsplatserna öppnar upp i många delar av världen längtar många kunder efter att få träffa och samarbeta med sina kolleger som vanligt igen. Det gäller även mig – jag längtar verkligen efter att få se många av mina arbetskamrater på riktigt, inte bara digitalt. Men nästan ännu mer ser jag fram emot att hitta nya sätt att hjälpa människor att arbeta med varandra, oavsett var och i vilken tidszon de befinner sig. På Microsoft är vi övertygade om att hybridarbete är framtidens arbetsmodell, och att ett framgångsrikt hybridarbete kräver att organisationer implementerar en ny verksamhetsmodell för medarbetare, platser och processer.

Vi vill också skapa upplevelser som är lika engagerande för alla deltagare – vare sig de är samlade i ett konferensrum i Atlanta, håller en presentation på distans från ett hemmakontor, eller lyssnar på inspelningen från ett möte när arbetsdagen börjar i Sydney.  

Hela Microsoft Teams kretsar kring den här visionen om flexibelt arbete. Det unika med Teams är att möten, chatt, samarbete och affärsprocessautomation finns samlat i en enda app. Allt sedan Covid-19 tvingade kontorsarbetare runt om i världen att arbeta hemifrån har vi fokuserat på att skapa mer naturliga och engagerande mötesupplevelser i Teams – där såväl kolleger som utomstående smidigt kan arbeta tillsammans och hålla innehållsrika, effektfulla presentationer på distans. När vi nu träder in i den nya hybrida verkligheten är vårt fokus att skapa upplevelser i Teams där alla blir hörda, även dem som inte är fysiskt närvarande, och där alla kan medverka och känna sig delaktiga, var och när som helst. Och för att göra det lättare att samarbeta synkront och asynkront har vi gjort smarta förbättringar i Microsoft Fluid, som inte bara är begränsade till Teams. 

Men Covid-19 har också lärt oss att möteströtthet och digital överbelastning är högst reella problem, och distansarbetet har i hög grad påverkat vårt välmående. För att hjälpa till att råda bot på situationen har Microsoft byggt in Microsoft Viva – vår integrerade plattform för medarbetarupplevelser – i Teams, så att det blir enklare för anställda att värna om sin tid och ta hand om sin hälsa parallellt med arbetet.

I dag presenterar vi nya innovationer – i Microsoft Teams Rum, Fluid och Microsoft Viva – som alla har som mål att underlätta hybridarbetet för dina anställda. Vi tar en titt!  

Delta med samma upplevelse – hemma, på plats eller ute på språng

För att skapa bättre hybridmöten för alla måste utvecklingen börja med dem som inte finns i rummet. Alla ska känna sig lika delaktiga och få samma upplevelse, vare sig de finns på plats, är hemma eller är ute på språng. I dag presenterar vi våra senaste förbättringar för Teams-möten och Microsoft Teams Rum, som skapar engagerande upplevelser för alla deltagare.

Under det här året kommer vi att lansera första raden i Teams Rum, en engagerande rumslayout där interaktionerna känns mer naturliga och där fysiskt närvarande deltagare och fjärranslutna deltagare kommer närmare varandra. Vi har placerat videogalleriet längst ned på skärmen så att fysiskt närvarande och fjärranslutna deltagare sitter ansikte mot ansikte med varandra. Och för att alla ska känna sig engagerade omges själva mötesinnehållet av relevant mötesinformation som dagordning, uppgifter och anteckningar. En möteschatt är också väl synlig för deltagarna, så att de kan se och svara på kommentarer som delas i chatten.

För att göra det lättare för fjärranslutna deltagare att känna sig mer inkluderade och närvarande i rummet kommer skärmresurserna i Teams Rum att utökas med nya videolayouter där videogalleriet visas på flera skärmar när inget innehåll delas. Den större ytan gör att fjärranslutna deltagare visas som större och mer naturtroget. Vi kommer också att lägga till fler skrivbordsfunktioner i Teams Rum i sommar, för att involvera fjärranslutna deltagare ännu mer i mötet. Exempel på några av dessa funktioner är live-reaktioner, spotlight, möjligheten att fästa flera videoströmmar (kommer i höst) och chattbubblor när den klassiska rutnätslayouten för video används.

Det är också viktigt att fjärranslutna deltagare kan se deltagarna i mötesrummet, och vad som händer där. Med hjälp av avancerad AI-driven kamerateknik levererar Jabra, Logitech, Poly och vår senaste Teams-enhetspartner Neat helt nya videovyer som är optimerade för hybridmöten, så att alla i rummet syns tydligare.

Lika viktigt är det att veta vem som talar under mötet. Teams intelligenta högtalare från EPOS och Yealink är nu allmänt tillgängliga. De är byggda för Teams Rum och utnyttjar Microsofts röstigenkänningsteknik i Teams för att koppla möteskommentarer till rätt person i transkriberingen. Den här tekniken gör att deltagarna kan fokusera på att bidra till konversationen i stället för att skriva anteckningar, och någon som missade mötet kan enkelt läsa igenom konversationen i efterhand.

Vi är också väldigt glada att presentera den nya miljön för Teams Rum på Surface Hub. Med specialutvecklade Surface Hub kan team enkelt träffas och samarbeta var de än befinner sig. Och med nästa generations Teams på Surface Hub har de tillgång till ännu fler populära mötesfunktioner och möteskontroller som till exempel en ny modern mötesmiljö, miljöer för Tillsammans-läge och PowerPoint Live. I höst kommer dessutom den nya Microsoft Whiteboard-miljön till Surface Hub, så att alla kan rita och göra anteckningar på samma digitala arbetsyta.   

Mer information om nyheter i Teams Rum och tillkännagivanden från partner finns i Teams Tech Community-bloggen.

För att underlätta för fjärranslutna deltagare att organisera och leda whiteboard-sessioner har vi skapat en helt ny Whiteboard-miljö som är optimerad för hybridarbete, där alla deltagare kan samarbeta visuellt på samma digitala arbetsyta. Under sommaren 2021 kommer nya funktioner som gör det enkelt att dela och arbeta med innehåll tillsammans på whiteboarden, och våra nya mallar främjar inspiration och kreativt tänkande i teamen, samtidigt som det blir lättare att följa med i mötet. Och mycket mer.

Effektiva hybridmöten förutsätter att samtliga deltagare kan framföra och uppleva en presentation på ett sätt som är engagerande och inkluderande. De nya PowerPoint Live-funktionerna gör det enkelt att skapa ett gemensamt utrymme för samarbete där alla mötesdeltagare kan bidra. Med bildöversättning kan deltagarna exempelvis följa en presentation på önskat språk. Och med den nya pennanteckningsmiljön kan du kommentera PowerPoint-bilder under själva presentationen, eller använda en laserpekare för att dra uppmärksamheten till särskilt viktiga punkter. 

Håll också utkik efter de senaste funktionerna i Teams-mobilappen. Nu kan du komma åt PowerPoint Live- och Dynamic-vyn på dina mobila enheter. Och anpassade bakgrunder är tillgängliga iOS, och snart även i Android.

Samarbeta i arbetsflödet

Effektivt arbete i hybrida och asynkrona modeller kräver en riktigt bra arbetsyta med en innehållsrik kontext som är tillgänglig före, under och efter mötet. Fluid-komponenter är små produktivitetsenheter som underlättar arbetet i chattar, e-postkonversationer, möten och mer. Med våra senaste Fluid-komponenter för chatt kan slutanvändarna skapa samarbetsupplevelser som de kan redigera i realtid och dela mellan Teams- och Office-appar. Och med de senaste tillskotten i Fluid-komponenterna för Teams-möten, OneNote, Outlook och Whiteboard blir det enklare att samarbeta synkront och asynkront mellan Teams- och Office-appar. Vi lanserar även en ny chattfunktion som ger ännu bättre stöd för asynkront samarbete, så att arbetet går framåt mellan mötena. Fäst ett meddelande så att andra chattdeltagare snabbt kan komma åt viktigt innehåll när som helst, och svara på ett specifikt chattmeddelande utan att förlora fokus på den pågående konversationen.

Antalet möten och mängden ostrukturerad kommunikation har ökat rejält under det senaste året. Undersökningar från vårt index för arbetstrender visar att den genomsnittliga Teams-användaren skickar 45 procent fler chattar per person och vecka jämfört med förra året. Och antalet ostrukturerade ad hoc-möten ökar också. Nya Fluid-komponenter i Teams-möten kan minska den digitala överbelastningen och gör det enkelt att tillsammans skapa en agenda, ta anteckningar och tilldela uppgifter direkt från Teams-mötet, med åtkomst till sparade sammanfattningar när du behöver dem. Anteckningarna, agendan och uppgifterna från mötet placeras automatiskt i OneNote, den nya lagringsplatsen för mötesanteckningar. Under mötets gång kan teamet ta diskussionen ett steg längre och brainstorma och komma upp med nya idéer genom att skapa och redigera Fluid-livekomponenter i Whiteboard-miljön. Fluid-komponenter kan också användas i Outlook, t.ex. i e-post och kalendern, så att du enkelt kan hantera din tid och agenda och dina anteckningar och uppgifter mellan appar.

Värna om din tid och prioritera välbefinnande

Mötestiden per vecka i Teams har mer än dubblerats sedan Covid-19-pandemin bröt ut. Flera möten efter varandra ökar stressen och gör det svårare att fokusera och att hålla uppe engagemanget. Genom att avsätta några få minuter om dagen till meditation och mindfulness med Headspace kan du minska din stress och öka ditt fokus. Senare den här månaden publicerar vi utvalda guidade meditationer och mindfulnessövningar från Headspace i Viva Insights-appen i Teams. De kan hjälpa dig att börja dagen mer samlad, att stilla tankarna inför en viktig presentation eller att koppla bort arbetet på kvällen.

I Viva Insights kan du schemalägga daglig fokustid då du arbetar ostört utan Teams-aviseringar. Vi bygger vidare på den här funktionen och kommer att lansera ett nytt fokusläge i Viva Insights-appen senare i år. I fokusläget kan du lyssna på musik från Headspace som hjälper dig att fokusera, eller använda timers som hjälper dig att göra framsteg med viktiga uppgifter med regelbundna intervall och med inplanerade pauser.

Distansarbetet har suddat ut de fysiska gränserna mellan arbete och fritid, med jobbchattar som ofta fortsätter efter arbetstid och som skapar en känsla av att alltid vara tillgänglig och uppkopplad. Vi vill hjälpa människor att hitta en bra balans och att värna om sin privata tid. Senare i år kommer du att kunna konfigurera tyst tid i Viva Insights för att stänga av mobilaviseringar från Outlook och Teams efter arbetstid, samt få personliga insikter som visar hur bra du är på att koppla bort arbetet. Inställningarna för tyst tid kommer även att vara tillgängliga för användare i Teams och Outlook Mobile. Och med associerade IT-administratörskontroller i Microsoft Endpoint Manager kan organisationsomfattande principer skapas för att inaktivera aviseringar efter arbetstid.

Vi navigerar i det här nya arbetslandskapet tillsammans, och vi kommer att upptäcka nya sätt att hjälpa människor att arbeta mer flexibelt och effektivt. Microsofts ambition är att ge dig upplevelser som stärker dina medarbetare så att de kan arbeta var som helst, när som helst. Genom att titta på forskning och studera användningsmönstren i våra appar – och genom att prata med kunder varje dag – fortsätter vi arbeta för att ge alla medarbetare de bästa förutsättningarna att prestera på topp. Våra insikter ligger till grund för de innovationer och upplevelser som vi vill ge dig och dina medarbetare så att ni kan uppnå mer.