แนะนำ ชุดเครื่องมือ Microsoft 365 สำหรับงานฟรีแลนซ์ โซลูชันสำหรับใช้งานและปรับจำนวนบุคลากรฟรีแลนซ์ของคุณ

ด้วยจำนวนคนทำงานในเศรษฐกิจรูปแบบการทำงานอิสระ ซึ่งเป็นตลาดแรงงานที่ทำงานชั่วคราว โดยประกอบด้วยพนักงานอิสระที่มีสัญญาการทำงานในระยะสั้นๆ องค์กรต่างเริ่มทดสอบและให้ฟรีแลนซ์ที่มีความสามารถเข้ามาสนับสนุนโครงการ อ้างอิงจากรายงานเกี่ยวกับบุคลาการในอนาคต 47 เปอร์เซ็นต์ของผู้จัดการที่ต้องการจ้างพนักงานที่องค์กรวิสาหกิจนั้นหันมาจ้างงานฟรีแลนซ์ (เพิ่มขึ้นจาก 44 เปอร์เซ็นต์ของปีก่อน) ในขณะนี้ 9 ใน 10 ของผู้จัดการที่ต้องการจ้างพนักงานกล่าวว่าพวกเขาเปิดรับการทำงานร่วมกับฟรีแลนซ์มากกว่าพนักงานชั่วคราวที่มาจากบริษัทจัดหาพนักงาน เพื่อที่จะช่วยองค์กรเปลี่ยนโฉมหรือเสริมโซลูชันของพนักงานแบบมีเงื่อนไขให้สมบูรณ์ เราได้เปิดใช้ชุดเครื่องมือ Microsoft 365 สำหรับงานฟรีแลนซ์ ซึ่งเป็นชุดเครื่องมือ เทมเพลต และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่เรียบเรียงมาเพื่อช่วยเปิดใช้ ปฏิบัติการ และจัดการโปรแกรมงานฟรีแลนซ์ได้ในวงกว้าง 

เศรษฐกิจรูปแบบการทำงานอิสระกำลังอยู่ในช่วงขาขึ้น ซึ่งประกอบด้วยฟรีแลนซ์ ที่ปรึกษา ผู้รับเหมา และผู้ที่ประกอบธุรกิจเอง จากการวิเคราะห์อุตสาหกรรมจัดหาพนักงาน ค่าใช้จ่ายสำหรับงานอิสระที่เกิดขึ้นในปี 2015 คิดเป็น $792,000 ล้าน ผู้เชี่ยวชาญเชื่อว่าภายใน 10 ปี บุคลากรจำนวนมากในสหรัฐฯ จะเป็นส่วนหนึ่งของเศรษฐกิจรูปแบบการทำงานอิสระ นอกจากนี้ Field Nation ระบุว่า 86 เปอร์เซ็นต์ของพนักงานอิสระเต็มใจเลือกที่จะทำงานฟรีแลนซ์

ความหมายของบริษัทวิสาหกิจนั้นลึกซึ้ง เพื่อที่จะเติบโตในสภาพแวดล้อมการแข่งขันสูงที่เทคโนโลยีและความต้องการของลูกค้าเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว องค์กรต้องตื่นตัวและปรับรูปแบบธุรกิจใหม่เพื่อทำงานร่วมกับผู้ที่มีความสามารถนอกองค์กรให้สำเร็จ ในขณะที่การให้ฟรีแลนซ์ที่มีความสามารถตามความต้องการเข้ามาทำงานด้วยจะให้ผลลัพธ์ในด้านของความเร็วและประสิทธิภาพอย่างเห็นได้ชัด แต่เส้นทางการเปลี่ยนแปลงนโยบายและการดำเนินการที่มีอยู่กลับคลุมเครือเสียเป็นส่วนใหญ่

คู่ค้าของเราที่ใช้ชุดเครื่องมือนี้คือ Upwork ซึ่งเป็นหนึ่งในตลาดออนไลน์ระดับโลกที่ใหญ่ที่สุด ด้วยจำนวนฟรีแลนซ์ที่มากกว่า 375,000 คนจากกว่า 180 ประเทศ เรากำลังทำงานร่วมกันกับ Upwork Enterprise โดยเฉพาะ ซึ่งเป็นโซลูชันในการปฏิบัติตามข้อบังคับและการสรรหาฟรีแลนซ์ที่มีความสามารถของ Upwork แบบครบวงจร

ชุดเครื่องมือ Microsoft 365 สำหรับงานฟรีแลนซ์จะมอบการแก้ปัญหาสำหรับจุดขัดแย้งหลักที่องค์กรพบเจอเมื่อปรับใช้โปรแกรมงานฟรีแลนซ์ รวมถึงการสื่อสารและการรับทราบภายในองค์กร การทำงานร่วมกันระดับทีม การวิเคราะห์ข้อมูล และเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

การสื่อสารและการรับทราบภายในองค์กร

ความท้าทายที่สำคัญประการหนึ่งในการเปิดใช้โปรแกรมงานฟรีแลนซ์ในองค์กรคือ การขับเคลื่อนการตระหนักรู้และการศึกษาในหมู่ผู้เกี่ยวข้องภายในและผู้ริเริ่ม พนักงานต้องการที่ที่พวกเขาสามารถเริ่มเรียนรู้วิธีการใช้โปรแกรม เข้าถึงการฝึกอบรมที่จำเป็น และรีวิวแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการทำงานร่วมกับฟรีแลนซ์

ชุดเครื่องมือ Microsoft 365 สำหรับงานฟรีแลนซ์จะแก้ปัญหานี้ด้วยเทมเพลตไซต์การสื่อสารของ SharePoint ซึ่งก็คือ “พื้นที่แบบครบวงจร” สำหรับรายละเอียดของโปรแกรมเพื่อช่วยเพิ่มการจ้างงานฟรีแลนซ์และการเตรียมความพร้อมให้พนักงานใหม่ โดยจะประกอบด้วย:

• ที่เก็บคู่มือที่เกี่ยวข้องและงานนำเสนอเกี่ยวกับโปรแกรม
• ใช้กรณีต่างๆ เพื่อแสดงให้พนักงานเห็นชนิดของโครงการที่พวกเขาสามารถทำให้เสร็จด้วยฟรีแลนซ์
• คำถามที่ถามบ่อย โดยมีคำถามยอดนิยมจากพนักงานในองค์กร
• เทมเพลตการมีส่วนร่วมที่จะช่วยให้คุณได้เชื่อมต่อกับฟรีแลนซ์ในพูลผู้ที่มีความสามารถและเชี่ยวชาญของ SharePoint

ดู ภาพแสดงข้อมูลไซต์การสื่อสาร SharePoint ของเราเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม

การทำงานร่วมกันระดับทีม

ธรรมชาติของโครงการแบบฟรีแลนซ์ในองค์กรมักจะต้องการสมาชิกของทีมเพื่อทำงานร่วมกันบนไฟล์หลายไฟล์ จัดการงานต่างๆ และสื่อสารกันข้ามโซนเวลา เพื่อที่จะทำให้ทีมที่มีหน้าที่ต่างกัน และอาศัยอยู่ในภูมิภาคต่างกันทำงานไปในทิศทางเดียวกัน ชุดเครื่องมือ Microsoft 365 สำหรับงานฟรีแลนซ์จึงได้มอบแนวทางโดยใช้ Microsoft Teams เป็นฮับอันทรงพลังสำหรับการทำงานเป็นทีม โดยมีแชท การประชุม การโทร ไฟล์ และแอปรวมในหนึ่งพื้นที่ทำงานที่แชร์

ด้วย Teams องค์กรสามารถจัดการการสื่อสารของฟรีแลนซ์และความต้องการในการทำงานร่วมกัน โดยเฉพาะด้วยวิธีเหล่านี้:

• การสื่อสาร—ทีมที่เป็นสาธารณะและส่วนตัวสำหรับสมาชิกเพื่ออภิปรายร่วมกัน
• การจัดการงาน—ติดตามความคืบหน้าและจัดเวิร์กโฟลว์ของสมาชิกแต่ละทีมได้ในจุดเดียว โดยผ่านการรวมกับเครื่องมือการจัดการโครงการอย่าง Microsoft Planner
• ที่เก็บไฟล์—เก็บไฟล์ที่แชร์และเรียกใช้ไฟล์ผ่านการค้นหาอัจฉริยะในจุดเดียว
• การเข้าถึงจากผู้เยี่ยมชมภายนอก—ความสามารถที่จะให้ผู้ใช้ภายนอกทั่วโลกทำงานร่วมกันได้ในทุกแง่มุมของโครงการฟรีแลนซ์ผ่าน Teams เวอร์ชันฟรี
• การรักษาความปลอดภัย—การให้ผู้เยี่ยมชมจากภายนอกเข้าถึงทีมเฉพาะโครงการจะรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัย โดยไม่ต้องให้การเข้าถึงโดยทั้งหมด

ดู ภาพแสดงข้อมูลของ Teams ของเราเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม

การวิเคราะห์ข้อมูล

ความท้าทายที่สำคัญในการปรับมาตราส่วนโปรแกรมงานฟรีแลนซ์ในองค์กรก็คือ การจับ การติดตาม และ KPI ด้านประสิทธิภาพการสื่อสาร ชุดเครื่องมือ Microsoft 365 สำหรับงานฟรีแลนซ์จะใช้ Microsoft Power BI ซึ่งเป็นบริการการวิเคราะห์ธุรกิจที่จะมอบข้อมูลเชิงลึกโดยรวบรวมข้อมูลในเวลาจริงจากแหล่งข้อมูลหลายที่ ทำให้การเตรียมข้อมูลง่ายดายขึ้น และการผลิตรายงานและแดชบอร์ดแบบกำหนดเองและง่ายต่อการทำความเข้าใจ

Power BI จะช่วยให้ผู้จัดการโปรแกรมขององค์กรทำสิ่งต่างๆ เหล่านี้ ได้แก่:

• ตัดสินใจบนพื้นฐานของข้อมูล
• เปรียบเทียบผลลัพธ์ของโปรแกรมงานฟรีแลนซ์กับโซลูชันการจัดหาพนักงานธรรมดา
• ระบุทีมภายในองค์กรของคุณที่มีการใช้ฟรีแลนซ์จากชนิดของระเบียบปฏิบัติเพื่อช่วยระบุโอกาสในอนาคตภายในบริษัทของคุณ

เมื่อต้องการส่งเสริมฟังก์ชันหลักของ Power BI สำหรับสภาพแวดล้อมแบบฟรีแลนซ์ ชุดเครื่องมือฟรีแลนซ์จะมอบ:

• เทมเพลต Power BI ที่มีตัวอย่างการจัดรูปแบบการแสดงข้อมูล
• ตัวเชื่อมต่อ Power BI เพื่อดึงข้อมูลจากแหล่งข้อมูลที่แตกต่างกันลงในแดชบอร์ด
• เทมเพลตการมีส่วนร่วมเพื่อช่วยให้คุณได้เชื่อมต่อกับฟรีแลนซ์ในพูลผู้ที่มีความสามารถของ Power BI

ดูภาพแสดงข้อมูลของ Power BI ของเราเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

โปรแกรมงานฟรีแลนซ์ในองค์กรจำเป็นต้องมีการเตรียมใช้งาน การปฏิบัติตามข้อบังคับ และการตรวจสอบ ในขณะเดียวก็มอบกระบวนการอย่างต่อเนื่องให้แก่พนักงาน เพื่อที่จะลดความจำเป็นในการทำงานแบบซ้ำซากให้เสร็จด้วยตนเอง ชุดเครื่องมือ Microsoft 365 สำหรับงานฟรีแลนซ์ได้ใช้ Microsoft Flow เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติระหว่างแอปและบริการซึ่งจะส่งการแจ้งเตือน ซิงโครไนซ์ไฟล์ และรวบรวมข้อมูล

ตัวอย่างเช่น Microsoft Flow สามารถช่วยผู้ที่ทำการตัดสินใจในธุรกิจในการทำให้เหตุการณ์ต่อไปนี้ดำเนินโดยอัตโนมัติ:

• การฝึกอบรมและการปฏิบัติตามข้อบังคับของพนักงาน โดยการเยี่ยมชม ไซต์ชุมชน SharePoint ของโปรแกรมงานฟรีแลนซ์ พนักงานสามารถลงทะเบียนเพื่อรับการทดสอบนำร่องโดยดูวิดีโอการฝึกอบรมการปฏิบัติตามข้อบังคับให้เรียบร้อย ซึ่งจัดขึ้นโดย Microsoft Stream
• การลงทะเบียนชุมชนภายใน หลังจากที่พนักงานดูวิดีโอการฝึกอบรมการปฏิบัติตามข้อบังคับเรียบร้อยแล้ว พนักงานจะถูกเพิ่มลงในแชนแนลของ Teams โดยอัตโนมัติ ซึ่งพนักงานสามารถทำงานร่วมกับผู้อื่นที่เข้าร่วมโปรแกรมและแชร์ประสบการณ์ได้
• การสร้างบัญชี Upwork หลังจากที่ได้เพิ่มพนักงานลงในแชนแนลของ Teams แล้ว ข้อมูลบัญชีของพวกเขา ซึ่งประกอบด้วยชื่อและที่อยู่อีเมล จะถูกส่งไปยัง Upwork เพื่อสร้างบัญชีบนแพลตฟอร์มของพวกเขา พนักงานจึงสามารถเริ่มโพสต์งานลงบนแพลตฟอร์มได้เลย

นอกเหนือจากฟังก์ชันหลักของ Microsoft Flow แล้ว ชุดเครื่องมือฟรีแลนซ์ยังมอบ:

• กรณีศึกษาเพื่อแสดงวิธีที่คุณสามารถใช้ Microsoft Flow ภายในโปรแกรมงานฟรีแลนซ์ในองค์กร
• เทมเพลตการมีส่วนร่วมจะช่วยเชื่อมต่อคุณกับฟรีแลนซ์ในพูลผู้ที่มีความสามารถของ Microsoft Flow

ดู ภาพแสดงข้อมูลของ Microsoft Flow ของเราเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม

การเดินทางและสิ่งที่เราเรียนรู้

เช่นเดียวกับลูกค้าของเรา Microsoft เองก็อยู่ในระหว่างกระบวนการที่จะนำไปสู่วิธีที่จะนำฟรีแลนซ์มาทำงานร่วมกันในสภาพแวดล้อมขององค์กรของเราอย่างเหมาะสม ในช่วงปีที่แล้ว เราได้ทำโครงการฟรีแลนซ์เสร็จสิ้นไปทั้งหมด 2,000 โครงการ ทั้งด้านการเขียน การค้นคว้า ตัดต่อวิดีโอ การแปล การออกแบบ และด้านวิทยาศาสตร์ข้อมูล โดยเพิ่มเป็น 25 ทีมภายในองค์กรและพนักงานหลายร้อยคน

แต่กว่าจะมาถึงจุดนี้ก็ไม่ใช่เรื่องง่าย เราต้องเปลี่ยนแปลงตัวเราเองจากภายใน และต้องสร้างโครงสร้างพื้นฐานที่สามารถสนับสนุนความซับซ้อนของโปรแกรมงานฟรีแลนซ์ในองค์กรได้ ซึ่งนำเราไปสู่การพัฒนาชุดเครื่องมือ Microsoft 365 สำหรับงานฟรีแลนซ์ โดยจะรวมแอปเพิ่มประสิทธิภาพสำหรับองค์กรชั้นนำของเราเข้ากับเครื่องมือ เทมเพลต และแนวทางปฏิบัติที่ได้เรียบเรียงมาเพื่อตอบรับความต้องการเฉพาะของโปรแกรมงานฟรีแลนซ์ในองค์กร ซึ่งผลตอบแทนที่ได้มาก็คุ้มค่า จนถึงวันนี้ การประหยัดต้นทุนและเวลาได้อย่างมหาศาลก็ได้เป็นที่ประจักษ์แก่พวกเรา

เริ่มต้นใช้งาน

ชุดเครื่องมือ Microsoft 365 สำหรับงานฟรีแลนซ์มีให้ใช้บริการโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม โดยเป็นส่วนหนึ่งของการสมัครใช้งาน Office 365 Enterprise หรือ Microsoft 365 Enterprise เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ ชุดเครื่องมือ Microsoft 365 สำหรับงานฟรีแลนซ์ และ การสมัครใช้งาน Microsoft 365 Enterprise

หมายเหตุ: แต่ละองค์กรจะต้องประเมินและกำหนดความต้องการของตนเอง รวมถึงการจัดการข้อมูลและเกณฑ์การปฏิบัติตามข้อบังคับ และองค์กรควรจะใช้การลงทุน Microsoft 365 ที่ระบุไว้ตามความเหมาะสมที่มีอยู่แล้ว

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการเดินทางของชุดเครื่องมือฟรีแลนซ์กับ Upwork