ช่วยเหลือธุรกิจขนาดเล็กปกป้องทรัพย์สินอันมีค่าที่สุด ซึ่งก็คือข้อมูลของพวกเขา

ผู้ประกอบการทั่วโลกเผชิญกับปัญหามากมาย ตั้งแต่การสรรหาและการรักษาคนเก่งในตลาดแรงงานที่ขับเคี่ยวกัน ไปจนถึงการเปลี่ยนแปลงบรรทัดฐานในที่ทำงาน ทำให้การมีเครื่องมือใหม่ล่าสุดบนอุปกรณ์ทุกเครื่องกลายเป็นข้อบังคับในการแข่งขัน ยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณก็จะมีเวลาทำสิ่งที่คุณทำได้ดีที่สุด อีกทั้งยังให้ความสนใจลูกค้าและพนักงานได้อีกด้วย นั่นคือจุดที่เครื่องมือและเทคโนโลยีที่เหมาะสมเข้ามามีบทบาท การที่จะมั่นใจว่าคุณจะแข่งสรรหาคนเก่ง มีเครื่องมือใหม่ล่าสุด และสามารถทำงานได้จากทุกที่ หมายความว่าคุณต้องปกป้องข้อมูลของคุณด้วยวิธีใหม่ๆ จากภูมิทัศน์ที่มีภัยคุกคามมากขึ้นเรื่อยๆ

เนื่องจาก Windows 7 จะสิ้นสุดการสนับสนุนในวันที่ 14 มกราคม 2020 และ Office 2010 ที่กำลังตามมาติดๆ คุณจึงต้องมั่นใจว่าคุณไม่ได้มีเพียงประสบการณ์ที่มีประสิทธิภาพการทำงานสูงสุด แต่ยังต้องมีความปลอดภัยสูงสุดอีกด้วย Microsoft 365 Business บนอุปกรณ์ที่ทันสมัย ซึ่งรวม Office 365, Windows 10 และฟีเจอร์ความปลอดภัยล่าสุดไว้ด้วยกัน จะช่วยรับรองว่าคุณได้รับการปกป้อง ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนก็ตาม

ใน National Small Business Week นี้ เราจะเฉลิมฉลองให้กับธุรกิจขนาดเล็กที่ใช้ Microsoft 365 Business ในการขยายตัว แข่งขัน และมอบประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมให้กับลูกค้า พร้อมกับทำงานร่วมกันได้อย่างดีเยี่ยมและปลอดภัย วันนี้ ผมอยากแบ่งปันเรื่องราวของลูกค้าสามรายที่เป็นแรงบันดาลใจให้เรา และแนะนำข้อเสนอที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นการเปลี่ยนแปลงของคุณเอง: ลดราคาการสมัครใช้งานแบบรายปีของ Office 365 Business Premium ลง 15 เปอร์เซ็นต์ มีผลตั้งแต่วันที่ 5 พฤษภาคม 2019 จนถึงวันที่ 11 พฤษภาคม 2019 ในสหรัฐอเมริกา

The PUR Company

ในปี 2010 Jay Klein ผู้ก่อตั้งและซีอีโอของ The PUR Company เคาะประตูบ้านแต่ละหลังด้วยแนวคิดแบบ “หาเสียงเพื่อเป็นนายกเทศมนตรี” เพื่อกระจายข่าวว่า PUR ได้คิดค้นหมากฝรั่งที่ปราศจากแอสปาร์แตม เหตุการณ์นี้เป็นจุดเริ่มต้นจากระดับล่างในการเริ่มต้นธุรกิจที่ทุกวันนี้มียอดขายในกว่า 50 ประเทศ และร้านค้าปลีก 50,000 แห่ง แม้ว่าจะเกิดผลกระทบทั่วโลกครั้งนี้ ธุรกิจก็ยังคงเติบโตได้อีกมาก ด้วยพนักงาน 65 คนที่กระจายอยู่ทั่วแคนาดา สหรัฐอเมริกา และยุโรป

เมื่อบริษัทเติบโตขึ้น ก็เกิดความกังวลเกี่ยวกับความปลอดภัยของข้อมูล การทำงานร่วมกันจากระยะไกล และการจัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่ PUR เลือกให้ Microsoft 365 ช่วยขยายธุรกิจอย่างรวดเร็วและความสำเร็จที่ขับเคลื่อนด้วยความอร่อย

เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น ก็ต้องพบปัญหาในการเตรียมความพร้อมให้พนักงานใหม่และการรักษาพนักงาน ภัยคุกคามด้านความปลอดภัยจากการฟิชชิ่งและการกระทำที่เป็นอันตรายอื่นๆ เริ่มจะก่อปัญหาชวนปวดหัวแก่พวกเขา พนักงานที่ทำงานในทวีปต่างๆ ต้องการช่องทางการทำงานร่วมกันและการติดต่อสื่อสารที่ปลอดภัย เร็ว และน่าเชื่อถือมากขึ้น พวกเขาต้องการโซลูชันที่ไม่ต้องบำรุงรักษาในสถานที่ โซลูชันที่เติบโตตามธุรกิจได้และเสนอความสามารถในการทำงานร่วมกัน ความคล่องตัว และความปลอดภัยให้กับพนักงานได้ ซึ่งใช้งานได้ทันที PUR พบว่าคำตอบของปัญหาทั้งหมดนี้อยู่ใน Microsoft 365

ขณะนี้ พนักงานใช้ฟังก์ชันการแชทถาวรและการแชร์เอกสารของ Teams เพื่อพัฒนาการทำงานร่วมกัน นอกจากนี้ เมื่อบริษัทใช้งานอุปกรณ์เคลื่อนที่มากขึ้น ความสามารถการจัดการอุปกรณ์และแอปที่ยืดหยุ่นจึงสำคัญมากกว่าที่เคย PUR ใช้ Intune มอบและยกเลิกสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลของบริษัทจากอุปกรณ์เคลื่อนที่ ช่วยรักษาให้อุปกรณ์เหล่านั้นปฏิบัติตามข้อบังคับด้วยโพรโทคอลความปลอดภัยของบริษัท และจัดการการใช้งานแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ของพนักงาน เมื่อเริ่มใช้ Intune นั้น PUR ยังสามารถลดระยะเวลาตั้งค่าอุปกรณ์สำหรับพนักงานใหม่ จากที่เคยใช้เวลาทั้งวัน เหลือเพียงไม่ถึงชั่วโมง

ขณะดำเนินการปรับปรุง The PUR Company ได้ทำให้การติดต่อสื่อสาร การรักษาความปลอดภัย ความคล่องตัว และข้อมูลเชิงลึกมีประสิทธิภาพขึ้นมาก Cerys Cook รองประธานฝ่ายบุคลากรและวัฒนธรรมของ PUR เห็นว่าผลกระทบต่อพนักงานครั้งนี้เป็นความสำเร็จครั้งยิ่งใหญ่ของบริษัท “จากจุดยืนด้านคุณภาพชีวิต และจากมุมมองธุรกิจเกี่ยวกับอัตราการรักษาพนักงาน ทำให้เราทราบว่าตอนนี้พนักงานรู้สึกเหมือนเป็นส่วนหนึ่งของทีมมากขึ้น เหมือนเป็นครอบครัว” Cook กล่าว “ซึ่งมีความหมายกับเรามาก”

Meals on Wheels

ถ้าคุณหรือคนที่คุณรักเคยมีข้อจำกัดในการเคลื่อนไหว คุณจะเข้าใจว่าให้ความรู้สึกไร้ความสามารถมากเพียงใด Meals on Wheels คือองค์กรไม่แสวงผลกำไรที่ไม่ได้มีจุดมุ่งหมายในการจัดส่งอาหารเท่านั้น แต่ยังช่วยให้สมาชิกในสังคมที่เปล่าเปลี่ยวมากที่สุดได้พูดคุยกับผู้อื่นอีกด้วย

การจัดส่งอาหารร้อนๆ ให้กับผู้ที่ต้องการอาจฟังดูเป็นเรื่องไม่มีอะไรซับซ้อน แต่ภารกิจง่ายๆ ของ Meals on Wheels ต้องพบกับความยุ่งยากมากมาย ไม่ว่าจะเป็นจำนวนอาสาสมัครที่ไม่เท่ากันในแต่ละวัน ลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา และจำนวนจริงๆ ของผู้ที่ต้องการใช้บริการ

นอกจากการจัดการอาสาสมัคร 2,000 รายและตารางเวลาของแต่ละคนแล้ว เพื่อให้มีประสิทธิภาพสูงสุด Meals on Wheels แห่ง Greenville County ยังได้รับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจากแหล่งข้อมูลมากมายทุกวัน ซึ่งรวมถึงข้อมูลการชำระเงินจากผู้บริจาคและการวินิจฉัยลูกค้า การรับรองว่าสามารถเข้าถึงข้อมูลนี้ พร้อมกับดำเนินการรักษาข้อมูลส่วนบุคคลให้ปลอดภัย เป็นเรื่องสำคัญที่สุด

เป้าหมายสูงสุดคือการปรับปรุงการจัดส่งให้ดีที่สุดเป็นสิ่งแรก Meals on Wheels จึงเริ่มใช้ทั้ง Microsoft Teams และ Microsoft SharePoint Teams ช่วยให้อาสาสมัครและพนักงานติดต่อสื่อสารผ่านเสียง วิดีโอ หรือการแชทได้จากทุกที่ ขณะนี้ การเปลี่ยนเส้นทางในนาทีสุดท้ายกลายเป็นเรื่องที่จัดการและติดตามได้ง่าย และถ้าอาสาสมัครหลงทางหรือลืมเส้นทาง พวกเขาสามารถขอความช่วยเหลือหรือตรวจสอบผ่านบันทึกประจำวันได้ทันที

เมื่อได้รับความสามารถในการทำงานร่วมกันใหม่ Meals on Wheels แห่ง Greenville County จึงหันไปให้ความสนใจกับเรื่องอื่นในด้านความปลอดภัยที่สำคัญเท่าๆ กันได้ ความสนใจเฉพาะขององค์กรคือการจัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่ อาสาสมัครแต่ละคนที่ร่วมงานกับ Meals on Wheels ต้องการเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของลูกค้าเพื่อจัดส่ง ซึ่งหมายความว่า หากมีอุปกรณ์สูญหายหรือตกหล่นไปแม้เพียงเครื่องเดียว อาจทำให้ข้อมูลส่วนบุคคลอันมีค่าของผู้คนหลายร้อยรายที่ออกจากบ้านไม่ได้เกิดรั่วไหลได้

โชคดีที่ Microsoft 365 มีความสามารถในการจัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่ที่มีประสิทธิภาพ รวมถึงตัวเลือกในการยกเลิกสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของผู้ใช้เมื่ออุปกรณ์สูญหาย ด้วยวิธีนี้ ไม่ว่าอุปกรณ์จะหายที่ไปอยู่ที่ไหนก็ตาม ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนก็ยังคงปลอดภัย

John’s Crazy Socks

ไม่ว่าคุณจะชอบสุนัขคอร์กี้ มุกตลก หรือเอดการ์ แอลลัน โพ คุณก็จะพบถุงเท้าหลากสีสันที่เหมาะกับความสนใจของคุณได้ที่ John’s Crazy Socks ซึ่งเป็นบริษัทขนาดเล็กที่ส่งสินค้าตามคำสั่งซื้อ 43,000 รายการ ถึง 44 ประเทศ ในปีแรก ไม่ว่าลูกค้าจะเลือกถุงเท้าเรืองแสง มีเส้นผมตุ๊กตาที่คุณหวีได้ หรือสร้างจิตสำนึกให้คำนึงถึงผู้ทุพพลภาพ อย่างเช่น โรคออทิซึมหรือดาวน์ซินโดรม ถ้าลูกค้าส่งคำสั่งซื้อภายในเวลา 15:00 น. “คาวบอยถุงเท้า” ของบริษัทจะจัดส่งภายในวันนั้นเลย

การจัดการความแปรปรวนอย่างรุนแรงในธุรกิจและการขาย Monday Madness Mystery Bags ที่มีถุงเท้าคัดสรรแบบสุ่มไม่ได้เป็นเพียงข้อควรพิจารณาทางธุรกิจเพียงอย่างเดียว บริษัทต้องการเครื่องมือใหม่ๆ สำหรับจัดการข้อมูลทางธุรกิจและช่วยให้พนักงานที่มีเพิ่มขึ้นได้เชื่อมต่อถึงกันตลอดเวลา (John’s Crazy Socks มีพนักงานเพิ่มขึ้นจาก 4 คน เป็น 35 คน ใน 10 เดือน) พนักงานหลายคนทำงานพาร์ทไทม์เพื่อหลีกเลี่ยงการเสียสิทธิประโยชน์ด้านทุพพลภาพ และพวกเขาไม่มีคอมพิวเตอร์พร้อมใช้งานนอกที่ทำงาน และส่วนใหญ่ไม่เคยมีที่อยู่อีเมลมาก่อน การจัดกะทำงานและแลกเปลี่ยนข้อมูลกิจกรรมกับครอบครัวหรือผู้ปกครองจะทำผ่านทางโทรศัพท์หรือเอกสารที่พิมพ์ออกมาแล้ว

พนักงานบางคนใช้ฟังก์ชันพื้นฐาน เช่น อีเมลและพื้นที่เก็บไฟล์และการแชร์ไฟล์ และคนอื่นๆ ใช้ฟีเจอร์ที่ช่วยให้ทำงานร่วมกันได้มากขึ้น เช่น Skype for Business และ Teams สำหรับพวกเขาแล้ว ประสิทธิภาพการทำงานและการทำงานร่วมกันยังหมายถึงการรักษาความปลอดภัยด้วย ผู้คนไม่ต้องจดจำชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านแยกกันเพื่อลงชื่อเข้าใช้แอปที่ตนใช้งานทุกวัน “OneDrive ทำงานกับแอป Office ที่เราใช้งานทุกวันได้อย่างราบรื่น และยังรวมอยู่ในการสมัครใช้งานของเราอีกด้วย ดังนั้น จึงสะดวกและคุ้มทุนมากกว่าการใช้โซลูชันของบริษัทอื่น” ผู้ก่อตั้งร่วม Mark Cronin กล่าว

ทำงานเหมือนกับธุรกิจขนาดเล็ก

เรื่องราวเหล่านี้ทำให้ผมตื่นเต้นเกี่ยวกับสิ่งที่เราทุกคนทำได้เมื่อเรามีเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพการทำงานและปลอดภัยที่สุด ต้องการรับฟังเพิ่มเติมเกี่ยวกับแนวโน้มของธุรกิจขนาดเล็กและอุปกรณ์ใหม่ๆ ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กบางส่วนที่วางจำหน่ายในตลาดใช่ไหม รับชมช่วง Coffee Across America ใหม่ของ National Small Business Week