ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพจากระยะไกลด้วย Microsoft Teams

จะทำอย่างไรให้พนักงานหลายหมื่นคนทำงานระยะไกลได้ในชั่วข้ามคืน ตามที่ COVID-19 มีการระบาดไปทั่วโลก โจทย์ใหญ่นี้จึงอยู่ในใจเราที่ Microsoft เมื่อสัปดาห์ที่แล้ว หลังจากนั้น ในวันพุธที่ผ่านมาเราก็ทำสำเร็จ โดยส่งอีเมลถึงพนักงาน Microsoft ราว 50,000 คนในแถบซีแอตเทิลให้ทำงานจากที่บ้านหากทำได้ เราเป็นผู้ใช้ Teams ตัวยงอยู่แล้ว แต่การใช้งานของพนักงาน Microsoft ในสหรัฐอเมริกาในช่วงวันแรกของการทำงานระยะไกลนั้นเพิ่มสูงขึ้นอย่างเห็นได้ชัด เมื่อหมดวันพฤหัสบดี แชทก็เพิ่มขึ้น 50 เปอร์เซ็นต์ แบบสัปดาห์ต่อสัปดาห์ และการประชุมก็เพิ่มขึ้น 37 เปอร์เซ็นต์ นอกจากนั้นเรายังเห็นว่าการใช้งานของลูกค้าก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน ตามที่พนักงานทุกแห่งจัดการประชุม การแชท และทำงานร่วมกันบนออนไลน์โดยเฉพาะ เราอยากช่วยให้ทุกคนรับมือกับความท้าทายครั้งนี้ได้ ในฐานะทีมงานเบื้องหลัง Teams เราได้ใช้เวลามากมายเพื่อเรียนรู้วิธีที่ดีที่สุดในการช่วยให้การทำงานจากบ้านมีประสิทธิภาพและดีต่อสุขภาพ ผมจึงอยากแชร์เคล็ดลับดีๆ ของเราไว้ด้านล่างนี้

ข้อควรทราบก่อนที่จะอ่านต่อไป คือ: เคล็ดลับเหล่านี้เป็นความพยายามต่อเนื่องของเราเพื่อช่วยให้ทุกคนยังคงเชื่อมต่อกันและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในช่วงเวลายากลำบากเช่นนี้ สัปดาห์ที่แล้วผมได้แชร์วิธีสำหรับบุคคลและองค์กรในการรับ Teams ฟรี พร้อมแผนครอบคลุมของเราเพื่อให้บริการดำเนินผ่านวิกฤตินี้ไปได้อย่างราบรื่น เรายังแชร์เรื่องราวน่าทึ่งจากลูกค้าและพนักงานทั่วโลก รวมไปถึงครูและนักเรียนในฮ่องกง ซึ่งใช้เทคโนโลยีสำหรับนวัตกรรมอีเลิร์นนิงอันยอดเยี่ยม และลูกค้าทั้งในและบริเวณรอบจีน ผู้ค้นพบวิธีการอันชาญฉลาดเพื่อให้งานเดินหน้าต่อไปได้อีกด้วย แต่ลูกค้าของเราก็ยังขอคำแนะนำในการเปลี่ยนไปทำงานระยะไกลด้วยเช่นกัน เราจึงจะนำเสนอเคล็ดลับ ข้อมูล และเรื่องราวของลูกค้าที่สร้างแรงบันดาลใจตลอดช่วงการระบาดครั้งนี้ ดังนั้นอย่าลืมกลับมาแวะดูที่นี่นะครับ

การเริ่มต้นใช้งาน

เมื่อเปลี่ยนไปทำงานระยะไกล คุณจะประสบความสำเร็จได้ด้วยนิสัยหลักๆ ต่อไปนี้

สร้างพื้นที่ทำงานของคุณ

ถ้าคุณไม่มีออฟฟิศในบ้าน ก็ไม่เป็นไรครับ คุณยังทำงานจากที่บ้านอย่างมีประสิทธิภาพได้ อันที่จริงแล้ว เราออกแบบ Teams ขึ้นมาเพื่อให้เป็นออฟฟิศเสมือนที่คุณพาไปได้ทุกที่ แม้อาจจะไม่มีเครื่องพิมพ์ แฟ้มจริงๆ หรือโทรศัพท์ประจำโต๊ะที่บ้าน แต่ก็ดึงเอกสารออกมาจาก Teams ได้โดยตรง จัดเก็บไฟล์ไว้อย่างปลอดภัยในตำแหน่งซึ่งให้คนที่เหมาะสมเข้าถึงได้ รวมทั้งโทรและประชุมได้อย่างรวดเร็ว แต่อย่างที่บอก การมีพื้นที่ทำงานในบ้านโดยเฉพาะ ซึ่งเป็นที่ที่คุณจะทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและส่งสัญญาณถึงคนอื่นว่าห้ามรบกวนได้นั้น เป็นเรื่องสำคัญ ไม่ว่าจะมุมทานอาหารเช้า มุมเงียบๆ ในห้องนอน โต๊ะเล่นเกมที่ไม่ค่อยได้ใช้ในห้องนั่งเล่น พื้นที่ใดที่ช่วยให้มีสมาธิล้วนใช้เป็นพื้นที่ทำงานได้ทั้งสิ้น และไม่ต้องกังวลหากห้องจะรกสักหน่อยในวันนั้น คุณสามารถใช้การเบลอพื้นหลังระหว่างการประชุมผ่านวิดีโอได้ เพื่อให้เพื่อนร่วมทีมมองเฉพาะคุณ

สื่อสาร สื่อสาร และสื่อสาร

แม้พวกเราหลายคนจะทำงานจากบ้านอย่างน้อยช่วงเวลาหนึ่ง แต่ก็ยังคงอาศัยกิจวัตรและช่วงเวลาทำงานหลักซึ่งกำหนดขึ้นตามที่เรามาทำงานจริงที่ออฟฟิศ  เมื่อทำงานจากบ้าน กิจวัตรประจำวันของคุณอาจเปลี่ยนไป ซึ่งเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นจริงโดยเฉพาะกับผู้ที่ต้องรักษาสมดุลระหว่างการทำงานและการเลี้ยงลูก พูดคุยสื่อสารเรื่องเวลาการทำงานของคุณกับสมาชิกทีมและผู้ร่วมงานให้ชัดเจน เพื่อให้ทุกคนทราบว่าต้องติดต่อคุณในเวลาใด คุณยังตั้งข้อความสถานะใน Teams เพื่อแชร์ข้อมูลนี้ล่วงหน้าได้อีกด้วย

และรายงานความคืบหน้ากับสมาชิกทีมเป็นประจำให้เป็นนิสัย บริษัทที่ทำงานระยะไกลเต็มรูปแบบมักจะเน้นย้ำเรื่องการจัดทำเป็นเอกสาร เนื่องจากเป็นวิธีสำคัญที่ให้ทุกคนเชื่อมต่อกันอยู่เสมอเมื่อทำงานแยกกัน เราขอแนะนำให้โพสต์การอัปเดต ข้อมูลเชิงลึก และทรัพยากรที่มีประโยชน์ที่คุณค้นพบในแชนเนลของ Teams เพื่อให้สมาชิกทีมยังคงเชื่อมต่อกับงานที่คุณทำอยู่ได้ แม้จะไม่ดีเท่าการพูดคุยกันตรงโถงทางเดินโดยบังเอิญก็ตาม หลังจากนั้น สมาชิกจะสามารถค้นหาไอเดียหรือเนื้อหาต่างๆ ในแชนเนลได้เมื่อต้องการ

รักษาขอบเขตที่ช่วยให้ดีต่อสุขภาพ

เมื่อไม่มีสัญญาณต่างๆ แบบในวันทำงานตามปกติ เช่น การเดินไปทานมื้อเที่ยงหรือการเดินทางกลับบ้าน การหยุดทำงานอาจกลายเป็นเรื่องท้าทาย บางครั้งพนักงานที่ทำงานระยะไกลก็พบว่าตัวเองทำงานเป็นเวลายาวนานโดยไม่ได้พักออกกำลังกาย สังสรรค์ หรือรับประทานอาหารอย่างเหมาะสม ซึ่งนำไปสู่สภาวะเครียดและหมดไฟได้อย่างรวดเร็ว จำไว้ว่าสุขภาพคุณต้องมาก่อน กำหนดเวลาสำหรับรับประทานอาหาร ดื่มน้ำมากๆ และเตือนตัวเองให้ “เลิกงาน” จากการทำงานระยะไกลเมื่อหมดวันด้วย พฤติกรรมเหล่านี้ไม่เพียงแต่จะช่วยให้คุณมีสุขภาพที่ดีเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในระยะยาวอีกด้วย

การจัดประชุมที่มีประสิทธิภาพ

เตรียมใช้การประชุมแบบออนไลน์

เมื่อไม่มีห้องประชุมจริงๆ การนำทุกคนมาพบกันอาจเป็นความท้าทายครั้งใหญ่ที่สุดของการทำงานระยะไกล เมื่อเปลี่ยนไปประชุมใน Teams อย่าลืมว่าการประชุมทุกครั้งต้องมีตัวเลือก “เข้าร่วม” เสมือน เพื่อสร้างห้องประชุมออนไลน์ และเราขอแนะนำให้ผู้เข้าร่วมทุกคนเปิดวิดีโอหากสะดวก การโต้ตอบโดยเห็นหน้ากันจะช่วยให้ทุกคนรู้สึกเข้ากันได้ดีอย่างมาก Teams มีตัวเลือกกล้องที่ได้รับการรับรองมากมาย รวมทั้งอุปกรณ์ต่างๆ เช่น ชุดหูฟังและลำโพง เพื่อให้คุณและเพื่อนร่วมงานติดต่อสื่อสารกันได้อย่างชัดเจนเสมอ

ใส่ใจและให้มีส่วนร่วม

การเปลี่ยนไปประชุมแบบออนไลน์อาจทำให้ท่าทีที่เราเห็นซึ่งบ่งบอกว่าเพื่อนร่วมงานมีเรื่องอยากพูดนั้นหายไป นอกจากนี้การโทรประชุมที่มีคนมากเกินไปอาจทำให้ทุกคนแชร์ความคิดเห็นของตัวเองได้ยาก ผู้จัดการประชุมควรหยุดเพื่อเปิดโอกาสให้ถามบ่อยๆ และย้ำเตือนผู้เข้าร่วมว่าใช้หน้าต่างแชทเพื่อแชร์ความคิดของตัวเองได้เช่นกัน

บันทึกการประชุมของคุณไว้

ในการชดเชยเวลาพบปะที่หายไป พนักงานที่ทำงานระยะไกลบางคนจะกำหนดเวลาประชุมเพิ่มเติมเพื่อเชื่อมต่อกับลูกค้า คู่ค้า และเพื่อนร่วมงานไว้ การนัดซ้อนกันจึงอาจเลี่ยงได้ยาก หากองค์กรของคุณอนุญาต ให้บันทึกการประชุมใน Teams เพื่อให้เพื่อนร่วมงานตามทันในภายหลัง หากคุณเข้าร่วมด้วยตัวเองไม่ได้ ก็แจ้งให้ผู้จัดการประชุมบันทึกไว้ให้คุณเมื่อไม่ได้เข้าร่วม การถอดข้อความเองโดยอัตโนมัติยังมีประโยชน์มากอีกด้วยเมื่อคุณพยายามจดจำข้อมูลที่มีการกล่าวถึงในการประชุมที่เข้าร่วม ต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการประชุมด้วย Teams ใช่ไหม เรียนรู้เคล็ดลับเพิ่มเติมที่นี่

เชื่อมต่อกันไว้เสมอ

ชดเชยการแวะพูดคุยที่หายไป

พนักงานที่ทำงานระยะไกลจำนวนมากรู้สึกว่าสิ่งที่คิดถึงที่สุดในออฟฟิศคือการพูดคุยแบบเป็นกันเอง การพูดคุยที่ตู้กดน้ำหรือชั้นวางขนมไม่เพียงแต่ช่วยให้เราเข้ากันได้ดีเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ทราบข้อมูลสำคัญหรือข้อมูลเชิงลึกที่คาดไม่ถึงอีกด้วย ให้ติดต่อและเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงานด้วยความใส่ใจ คิดเสียว่าข้อความแชทเป็นตู้กดน้ำเสมือน และเตือนให้ตัวเองพูดคุยกับคนอื่นเป็นประจำ ทั้งอีโมจิ, GIF และสติกเกอร์ ล้วนเป็นวิธีสนุกๆ ที่ช่วยให้ผู้แชทคุยเรื่องเบาๆ ได้อย่างเพลิดเพลิน

รวมทีมไว้ด้วยกัน

การทำงานระยะไกลอาจทำให้รู้สึกโดดเดี่ยวได้ ในฐานะผู้นำ การสร้างโอกาสเพื่อให้ทั้งทีมรวมตัวกันแบบเสมือนได้เป็นเรื่องสำคัญ ให้รักษาจังหวะการพบปะของทีมหรือการรับประทานมื้อเที่ยงร่วมกันเอาไว้เป็นปกติ แต่ปฏิบัติให้เป็นแบบออนไลน์ ใช้แชนเนล “ทั่วไป” ใน Teams เพื่อพูดคุยเรื่องที่ทุกคนอาจสนใจ ในส่วนของการระดมสมองขนาดใหญ่นั้น คุณสามารถใช้แอป Microsoft Whiteboard ซึ่งมีพื้นที่ทำงานทางดิจิทัลแบบไม่มีที่สิ้นสุดให้ผู้เข้าร่วมการประชุมสร้างไอเดียและทำงานร่วมกันโดยตรงใน Teams เรายังขอแนะนำให้หัวหน้าทีมดาวน์โหลด Power App การสื่อสารในภาวะวิกฤติด้วย คุณสามารถใช้แอปที่กำหนดเองได้นี้เพื่อให้ตัวเองและทีมของคุณรับทราบเกี่ยวกับเรื่องที่ต้องรู้ตลอดช่วงการระบาดครั้งนี้

สนุกเข้าไว้!

เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงซึ่งมาพร้อมกับการย้ายไปทำงานระยะไกล การสนับสนุนและรักษากำลังใจของทีมไว้เป็นเรื่องสำคัญ มีหลายอย่างที่คุณทำได้ใน Teams เพื่อให้คนอื่นรู้สึกมีพลังบวกและมีส่วนร่วม แชร์ข่าวสารและเรื่องราวในแชทของทีม หรือจัดประกวดภาพถ่าย อย่างลูกค้าด้านการศึกษาของเรารายหนึ่งในจีนได้จัดการแข่งขันทำอาหารให้กับนักเรียนซึ่งได้รับความนิยมอย่างมาก

ผมเข้าใจว่าแต่ละคนและแต่ละทีมทำงานแตกต่างกัน แต่ก็หวังว่าเคล็ดลับจากทีมของเราจะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและเชื่อมต่อกันได้ในระหว่างที่ปรับวิธีใหม่ๆ ในการทำงาน และอย่าลืมว่าคุณเริ่มใช้ Teams ได้วันนี้เลย ด้วยการลงชื่อเข้าใช้ หรือลงทะเบียนฟรี

เตรียมพร้อมทำงานระยะไกล! ดาวน์โหลดรายการตรวจสอบการทำงานระยะไกลของเรา แล้วแชร์กับสมาชิกทีมของคุณ

รายการตรวจสอบการทำงานระยะไกล:

• สร้างพื้นที่ทำงานของคุณ
• สื่อสารให้บ่อย
• รักษาขอบเขตที่ช่วยให้ดีต่อสุขภาพ
• เตรียมใช้การประชุมแบบออนไลน์
• ใส่ใจและให้มีส่วนร่วม
• บันทึกการประชุมของคุณไว้
• ชดเชยการแวะพูดคุยที่หายไป
• รวมทีมไว้ด้วยกัน
• สนุกเข้าไว้!