COVID-19, dünyanın her yerindeki insanların hayatını etkiledi. Seyahat kısıtlamaları ve halka açık büyük etkinliklere getirilen yeni kurallar, milyonlarca insanın günlük rutinlerini değiştirdi. Son birkaç haftadır birçok iş arkadaşım ve müşterim bana şu soruyu sordu: Nasıl yardımcı olabiliriz?
Shanghai’da yaşayan Lily Zheng, iyi bir arkadaşım ve meslektaşımdır. Çin’de birlikte çalıştık fakat çoğunlukla Microsoft Teams’te toplantı yapıyoruz. Lily, yakın zamanda bölgedeki müşterilerine bir mektup yazarak kendisinin ve ekibinin salgınla baş ederken uzaktan çalışma hakkında öğrendiklerinden bahsetti. Bu mektup, bu zor zamanlarda uzaktan çalışma sistemine geçen insanlar için Microsoft Teams’i ücretsiz olarak kullanıma sunma konusunda ekibimize ilham verdi. Mektubu, Shanghai’daki ekibimizin deneyiminden yararlanabilecek herkesle paylaşmak istedim. Umarım siz de benim kadar faydalı bulursunuz.
Sözü Lily’ye bırakayım.
Sayın müşteriler,
Ben Lily Zheng. Shanghai’da yaşayan bir Microsoft çalışanıyım. COVID-19 salgını Çin’deki milyonlarca insanı etkilemeye devam ettiğinden, uzaktan çalışma konusunda ciddi bir artış olduğunu gördük. Şu anda Çin’deki her okul, hastane ve işletme geçici olarak da olsa dağıtılmış bir kurum haline geldi. COVID-19 salgınlarından hava olayı kaynaklı beklenmedik acil durumlara kadar birçok neden, uzaktan çalışmanın birden gerekli hale gelmesine yol açabilir. Bu nedenle hem uzaktan çalışmaya uyum sağlayan müşterilerimizde gördüğümüz üç şeyi hem de son birkaç haftada bizim çıkardığımız üç dersi paylaşmak istedim.
Birçoğunuz gibi, virüs hakkında çoğunlukla sosyal medyada olmak üzere Ocak ayında bir şeyler duymaya başladım. Fakat Çin Yeni Yılı’ndan hemen öncesine kadar bunun ne kadar önemli bir şey olduğunu anlamadım. Tam da bu zamanda, Bahar Festivali nedeniyle artan seyahatler, etkilenen insanların sayısının hızla artmasına yol açtı. 23 Ocak’ta devlet, virüsün yayılmasını önlemek için Hubei Bölgesine giriş-çıkışı kapattı. Sonraki gün, Yeni Yıl Arifesinde ailemle sinemaya gidecektik. Haberlerden, şehirdeki tüm sinemaların kapatıldığını öğrendik ve salgının ciddiyetini tam olarak anladık. İki gün sonra devlet, eşi benzeri görülmemiş bir şekilde Bahar Festivali etkinliklerinin iptal edildiğini duyurdu ve uzun süre önce planladığımız bir aile tatilini iptal ettim. Çocuklar çok üzüldü fakat sağlığımıza ve güvenliğimize öncelik vermemiz gerekiyordu.
Zheng ve Çin’deki diğer Microsoft ekip arkadaşları, uzaktan çalışırken yakın işbirliği yapıyor.
Peki, insanlar şu anda Çin’de çalışmanın nasıl olduğunu sorunca ne cevap veriyorum? Aslında uzaktan çalıştığımız için toplu taşımada zaman kaybetmiyoruz ve elbette artık ne giyeceğimiz hakkında endişelenmiyoruz. Birçok restoran kapandığından hepimiz yemek yapma becerilerimizi geliştiriyoruz. Fakat çocuklar okula gidemediğinden ve bakıcılar da evden çıkamadığından üretkenliği sürdürmek zor olabilir.
Uzaktan çalışma konusunda öğrendiklerim
Buradaki ekibimiz uzaktan çalışmaya alışkın olsa da geçtiğimiz birkaç hafta, uzaktan çalışmanın başarılı ve sürdürülebilir olması için nelerin gerektiğini tam olarak açığa kavuşturdu. İşte aldığım en önemli üç ders.
Sağlıklı kalın.
Uzaktan çalışmaya geçişin tek amacı, virüsle teması en aza indirerek fiziksel sağlığımızı korumaktır. Bunu herkes bilir. Fakat çalıştığınız yerin kendine özgü bir stres oluşturabileceği daha az bilinir. Egzersiz yapmaya zaman ayırmak, sağlıklı beslenmek ve ekrandan uzak kalıp gerçek anlamda dinlenmenin keyfini çıkarmak, evden çalışırken ruh sağlığımızı korumak için oldukça önemlidir.
Tamamen odaklanın.
Uzaktan çalışırken bir şeyleri ertelemek cezbedici olabilir. Fakat uzaktan çalışmada başarılı olan ekipler, hemen her şeyi internet üzerinden yapmanın yollarını bulur. Bire bir görüşme planladıysanız bunları yapın. Büyük toplantılar planladıysanız bu toplantıları düzenleyin. Yaklaşan bir sunum için beyin fırtınası yapmaya hazırsanız hemen o görüntülü aramayı yapın.
Ekip arkadaşlarınızı destekleyin.
Bu deneyimden öğrendiğim şeylerden bir diğeri, olumlu bakış açısını koruyup enerjik kalmanın en iyi yönteminin başkalarını desteklemek olduğudur. Ailemizin ve ev hayvanlarımızın fotoğraflarını paylaşıp gün boyunca birbirimizle sohbet ederek, çevrimiçi araçlarımızı iş dışında amaçlar için de kullanıyoruz. Birbirimizi neşelendirmemiz yalnızca morali yüksek tutmaya değil aynı zamanda uzaktan çalışırken ekibi bir arada tutmaya da yardımcı olur.
Müşterilerimizden öğrendiklerim
Çin’deki müşterilerin birkaç haftada çalışma yöntemlerini dönüştürdüğünü gördük. Kurumunuzun başarılı olmasını sağlama konusunda müşterilerimizden öğrendiğim üç şeyden bahsedeceğim.
İletişim hatlarını hemen açın.
Çalışanlarınız uzaktan çalışırken herkesin iş hakkında bilgilendirilmesini sağlamak, hiç olmadığı kadar önemlidir. Asya merkezli büyük bir sigorta şirketi olan bir müşterimiz, herkesin en güncel bilgilere sahip olmasını sağlamak için personellerine görüntülü mesajlar yayımlamaya başladı. Herkes evde çalışma ile çocuk bakımı ve diğer zorluklar arasında dengeyi bulmaya çalışırken kayıtlı videolar, canlı bir toplantıya katılamayanların güncel bilgileri takip etmesine fırsat tanır.
İş akışını sürdürün.
Herkes bir araya gelene kadar planları ertelemek cezbedici olabilse de buradaki şirketler, iş akışını sürmenin yollarını buluyor. Devletin de teşvikiyle birçok okul, her şeyi internet ortamına taşıyarak eğitim dönemlerine zamanında başlayabildi. Net planlamalar oluşturarak, yemek yapma yarışmaları gibi moral verici etkinlikler düzenleyerek, öğrencilerin bunalmaması için ödevleri ve bilgileri dikkatli bir şekilde paylaşarak öğrencilerini destekliyorlar.
Büyük toplantılar bile internetten yapılabilir.
Birçoğumuz birkaç ekip arkadaşıyla yapılan anlık aramalara veya görüntülü sohbetlere alışkınız fakat büyük ve resmi toplantılar da internetten yapılabilir. Birçok çalışan uzaktan çalışmayı tercih ederken buradaki hastaneler personel toplantılarını uzaktan yapıyor. Örneğin Dalian’daki bir hastane büyük personel toplantılarını Teams aracılığıyla yapıyor. Net bir gündem belirleme, tüm ses sorunlarını toplantının başında çözerek herkesi dahil etme ve daha sonra takip amaçlı olarak paylaşmak üzere açık notlar alma, internetten yapılan toplantıların başarılı olmasının anahtarlarından bazılarıdır. Kurumunuzun izin vermesi durumunda katılamayanlar için toplantıları kaydedebileceğinizi de unutmayın.
Ben ve dünya genelindeki birçok insan, yeni yıla farklı bir şekilde başlamayı hayal etmiştik. Fakat çok şey öğrendik. Teams de bu zorlukların üstesinden gelmemize yardımcı olma konusunda inanılmaz derecede güçlü bir araçtı. Birçok insan bilmese de Teams ücretsiz olarak kullanıma sunuldu. Buradan daha fazla bilgi edinebilirsiniz. Hangi araçları kullanmayı seçerseniz seçin bu ipuçların faydalı olmasını umuyor, hem size hem de ailenize en iyi dileklerimi iletiyorum!
