Küçük işletmelere en değerli varlıkları olan verilerini koruma konusunda yardımcı olma

Dünyanın dört bir yanındaki girişimciler doğru elemanı bulmanın zor olduğu bir piyasada yetenekli çalışanları işe alıp devamlılıklarını sağlamadan işyeri normlarında değişiklik yapmaya kadar bir dizi zorlukla karşı karşıya kalıyor ve bu da tüm cihazlarda en güncel araçların bulunmasını rekabet açısından zorunlu kılıyor. Daha verimli olarak vaktinizi en iyi yaptığınız şeyi yapmaya ayırabilir, müşterilerinize ve çalışanlarınıza odaklanabilirsiniz. Doğru araçlar ve teknolojiler tam da bu noktada devreye girer. Yetenekli elemanlar için rekabet etmek, en güncel araçlara sahip olmak ve her yerden çalışmayı mümkün kılmak için verilerinizi tehditlerin her geçen gün arttığını bir ortamda yeni yöntemlerle korumanız gerekir.

Windows 7 desteği 14 Ocak 2020’de sona erdiğinden ve Office 2010 için sunulan destek de bundan kısa bir süre sonra kesileceğinden en verimli deneyime değil en güvenli olana sahip olduğunuzdan emin olmanız da kritik öneme sahiptir. Modern bir cihazda Office 365, Windows 10 ve en güncel güvenlik özelliklerinin yer aldığı Microsoft 365 İş çözümünü kullanarak her yerden güvenli bir şekilde çalışabilirsiniz.

Bu Ulusal Küçük İşletme Haftası kapsamında büyümek, rekabet etmek, üstün müşteri deneyimi sunmak ve güvenli bir şekilde işbirliği yapmak için Microsoft 365 İş’i kullanan küçük işletmeleri kutluyoruz. Bugün bize ilham veren üç müşteri öyküsünü paylaşmak ve kendi dönüşüm sürecinizi başlatmanızı sağlayacak bir teklif sunmak istiyorum: Office 365 İş Ekstra yıllık aboneliğinde yüzde 15 indirim. 5 Mayıs 2019 ile 11 Mayıs 2019 tarihleri arasında ABD’de kullanılabilir.

The PUR Company

The PUR Company’nin kurucusu ve CEO’su Jay Klein, 2010 yılında kapı kapı gezerek PUR’un aspartam içermeyen bir sakız geliştirdiğini anlatıyordu. Bu küçük adımlar, bugün 50’den fazla ülkede bulunan 50.000’den fazla mağazada satış yapan bir işletmeyi hayata geçirdi. Dünya geneline yayılmış olmasına rağmen Kanada, ABD ve Avrupa’da 65 çalışana sahip olan işletmenin alması gereken uzun bir yol var.

Şirket büyüdükçe veri güvenliği, uzaktan işbirliği yapma ve mobil cihaz yönetimi konularındaki endişeler de artmıştı. PUR, büyüme hızına ve lezzetli başarı öyküsüne ayak uydurabilecek Microsoft 365 çözümünü tercih etti.

Büyüme, eleman alma ve elde tutma gerçeğini de beraberinde getiriyor. Kimlik avı ve diğer kötü amaçlı eylem kaynaklı güvenlik tehditleri patronları düşündürmeye başladı. Ayrı kıtalarda bulunan çalışanların daha güvenli, hızlı ve güvenilir işbirliği ve iletişim kanallarına ihtiyacı vardı. Yerinde bakım gerektirmeyen, işletmeleriyle aynı hızda büyüyebilen ve ilk andan itibaren çalışanların ihtiyaç duyduğu işbirliği, mobil kullanım ve güvenlik özelliklerine sahip olan bir çözüm gerekiyordu. PUR, tüm ihtiyaçlarını Microsoft 365 ile karşılayabileceğini keşfetti.

Çalışanlar artık Teams’in sürekli sohbet ve belge paylaşım özelliklerini kullanarak daha verimli işbirliği yapıyor. Ayrıca şirkette mobil cihaz kullanımı arttıkça esnek cihaz ve uygulama yönetimi özellikleri çok daha önemli duruma geldi. PUR, Intune’u kullanarak mobil cihazlarının şirket verilerine erişimini yönetiyor, cihazların şirket güvenlik protokollerine uygun olmasına yardımcı oluyor ve çalışanların kullandığı mobil uygulamaları yönetiyor. PUR, Intune’u kullanarak yeni çalışanların cihaz kurulumu sürecini bir günden bir saatin altına indirdi.

The PUR Company iletişim, güvenlik, mobil kullanım ve içgörüler alanında önemli gelişmeler kaydetmiş olsa da PUR’da Çalışanlardan ve Şirket Kültüründen Sorumlu Başkan Yardımcısı Cerys Cook, şirketin en önemli başarısını insanlar üzerindeki etkisi olarak görüyor. Cook, “Hayat kalitesini ve işletme açısından çalışan elde tutma oranını dikkate aldığımızda çalışanlarımızın artık kendilerini daha çok ekipten hissettiğini, bir aile gibi olduklarını söyleyebiliriz.” dedi. “Bu, bizim için çok önemli.”

Meals on Wheels

Hareket kabiliyetiniz sınırlıysa veya böyle birini tanıyorsanız, bunun insanı ne kadar kısıtladığı konusunda bilginiz vardır. Meals on Wheels, toplumda en çok ihtiyaç duyanlara yalnızca yiyecek götürmeyi değil aynı zamanda insan eli uzatmayı amaçlayan bir kar amacı gütmeyen kurumdur.

İhtiyaç sahiplerine sıcak yemek ulaştırmak basit bir şeymiş gibi gelebilir ancak Meals on Wheels’in basit misyonu birçok karmaşık süreci de içinde barındırıyor: gönüllü sayılarındaki günlük dalgalanmalar, sürekli değişen müşteriler ve ihtiyaç sahiplerinin sayısının yüksek olması.

2.000 gönüllüden oluşan kadroya ve benzersiz bir planlamaya sahip olan Meals on Wheels of Greenville County, verimi en üst düzeye çıkarmak için belirli aralıklarla farklı kaynaklardan bağışçı ödeme bilgileri ve müşteri tanıları gibi veriler topluyor. Bu verilere erişim sağlamak ve bunu yaparken kişisel bilgilerin güvenliğini sağlamak kurumun en öncelikli ihtiyaçlarından biriydi.

Öncelikle teslimatları iyileştirme ihtiyacını ele alan Meals on Wheels, hem Microsoft Teams hem de Microsoft SharePoint’i kullanmaya başladı. Teams sayesinde gönüllüler ve çalışanlar istedikleri yerden sesli, görüntülü veya yazılı iletişim kurabiliyor. Son dakikada yapılan rota değişikliklerini takip etmek artık çok kolay ve kaybolan veya rotalarını unutan çalışanlar, hızlıca yardım talebinde bulunabiliyor veya günlük kayıtlarını kontrol edebiliyor.

Yeni işbirliği özelliklerini kullanıma alan Meals on Wheels of Greenville County, odağını bir o kadar önemli olan güvenlik konusuna çevirdi. Kurum özellikle mobil cihaz yönetimiyle ilgileniyordu. Meals on Wheels ile çalışan tüm gönüllülerin teslimatları yapabilmek için hassas müşteri verilerine erişmesi gerekiyordu ve bu da kaybolan veya çalınan cihazlar nedeniyle yüzlerce eve bağlı ve savunmasız hastanın kişisel verilerinin açığa çıkması tehlikesini taşıyordu.

Neyse ki Microsoft 365 tarafından sunulan gelişmiş mobil cihaz yönetim özellikleri sayesinde cihazı kaybolan kullanıcıların hassas verilere erişmesini engellemek mümkün. Bu şekilde kaybolan cihaz kimin eline geçerse geçsin hassas verilerin güvenliği en iyi şekilde sağlanmış oluyor.

John’s Crazy Socks

İlgi alanınız ister Corgi cinsi köpekler isterse kelime oyunları veya Edgar Allen Poe olsun, ilk yılında 44 ülkeye 43.000 sipariş göndermiş küçük bir şirket olan John’s Crazy Socks’ta aradığınızı bulmanız mümkün. Müşterilerin seçimi ister karanlıkta parlayan çoraplar, isterse tarayabilecekleri troll bebek saçı veya otizm ya da down sendromu gibi durumlara dikkat çekmek olsun saat 15:00’e kadar verilen siparişleri şirketin “çorap çobanları” aynı gün kargoya veriyor.

İşlerdeki dalgalanmayı yönetmek ve rastgele seçilen çorapların bulunduğu Pazartesi Çılgınlığı Gizemli Torbalarını satmak benzersiz işletme gereksinimlerinden yalnızca birkaçı. Şirket, işletme verilerini yönetmek ve genişleyen ekibinin (John’s Crazy Socks’taki çalışan sayısı 10 ay içinde 4’ten 35’e çıktı) bağlantıda kalmasını sağlamak için yeni araçlara ihtiyaç duyuyordu. Çoğu çalışan engelli yardımlarının kesilmemesi için yarı zamanlı olarak çalışıyordu ve iş dışında kullanabilecekleri bilgisayarları yoktu. Çoğunun daha önce bir e-posta adresi dahi yoktu. Vardiyaları koordine etmek, aileler ve velilerle bilgi alışverişinde bulunmak için telefon veya basılı kağıt kullanılıyordu.

Bazı çalışanlar e-posta, dosya depolama ve paylaşma gibi basit işlevleri kullanırken diğerleri Skype Kurumsal ve Teams gibi işbirliğine yönelik özelliklerden faydalanıyordu. Şirket için üretkenlik ve işbirliği, güvenliği de beraberinde getiriyordu. Çalışanlar, her gün kullandıkları uygulamalarda oturum açmak için ayrı kullanıcı adlarına ve parolalara ihtiyaç duymuyor. Kurucu ortak Mark Cronin, “OneDrive, her gün kullandığımız Office uygulamalarıyla sorunsuz bir şekilde çalışıyor ve aboneliğimize dahil. Bu nedenle üçüncü taraf çözüm kullanmaktan çok daha kolay ve daha uygun maliyetli.” diyor.

Küçük işletme gibi çalışın

Bu hikayeler beni en verimli ve güvenli araçlara sahip olduğumuzda başarabileceklerimiz konusunda heyecanlandırdı. Küçük işletme eğilimler ve piyasadaki küçük işletmelere yönelik en iyi cihazlar hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? Ulusal Küçük İşletme Haftası için yeni Coffee Across America bölümünü izleyin.