Microsoft 365 freelance toolkit ile tanışın: serbest çalışan işgücünüzü oluşturup ölçeklendirmenize yönelik bir çözüm

Kısa süreli projelerde sözleşmeli olarak görev alan bağımsız çalışanların oluşturduğu kısa süreli iş ekonomisine katılımın artmasıyla birlikte, kurumlar projelerini desteklemek üzere serbest çalışanların yeteneklerini test etmeye ve bunları bünyesine almaya başladı. Future Workforce Report’a göre kurumsal şirketlerdeki işe alım yöneticilerinin yüzde 47’si (bir önceki yılın yüzde 44’lük oranından daha yüksek) serbest çalışanlardan yararlandı ve işe alım yöneticilerinin kabaca 10’da 9’u bir insan kaynakları şirketi aracılığıyla geçici çalışanlar bulmak yerine serbest çalışanlarla iş yapmaya açık olduğunu söylüyor. Kurumların dijital dönüşümüne yardımcı olmak ya da geleneksel dönemlik çalışan çözümlerine katkıda bulunmak amacıyla, müşterilerimizin uygun ölçekte serbest çalışan programları başlatıp bunları yürütmesine ve yönetmesine yardımcı olacak, özenle seçilmiş araçlardan ve en iyi uygulamalardan oluşan Microsoft 365 freelance toolkit’i kullanıma sunuyoruz. 

Serbest çalışanların, danışmanların, sözleşmeli çalışanların ve bireysel girişimcilerin dahil olduğu kısa süreli iş ekonomisi yükselişte. Staffing Industry Analysts’e göre 2015’te kısa süreli işlere harcanan toplam tutar 792 milyar ABD dolarıydı. Uzmanlara göre, 10 yıl içinde ABD işgücünün daha büyük orandaki bir kısmı kısa süreli iş ekonomisine katılacak. Ayrıca, Field Nation’a göre bağımsız çalışanların yüzde 86’sı bilinçli olarak serbest çalışmayı seçiyor.

Bu durumun, kurumsal şirketler için derin sonuçları var. Teknolojinin ve müşteri gereksinimlerinin hızla değiştiği, yüksek oranda rekabetçi bir ortamda büyümek isteyen kurumların şirket dışı çalışanlarla iş yapabilmek için çevik olması ve yeni iş modellerine uyum sağlaması gerekir. İsteğe bağlı serbest çalışanların denkleme dahil edilmesi hız ve verimlilik açısından ölçülebilir sonuçlar elde edilmesini sağlasa da mevcut ilkeleri ve süreçleri dönüştürmenin yolu henüz tanımlanmış değil.

Bu araç seti için lansman iş ortağımız, küresel olarak en büyük çevrimiçi pazar yerlerinden biri olan ve 180’in üzerinde ülkeden 375.000’den fazla serbest çalışanın yer aldığı Upwork’tür. Daha açık ifade etmek gerekirse, Upwork’ün uçtan uca uyumluluk ve serbest çalışan temin etme çözümü olan Upwork Enterprise ile işbirliği yapıyoruz.

Microsoft 365 freelance toolkit, kurumların bir serbest çalışan programı başlatırken karşılaştığı temel zorlayıcı noktalara yönelik çözümler sunar. Kurum içi iletişim ve farkındalık, ekip genelinde işbirliği, veri analizi ve iş akışı otomasyonu gibi konular bu uyuşmazlıklara örnek gösterilebilir.

Kurum içi iletişim ve farkındalık

Kurumsal bir serbest çalışan programı başlatmanın önündeki en büyük engellerden biri, kurum içi paydaşlar ve benimseyenler arasında farkındalığı ve eğitim düzeyini artırmaktır. Çalışanlara, programın işleyişini öğrenmeye başlayabilecekleri, gerekli eğitim kaynaklarına erişebilecekleri ve serbest çalışanlarla kurulan ilişkiler konusunda en iyi yöntemleri inceleyebilecekleri bir yer sunulmalıdır.

Microsoft 365 freelance toolkit, SharePoint iletişim sitesi şablonuyla bu sorunu çözer. Bu şablonda, serbest çalışanların benimsenmesini ve kadroya dahil edilmesini hızlandırmaya yardımcı olacak program ayrıntıları için aşağıdakiler dahil olmak üzere her şey bir arada sunulur:

• İlgili belgeler ve program hakkındaki sunumlar için depo.
• Kurum çalışanlarına serbest çalışanlarla tamamlayabilecekleri proje türlerini gösteren kullanım örnekleri.
• Kurum çalışanlarının en çok sorduğu sorulardan yola çıkılarak oluşturulmuş SSS bölümü.
• SharePoint uzman yetenek havuzundaki serbest çalışanlarla bağlantı kurmanıza yardımcı olacak bir iletişim şablonu.

Daha fazla bilgi edinmek için SharePoint iletişim sitesi bilgi görselimize bakın.

Ekip genelinde işbirliği

Kurumsal serbest çalışan projeleri, doğası itibarıyla ekip üyelerinin birden çok dosya üzerinde işbirliği yapmasını, çeşitli görevleri yönetmesini ve farklı saat dilimlerinden iletişim kurmasını gerektirir. Farklı işlevlere sahip, birden çok coğrafi bölgeden katılım gösteren ekiplerin aynı doğrultuda ilerlemesini sağlamak için Microsoft 365 freelance toolkit, sohbetleri, toplantıları, aramaları, dosyaları ve uygulamaları tek bir ortak çalışma alanında toplayan güçlü bir ekip çalışması merkezi olarak Microsoft Teams’i kullanmaya ilişkin konularda rehberlik sağlar.

Teams ile kurumlar, serbest çalışanlarla ilgili iletişim ve işbirliği gereksinimlerini yönetebilir. Bunu yaparken özellikle şunlardan faydalanabilir:

• İletişim: Üyelerin tartışmalara katılabilmesi için genel ve özel ekipler.
• Görev yönetimi: Microsoft Planner gibi araçlarla bütünleştirme aracılığıyla ilerleme durumunu izlemek ve her ekip üyesinin iş akışını diğerleriyle uyumlu hale getirmek için tek bir merkez.
• Dosya depolama: Paylaşılan dosyaları depolamak ve akıllı arama üzerinden almak için tek bir merkez.
• Dış konuk erişimi: Dünya çapındaki kurum dışı kullanıcılar için ücretsiz Teams sürümü aracılığıyla serbest çalışan projelerinin tüm boyutları üzerine işbirliği yapma olanağı.
• Güvenlik: Projelere özgü ekiplere kurum dışı konukların erişebilmesi, bilgilerinizin genel erişime açılmaksızın güvenli kalmasını sağlar.

Daha fazla bilgi edinmek için Teams bilgi görselimize bakın.

Veri analizi

Kurumsal bir serbest çalışan programının ölçeklendirilmesinin önündeki büyük engellerden biri, performans KPI’larını yakalama, izleme ve iletmedir. Microsoft 365 freelance toolkit, birden çok kaynaktan gerçek zamanlı veri toplayarak içgörü sağlayan, verilerin hazırlanmasını basitleştiren ve özelleştirilmiş, anlaşılması kolay raporlar ve panolar oluşturan bir iş analiz hizmeti olan Microsoft Power BI’dan yararlanır.

Power BI, kurumsal program yöneticilerine şu konularda yardımcı olur:

• Veri odaklı kararlar alma.
• Serbest çalışan programından alınan sonuçları geleneksel çalışan çözümleriyle karşılaştırma.
• Şirketinizde geleceğe dönük fırsatların belirlenmesine yardımcı olmak amacıyla, kurumunuzda serbest çalışanlardan yararlanmakta olan ekipleri disiplin türüne göre tespit etme.

Freelance toolkit, bir serbest çalışan ortamı için temel Power BI işlevlerini iyileştirmek amacıyla şunları sunar:

• Örnek görselleştirmeler içeren bir Power BI şablonu.
• Bağımsız kaynaklardan panolara veri çekilmesi için bir Power BI bağlayıcısı.
• Power BI yetenek havuzundaki serbest çalışanlarla bağlantı kurmanıza yardımcı olacak bir iletişim şablonu.

Daha fazla bilgi edinmek için Power BI bilgi görselimize bakın.

İş akışı otomasyonu

Kurumsal bir serbest çalışan programı, sağlama, uyumluluk ve izlemenin yanı sıra çalışanlarınıza sorunsuz bir süreç sunmanızı gerektirir. Microsoft 365 freelance toolkit, yinelenen görevleri el ile tamamlama gereksinimini azaltmak amacıyla Microsoft Flow’u kullanarak uygulamalar ve hizmetler arasında bildirim gönderen, dosyaları eşitleyen ve veri toplayan otomatik iş akışları oluşturur.

Microsoft Flow, örneğin işle ilgili kararları veren yetkililerin aşağıdaki senaryoları otomatikleştirmesine yardımcı olabilir:

• Çalışan eğitimi ve uyumluluk. Kurum çalışanları, serbest çalışan programı SharePoint iletişim sitesini ziyaret edip Microsoft Stream tarafından desteklenen bir uyumluluk eğitimi videosunu tamamlayarak pilot uygulamaya kaydolabilir.
• Kurum içi iletişim kaydı. Bir çalışan, uyumluluk eğitimi videosunu tamamladıktan sonra otomatik olarak eklendiği kurum içi Teams kanalında, program kapsamında yer alan diğer çalışanlarla işbirliği yapabilir ve deneyimlerini paylaşabilir.
• Upwork hesabı oluşturma. Çalışan Teams kanalına eklendikten sonra çalışanın adını ve e-posta adresini içeren hesap bilgileri, kendi platformunda hesap oluşturarak platforma iş göndermeye başlayabilmesi için Upwork’e gönderilir.

Freelance toolkit, temel Microsoft Flow işlevlerine ek olarak şunları sunar:

• Kurumsal bir serbest çalışan programında Microsoft Flow’u nasıl kullanabileceğinizi gösteren örnek olay incelemeleri.
• Microsoft Flow yetenek havuzundaki serbest çalışanlarla bağlantı kurmanıza yardımcı olacak bir iletişim şablonu.

Daha fazla bilgi edinmek için Microsoft Flow bilgi görselimize bakın.

Yolculuğumuz ve çıkardığımız dersler

Müşterilerimizin çoğu gibi Microsoft olarak biz de serbest çalışan ilişkilerinin sorumluluk bilinciyle kurumsal ortamımıza kazandırılması sürecine yönelik yaklaşımımızı belirlemeye çalışıyoruz. Geçtiğimiz yıl yazma, araştırma, video düzenleme, çeviri, tasarım ve veri bilimi alanlarında 25 kurum içi ekibin ve yüzlerce çalışanın dahil olduğu 2.000’den fazla serbest çalışan projesi tamamladık.

Ancak bu noktaya ulaşmak kolay değildi ve kendi kurumumuz içinde bir dönüşüm gerçekleştirmenin yanı sıra kurumsal bir serbest çalışan programının karmaşıklığını destekleyebilecek bir altyapı oluşturmamız gerekiyordu. Bunun sonucunda, önde gelen kurumsal üretkenlik uygulamalarımızı kurumsal serbest çalışan programlarına özgü gereksinimleri karşılamaya yönelik olarak özenle seçilmiş araçlar, şablonlar ve en iyi yöntemlerle birleştiren Microsoft 365 freelance toolkit’i geliştirdik. Emeklerimiz meyvesini verdi. Şimdiden gözle görülür ölçüde maliyet ve zaman tasarrufu sağladık.

Kullanmaya başlayın

Microsoft 365 freelance toolkit, bir Office 365 Kurumsal veya Microsoft 365 Kurumsal aboneliği kapsamında ek maliyet olmaksızın sunulur. Microsoft 365 freelance toolkit ve bir Microsoft 365 Kurumsal aboneliği hakkında daha fazla bilgi edinin.

Lütfen unutmayın: Her kurumun verilerin işlenmesi ve uyumluluk gereksinimleri gibi konular dahil olmak üzere kendi gereksinimlerini değerlendirip belirlemesi ve uygun olduğunu düşündüğü mevcut Microsoft 365 yazılımlarını kullanması gerekir.

Upwork ile freelance toolkit yolculuğu hakkında daha fazla bilgi edinin.