İş süreçlerini açık ve net bir şekilde görselleştirin
İş Süreci Modeli ve Notasyonu (BPMN) ile önemli iş süreçlerinizi standartlaştırarak ekibinize iletebilirsiniz.
BPMN diyagramlarıyla iş süreçlerinizi modernize edin
Kurumunuzdaki her seviyeden çalışan için iş süreçlerinizi ayrıntılı ancak kolay anlaşılan diyagramlarla standartlaştırın.
İş Süreci Modeli ve Notasyonu nedir?
İş Süreci Modeli ve Notasyonu (BPMN), iş süreçlerini baştan sona temsil eden modeller oluşturmak için kullanılan standart bir yöntemdir. Süreçlerin teknik özellikleriyle ilgili karışıklıkları ortadan kaldıracak ve tamamlanması için gerekli bağlamsal bilgileri sağlayacak şekilde tasarlanmıştır. Çoğu süreç eşleme işlemi son derece karmaşık ve kafa karıştırıcı olduğundan için BMPN tarafından sunulan, standart modelleme teknikleri ve standartlaştırılmış sembollerin kullanıldığı bu evrensel çözüm sayesinde iş süreci modelleri teknik bilgisi olsun olmasın herkes tarafından kolayca paylaşılıp okunabilir. BPMN diyagramlarında bir sürecin adımları kolay anlaşılabilen temsili görsellerle gösterilir ve görevin başarıyla tamamlanması için gerekli bilgiler sağlanır. Daha iyi iletişim ve işbirliği imkanı sunan bu diyagramlar, özellikle de verimliliği artırmak amacıyla iyileştirme gereken alanları tespit etme konusunda çok kullanışlıdır.
BPMN’nin avantajları
BPMN destekli iş süreci iyileştirmeleri her kurum için çeşitli avantajlar sunar. İş süreci modelleme yazılımlarıyla gereksinimlerinizi tam karşılayan basit veya karmaşık diyagramlar oluşturabilirsiniz. Oluşturduğunuz akış çizelgeleri, teknik bir arka plana sahip olsun olmasın herkes tarafından kolayca anlaşılıp kavranabilir.
BPMN'nin ana işlevi, bir kurumdaki tüm kullanıcıların anlayabileceği bir standart üzerinden kurum çapında iş süreci yönetiminin desteklenmesidir. BPMN’nin bazı avantajları:
- Anlama. Tüm ekiplerinizin anlayacağı bir dilde BPMN diyagramları oluşturarak ince detayları olan karmaşık iş akışlarını daha kolay anlaşılabilir hale getirebilirsiniz. Kurumların iş prosedürlerini tanımlamasına olanak tanır.
- Standartlaştırma. Tüm bilgilerin tek çözüm üzerinden yönetilmesi, herkes tarafından hızla paylaşılıp anlaşılabilmesini mümkün kılar. BPMN, her seviyeden muhatabınız için standart bir notasyon işlevi görür.
- Basitlik. Diyagramlar görsel bir öğrenim aracı olduğundan metinli anlatımlardan daha kolay anlaşılabilir. Üstelik bir endüstri standardı olduğu için fazla hata payı yoktur.
- İletişim. BPMN. her seviyeden departmanın anlayabileceği akış çizelgeleri tasarlayarak farklı ekipler, departmanlar ve kurumlar arasındaki iletişim kopukluklarını gidermenize yardımcı olur.
- İşbirliği. Bir sürece tüm paydaşları dahil edebilen BPMN, etkili bir işbirliği aracıdır. Farklı departmanlar akış çizelgenizi inceleyerek iş sürecinin ne olduğunu, ekibinizin elde edeceği sonuçları ve sonraki adımları fazla detaya gerek kalmadan neredeyse anında anlayabilir.
- Kolaylaştırma. Tüm departmanlarla etkili ve verimli iletişimi mümkün kılan BPMN sayesinde çalışanlarınız iş süreçlerini ve diğer faaliyetleri temsil eden akış çizelgeleri oluşturma imkanına sahip olur. Ekip arkadaşlarınız çizelgenizi ne kadar hızlı anlayabilirse işle ilgili bilgiye dayalı karar verme hızları da o kadar artar.
BPMN'nin çalışma mantığı
BPMN ile ilk adımdan son adıma kadar yapılması gereken her işlemin gösterildiği, kurum içi ve kurum dışı ekipler arasındaki iletişim kopukluklarını gideren görsel bir akış çizelgesi oluşturabilirsiniz. Üstelik küresel bir süreç modelleme standardı olduğu için tek bir kaynaktan uygulanabilir.
Business Process Management Initiative (BPMI) tarafından geliştirilen BPMN, 2005 yılında şirketin Object Management Group (OMG) ile birleşmesi üzerine bu grubun bünyesine geçmiştir. Halihazırda dünya çapında başka standartları da bünyesinde barındıran OMG, çeşitli teknoloji ve sektörler için kurumsal bütünleştirme standartları geliştirilmesine katkı sağlamaktadır. BPMN 2.0 sürümünde İş Süreçleri Modelleme Notasyonu ismi İş Süreci Modeli ve Notasyonu olarak değiştirilmiştir.
BPMN'nin bir numaralı önceliği iş süreçlerinin karmaşık yönlerinin doğru temsil edildiği anlaşılması kolay bir notasyon oluşturmaktır ve bunun için BPMN'de grafiksel boyutlar belirli kategorilere ayrılmıştır. Az sayıdaki notasyon kategorisi aracılığıyla okuyucuların bir grafikteki sembolleri tanımasına yardımcı olarak temel unsurları fark etmesine ve diyagramı anlamasına imkan tanıyabilirsiniz. BPMN bir süreçle bağlantılı verileri yakalayıp grafiklerle göstererek tüm ekiplerinize doğru ve tutarlı bir şekilde ifade etmenizi sağlar. Bir akış çizelgesinin görünümünü ve hissini değiştirmeden ek bilgiler veya bağlamsal açıklamalar ekleyebilirsiniz. Her sembol ve simgenin belirli bir anlamı veya karşılık geldiği bir işlem vardır.
Özellikle de zaten bir diyagram oluşturma yazılımı kullanıyorsanız BPMN diyagramları oluşturmak çok basittir. İş sürecinizin görsel bir modelini çıkarmak için tüm BPMN diyagramlarında kullanılan görsel dil ve tasarım öğelerini anlayıp uygulayabilmeniz gerekir.
BPMN tasarım öğeleri
BPMN, bir sembol koleksiyonu ile bu sembollerin bir iş süreci modeline nasıl bağlanacağına ilişkin kurallardan oluşur. Bu modellerde kullanılan BPMN dili, aşağıdaki beş kategoriye ayrılmış akış çizelgelerini ve grafik notasyonlarını temel alır.
-
Akış çizelgesi
Akış çizelgeleri bir süreci oluşturan öğeleri birbirine bağlar.
- Olaylar: Dairelerle gösterilen bu öğeler gerçekleşen bir şeyi temsil eder. Olaylar üç türe ayrılır: Sürecin ilk adımını işaret eden başlangıç olayı, ilk ve son adım arasındaki gerçekleşen her leyi ifade eden ara olaylar ve iş sürecinizin son aşamasını gösteren bitiş olayı.
- Etkinlikler: Görsel olarak yuvarlak köşeli bir dikdörtgenle ifade edilir ve bir kişi veya sistem tarafından gerçekleştirilen bir görevi temsil eder. BPMN etkinliklerinin dört türü vardır: görev, alt süreç, çağrı ve işlem.
- Ağ geçitleri: Elmas şeklindeki simgeler bir etkinlikte başka bir süreç akışının tamamlanması gerekip gerekmediğini gösterir. Akışları ayırmak veya bağlamak için dışlayıcı, kapsayıcı, paralel ve kompleks gibi çeşitli ağ geçidi sembolleri vardır.
-
Bağlayıcı nesne
Bağlayıcı nesneler, akıştaki nesnelerin birbirine nasıl bağlandığını temsil eder.
- Sıralama akışları: Düz çizgi ve oklarla iş etkinliklerinin sıralamasını gösterir.
- İleti akışları: Farklı departmanlara veya kurumlara “akan“ iletileri temsil eder ve bir ucunda daire, diğer ucunda ok olan kesikli çizgilerle gösterilir.
- İlişkilendirmeler: Yapıtları veya metinleri bir olaya, etkinliğe veya ağ geçidine bağlayan noktalı çizgiler.
- Veri ilişkilendirmeleri: Ucunda ok olan bu noktalı çizgiler, verileri akış nesneleriyle temsil eder. Veri ilişkilendirmeleri, etkinliklerin girdi ve çıktılarını gösterir.
-
Yüzme kulvarı
Yüzme kulvarları sürecin katılımcılarını ve kimin hangi kısımdan sorumlu olduğunu gösteren grafik simgeleridir.
- Havuzlar: Bunlar şirket içinden veya dışından süreçte görev alan önemli katılımcılardır.
- Kulvarlar: Bu nesneler bir katılımcının yapması gerekenleri ve izleyeceği akışı göstererek süreçte yükleneceği sorumlulukları ifade eder. Bir grubun süreçte tamamlaması gereken eylemlere göre çok sayıda kulvar birleştirilerek bir havuz oluşturulabilir.
-
Yapıt
Yapıtlar diyagrama eklenen bilgilere açıklama getirir ve akışı etkilemez. Yapıtlar bir ilişkilendirme bağlantısıyla bir süreç veya bağlantıyla ilişkilendirilir.
- Ek açıklama metni: Diyagramın bir kısmıyla ilgili bağlamsal açıklamalar sağlayan kopya.
- Gruplar: Diyagram akışı değiştirilmeden etkinliklerin mantıksal olarak gruplandırılması.
-
Veriler
Dosya simgesiyle temsil edilen veri nesneleri, bir iş sürecinin oluşturulması veya uygulanması için gerekli bilgileri sağlar. İleti veya sıralama akışını doğrudan etkilemediği için veri nesneleri de yapıt sınıfına girer.
- Veri nesneleri: Bir etkinlik için hangi verilerin gerektiğini gösterir.
- Veri girişi: Sürecin tamamı için dış veri girişi.
- Veri çıkışı: Bu verilerin süreç boyunca alınan sonuçları.
- Veri depoları: Süreç boyunca verilerin okunup yazılacağı yer.
Son sürüm olan BPMN 2.0, öncekilere kıyasla daha kapsamlı bir simge, sembol ve notasyon koleksiyonu içerdiğinden gerektiğinde daha ayrıntılı akışlar oluşturmanıza imkan tanır.
-
Hedef kitlenize özel ağ diyagramları oluşturun
Visio ve BPMN diyagramları hakkında daha fazla bilgi
Süreçlerinizi standartlaştırın
Microsoft Visio’daki görsel çalışma deneyimiyle süreçleri herkesin anlayabileceği çizimlerle gösterin.
Visio’daki yenilikleri takip edin
Microsoft 365 Teknoloji Topluluğu Blog’undan Visio ile ilgili en son haberlere ve duyurulara göz atabilirsiniz.
Visio’da BPMN diyagramları oluşturun
Web için Visio’da BPMN Şekilleri kalıbını kullanarak BPMN diyagramları oluşturmayı öğrenin.
BPMN ile uyumlu süreçler tasarlayın
Visio masaüstü uygulamasında veya bir şablondan yararlanarak BPMN 2.0 ile uyumlu süreçler tasarlamayı öğrenin.
Akış çizelgesine yüzme kulvarları ekleyin
Akış çizelgenize yüzme kulvarları ekleyip etiketlerini, boyutlarını ve konumlarını değiştirmeyi öğrenin.
BPMN diyagramlarınızı doğrulayın
Visio diyagramlarınızın BPMN 2.0 standartlarına uygunluğunu kontrol ederek doğrulama sorunlarını görebilir ve gerekli gördüklerinizi düzeltebilirsiniz.
Visio ile iş akışları tasarlayın
Visio’nun güçlü akış çizelgesi özellikleri ve Power Automate ile süreçlerinizi somutlaştırın.
BPMN konusunda dikkat edilmesi gerekenleri öğrenin
Yeni başlayanlar için günlük işlerde BPMN’yi kullanma kılavuzumuzu okuyun.
Sık sorulan sorular
-
BPMN, bir iş sürecinde tamamlanması gereken bir dizi olayın standart bir yöntemle kolayca anlaşılabilecek şekilde belgeye aktarılması için kullanılır.
-
İş süreci modelleme, bir şirketin iş süreçlerinin veya iş akışlarının nasıl geliştirilebileceğini anlamak amacıyla bunları grafiklerle temsil eden modeller oluşturmayı ifade eder.
-
BPM ile BPMN arasındaki fark, BPM'de kurumsal bir hedefe ulaşmak için işlerin nasıl atandığı gösterilirken BPMN'de her tür iş sürecinin gösterilebilmesidir.
-
Standartlaştırılmış bir süreçteki her simgenin kullanım amacı tanımlı olduğundan BPMN grafik tabanlı bir programlama dili olarak görülür.
-
Akış çizelgelerindeki temsili grafikler için herhangi bir standart izlenmezken BPMN, iş süreçlerini belirli standartları temel alan grafiklerle temsil etme yaklaşımını ifade eder.
Microsoft 365’i takip edin