Сучасні бібліотеки документів у SharePoint

Минулого місяця ми представили свою концепцію майбутнього SharePoint, а сьогодні повідомляємо, що користувачі комерційних планів Office 365 в усьому світі незабаром отримають доступ до сучасних бібліотек документів. Дізнайтеся більше про те, як використовувати сучасні бібліотеки документів, у цій статті.

Що нового?

Нашим ключовим завданням завжди було допомагати людям обмінюватися файлами та співпрацювати над матеріалами. Саме тому ми створили новий інтерфейс для бібліотек документів. Він працює швидше, інтуїтивно зрозуміліший та краще реагує на зміни.

Давайте докладніше розглянемо ці оновлення.

Новий сучасний інтерфейс бібліотеки документів із двома документами, закріпленими вгорі.

Інтерфейс користувача

Сучасні бібліотеки документів поєднують у собі потужність SharePoint і зручність OneDrive. Вони отримали оновлений інтерфейс користувача, що надає можливості, схожі на ті, які пропонує OneDrive. Тож процес створення папок і завантаження файлів у браузері став інтуїтивнішим. На зміну стрічці прийшла стисла панель команд, вміст якої залежить від задач, доступних у тій чи іншій ситуації. Якщо у вашій організації на стрічці використовуються власні кнопки, які відповідають важливим бізнес-функціям, вони також з’являться на панелі команд. Завдяки цьому оновленню кожна нова група Office 365 отримає повну сучасну бібліотеку документів замість старої сторінки “Файли”.

Просте виділення важливих документів. Натисніть елемент Закріпити вгорі, щоб документ відображався над основним списком у будь-якому поданні.

Копіюйте та переміщуйте файли за допомогою панелі команд. Сама процедура копіювання не нова, проте рухи копіювання та переміщення відображають вашу інформаційну архітектуру та дають змогу миттєво створювати папки.

Копіювання файлів за допомогою панелі команд SharePoint.

Імпорт файлів з інших бібліотек. Вам більше не доведеться створювати багато копій. Бібліотеки документів використовують інтелектуальні функції, завдяки чому пам’ятають інші файли, з якими ви працювали в SharePoint. Саме тому ви можете імпортувати файли з інших бібліотек як посилання, і вам не доведеться дублювати їх між багатьма сайтами. Ескізи та метадані оригінальних файлів усе одно відображатимуться. Також SharePoint показує список нещодавніх документів, тому вам не потрібно буде вирізати та вставляти посилання.

Створення посилання в сучасних бібліотеках документів.

Персоналізація

Спрощені персоналізовані подання. Нові бібліотеки документів дають змогу групувати файли безпосередньо на головній сторінці, не відкриваючи окреме вікно адміністрування. Також можна змінювати розміри стовпців перетягуванням і сортувати, фільтрувати та групувати елементи за будь-яким заголовком стовпця. Щоб зробити подання доступним для інших користувачів бібліотеки, просто натисніть кнопку Зберегти подання.

Адаптивний дизайн і спеціальні можливості. У браузерах на мобільних пристроях доступні ті самі функції, що й у класичних версіях, тому в SharePoint можна продуктивно працювати за допомогою клавіатури з мишею, сенсорного екрана або невізуального екрана.

Метадані

Метадані документів в основному поданні. Тепер можна редагувати метадані прямо в основному поданні на панелі відомостей. Щоб застосувати зміни, вам більше не доведеться відкривати кілька вікон. Якщо відкрити подання, у якому файли згруповано за метаданими, то змінити метадані можна, просто перетягнувши файл до іншої групи. Пропустили щось важливе? Документ більше не потрібно брати на редагування: ви просто отримаєте нагадування та зможете ввести дані, коли буде можливість.

Універсальний засіб для всіх дій із документами. Завдяки інтеграції з Office Online ви можете відкрити попередній перегляд повного документа над панеллю відомостей. На самій панелі містяться метадані, зокрема журнал нещодавніх дій, зміни у файлі та перелік користувачів, які отримали до файлу спільний доступ. Також тут можна додати ще користувачів або повністю закрити спільний доступ. Звичайно, також відображаються всі інші властивості файлу.

Панель відомостей про документ.

Усе, за що ви любите SharePoint. Завдяки згаданим удосконаленням із бібліотеками документів тепер набагато зручніше працювати, але ми знаємо, що основна перевага SharePoint – це можливість створювати власні бібліотеки документів для роботи в командах. Водночас наразі в SharePoint склалися традиції з використання типів вмісту, взяття та повернення на редагування, керування версіями, керування записами та робочими циклами. Сучасні бібліотеки документів успадкували всі ці функції.

Навігація

Сучасні бібліотеки тепер доступні в “Групах Office 365”. Щоб розширити можливості керування вмістом у групах, ми додали до бібліотек у групах Office 365 нові елементи керування в заголовку у верхній частині сторінки. На відміну від старих елементів керування, серед яких були посилання на розмови в групі, календар і керування учасниками, новий елемент керування містить єдине посилання на розмову, з якої можна перейти до календаря та до керування учасниками.

Початок роботи із сучасними бібліотеками документів

Зараз триває впровадження сучасних бібліотек у загальний доступ. Ми знаємо, наскільки важливо зосередитися на кількох ключових аспектах взаємодії з користувачем.

Оскільки зручність використання тісно пов’язана з керованістю, впровадженням нових функцій керують ваші ІТ-підрозділи. Можливо, ви вже готові почати використовувати новий інтерфейс у своїй організації, а можливо, ви хочете поки що залишити класичний інтерфейс і підготувати користувачів. Вибір між класичним і сучасним інтерфейсом у клієнті, колекціях сайтів і окремих бібліотеках залишається за вами.

Випуск сучасних бібліотек документів у загальний доступ заплановано на кінець червня, і вони стануть стандартним варіантом у більшості випадків. Проте ми додамо елементи керування клієнтами та елементи адміністрування до моменту випуску бібліотек, тому ви зможете вимкнути сучасний інтерфейс, перш ніж його побачать користувачі. Також ми включили виявлення користувацьких параметрів. Якщо ми виявимо якісь функції або параметри, які сучасний інтерфейс не підтримує, буде автоматично ввімкнуто класичний режим.

Класичний режим залишиться у використанні протягом значної частини 2017 року, щоб у користувачів і розробників був час адаптуватися та перейти на нові можливості. Докладні відомості див. в статті на порталі support.office.com: Що таке бібліотека документів?.

І це ще не все, що заплановано

Учасники програми “Перший випуск” активно користувалися більшістю цих функцій уже з квітня, і їхні відгуки допомогли нам у роботі над анонсованими сьогодні вдосконаленнями. Приєднуйтеся до спілкування в мережі Office 365 у Yammer та зробіть свій внесок у фінальну версію цих функцій. Докладніше про майбутнє сайтів груп, а не лише про сучасні бібліотеки документів, див. в статті Мобільна та розумна інтрамережа.

Ми отримали ваші відгуки, зокрема про можливості розширення та налаштування. Стежте за новинами в майбутньому! Ми плануємо додати підтримку налаштування сторінок за допомогою сучасних методик. До того часу сторінки бібліотек із великою кількістю користувацьких змін і налаштувань мають і надалі використовувати класичний режим.

Поки що ви можете ознайомитися з відомостями про використання та підтримку бібліотек у статті Що таке бібліотека документів?, спробувати нові бібліотеки документів у SharePoint Online і поділитися відгуком безпосередньо з нового інтерфейсу бібліотеки за допомогою кнопки “Відгук”.

Дякуємо, що використовуєте SharePoint!

– Кріс Макналті, @cmcnulty2000, старший менеджер команди SharePoint

Запитання й відповіді

З. Чи підтримуватимуть нові бібліотеки документів користувацькі налаштування?

В. Так, сучасні бібліотеки документів і надалі підтримуватимуть непроцедурні додаткові дії CustomActions, які представляють дії пунктів меню та команд. Поточні рішення, які використовують цей механізм, мають працювати, як і раніше: користувацькі дії, які містилися на стрічці в класичному режимі, тепер відображатимуться в новій області команд. Дії CustomActions, які використовують сценарії, JSLink і додаткові веб-частини на сторінці, поки що не підтримуються. Через це в середовищах, яким потрібні такі непідтримувані функції, слід поки що залишатися в класичному режимі.

З. Протягом якого часу підтримуватиметься класичний режим?

В. Ми розуміємо, що до будь-яких змін в інтерфейсі користувача, наприклад до переходу на нові бібліотеки документів, потрібно підготуватися, виконавши всі перевірки. У 2017 році ці два режими будуть використовуватися паралельно.

З. Чи сучасний інтерфейс очікується для локальних серверів?

В. Додавання сучасних інтерфейсів до SharePoint Server 2016 – це основа нашої концепції та частина стратегії розвитку. Поки що ми не можемо сказати, як саме та коли це станеться.

З. Які версії Internet Explorer найкраще підтримують сучасні бібліотеки?

В. SharePoint Online підтримує найновіші версії Safari, Firefox, Chrome і Edge, а також Internet Explorer 10 та 11. Старіші версії Internet Explorer більше не підтримуються як продукти. Для Internet Explorer 8 і 9 зазначено, що із SharePoint Online ці браузери працюють в режимі обмеженої функціональності. Користувачі старіших браузерів мають і надалі використовувати класичний режим або перейти на підтримувану версію браузера.