Представляємо набір інструментів Microsoft 365, який допоможе співпрацювати з фрилансерами в будь-яких масштабах

Зараз дедалі більшої популярності набуває так звана економіка вільного заробітку – ринок нерегулярної відрядної праці, на якому незалежні спеціалісти (фрилансери) на договірній основі працюють на короткострокових проектах. Перспективи такої моделі праці вже оцінили й великі підприємства, які поступово починають залучати фрилансерів до власних проектів. Згідно зі звітом Future Workforce Report, 47% спеціалістів із підбору кадрів на великих підприємствах залучали до роботи фрилансерів (порівняно із 44% за минулий рік), а близько 9 з 10 таких спеціалістів заявляють, що радше звернуться до фрилансерів, аніж наймуть тимчасових працівників через кадрову агенцію. З огляду на це ми створили сучасне цифрове рішення спеціально для великих компаній, які на постійній основі залучають фрилансерів до роботи над своїми проектами. Набір інструментів Microsoft 365 для фрилансерів – це пакет із ретельно відібраних засобів, шаблонів і практичних рекомендацій, який допоможе розгорнути й реалізувати програму залучення фрилансерів у будь-яких масштабах, а також легко керувати нею. Якщо у вас іще немає електронного рішення для роботи з фрилансерами, то ви його знайшли, а якщо ви звикли використовувати для цього певний традиційний продукт, набір інструментів Microsoft 365 для фрилансерів розширить і доповнить його можливості. 

Ринок економіки вільного заробітку стабільно росте. Свої послуги на ньому пропонують фрилансери, консультанти, підрядники й індивідуальні підприємці. Згідно з даними Staffing Industry Analysts, у 2015 році загальний оборот ринку відрядних нерегулярних проектів сягнув 792 мільярдів доларів США. Експерти вважають, що за 10 років в економіці вільного заробітку буде зайнята більша частина робочої сили США. Крім того, дослідження Field Nation показало, що 86% незалежних працівників свідомо вибирають фриланс.

Очевидно, що ця тенденція тягне за собою серйозні наслідки для великих підприємств. Сьогоднішній ринок дуже конкурентний, а технології постійно змінюються й удосконалюються – і разом із ними змінюються й вимоги клієнтів. Щоб вижити та досягти успіху в таких умовах, підприємство має бути якомога гнучкішим і швидко адаптуватися до нових бізнес-моделей. Зокрема, це означає, що сучасному підприємству необхідно періодично залучати зовнішніх спеціалістів, щоб виконувати проекти швидше й ефективніше. Однак у кожній великій компанії є усталені політики та робочі цикли, у які доведеться інтегрувати нову модель роботи. Як це зробити? Досі це було неясно.

Нашим партнером із запуску набору інструментів Microsoft 365 для фрилансерів виступає Upwork – одна з найбільших міжнародних онлайн-платформ для фрилансерів, на якій свої послуги пропонують більше 375 000 спеціалістів із понад 180 країн. В Upwork розробили комплексне рішення Upwork Enterprise, яке допомагає знаходити фрилансерів на свої проекти, дотримуючись законодавчих вимог. Саме на його основі працює наш набір.

Набір інструментів Microsoft 365 для фрилансерів – це просте рішення всіх проблем, які ускладнюють роботу з фрилансерами у великих компаніях: внутрішніх комунікацій, інформування співробітників, співпраці в межах робочих груп, аналітики даних, автоматизації робочих циклів.

Внутрішні комунікації й інформування співробітників

Чи не найбільше труднощів під час запуску корпоративної програми залучення фрилансерів викликає необхідність поінформувати внутрішніх учасників програми й усі зацікавлені сторони про те, які в неї правила, що треба знати для участі в програмі, як правильно працювати з фрилансерами тощо. Тому співробітникам підприємства необхідна платформа, на якій було б зібрано всі ці правила, навчальні матеріали, курси, практичні рекомендації тощо.

У нашому наборі інструментів для цього передбачено шаблон інформаційного сайту SharePoint, де компанія зможе розмістити всі необхідні відомості про програму. Такий сайт допоможе підприємству прискорити запровадження програми, а персоналу – адаптуватися до неї. Він включає:

• репозиторій для документації та презентацій із програми;
• приклади використання фрилансерів на реальних проектах, які допоможуть співробітникам зрозуміти, у яких випадках варто залучати зовнішню робочу силу;
• відповіді на стандартні запитання співробітників великих підприємств;
• шаблон для залучення фахівців із кадрового пулу SharePoint на нові проекти.

Докладніші відомості див. на нашій інфографіці щодо інформаційних сайтів SharePoint.

Співпраця в межах робочих груп

Корпоративні проекти, які передбачають залучення фрилансерів, за своєю природою вимагають від співробітників активно співпрацювати над багатьма файлами, керувати різноманітними завданнями та спілкуватися з колегами з різних часових поясів. Щоб фахівці з різних сфер, міст і країн могли працювати на одній хвилі, ми включили до набору інструментів Microsoft 365 для фрилансерів потужну платформу для командної роботи Microsoft Teams. Вона дає всім співробітникам змогу спілкуватись у чаті, проводити наради, здійснювати виклики, обмінюватися файлами та працювати в програмах.

Teams відкриває для співпраці з фрилансерами такі можливості:

• спілкування й обговорення робочих питань у загальнодоступних і приватних групах;
• керування завданнями та проектами за допомогою інтегрованого інструмента Microsoft Planner, який дає змогу відстежувати перебіг виконання робіт і координувати робочі цикли учасників груп;
• централізоване зберігання спільних файлів із можливістю розумного пошуку, щоб співробітники могли легко знайти всі потрібні для роботи матеріали;
• гостьовий доступ для зовнішніх користувачів у безкоштовній версії Teams, який дає змогу залучати спеціалістів з усього світу до роботи над будь-якими аспектами корпоративних проектів;
• захист корпоративних даних завдяки гостьовому доступу, який дає зовнішнім користувачам змогу працювати лише в групі проекту, не взаємодіючи з іншими групами й інформацією компанії.

Докладніші відомості див. на нашій інфографіці про Teams.

Аналітика даних

Ще одна серйозна проблема, яка ускладнює масштабування корпоративної програми залучення фрилансерів, – це вимірювання та відстеження ключових показників ефективності, а також інформування всіх зацікавлених сторін. У нашому наборі інструментів для цього передбачено Microsoft Power BI – службу бізнес-аналітики, яка в реальному часі збирає дані з кількох джерел, спрощує їх підготовку до обробки, аналізує їх і генерує зрозумілі налаштовувані звіти та приладні дошки.

Power BI допоможе менеджерам корпоративної програми:

• приймати зважені рішення на основі актуальних даних;
• порівнювати ефективність роботи фрилансерів і штатних працівників;
• відстежувати, на яких напрямках діяльності компанії найактивніше залучаються фрилансери, щоб надалі відповідно оптимізувати роботу.

Окрім самої служби Power BI, набір інструментів Microsoft 365 для фрилансерів включає такі корисні бонуси:

• шаблон Power BI зі зразками візуалізації даних;
• з’єднувач Power BI, який дає змогу отримувати дані з кількох різних джерел і передавати їх на приладні дошки;
• шаблон для залучення фахівців із кадрового пулу Power BI на нові проекти.

Докладніші відомості див. на нашій інфографіці про Power BI.

Автоматизація робочих циклів

Для ефективної роботи корпоративної програми залучення фрилансерів необхідні підготовка користувачів, забезпечення відповідності вимогам і моніторинг результатів. При цьому вашим співробітникам має бути зручно та комфортно працювати. У наборі інструментів Microsoft 365 для фрилансерів є служба Microsoft Flow, яка позбавить ваш персонал від необхідності постійно виконувати вручну більшість рутинних завдань. У ній можна створювати автоматизовані робочі цикли, які охоплюють різні служби та програми й дають змогу надсилати сповіщення, синхронізувати файли, збирати дані.

Зокрема, за допомогою Microsoft Flow можна автоматизувати наведені далі завдання.

• Навчання співробітників і забезпечення відповідності вимогам. У рамках програми залучення фрилансерів можна створити інформаційний сайт SharePoint. Перейшовши на нього, співробітники зможуть переглянути в Microsoft Stream навчальне відео із забезпечення відповідності вимогам і вступити до випробувальної групи.
• Вступ до внутрішньої спільноти. Кожного співробітника, який перегляне відео, буде автоматично додано до внутрішнього каналу Teams, де він зможе обговорювати робочі питання з іншими учасниками програми.
• Створення облікового запису Upwork. Відомості про облікові записи нових учасників каналу Teams (імена, адреси електронної пошти) надсилаються на платформу Upwork, де для кожного учасника автоматично створюється обліковий запис для розміщення вакансій.

Окрім самої служби Microsoft Flow, набір інструментів Microsoft 365 для фрилансерів включає такі корисні бонуси:

• приклади використання Microsoft Flow в корпоративних програмах залучення фрилансерів;
• шаблон для залучення фахівців із кадрового пулу Microsoft Flow на нові проекти.

Докладніші відомості див. на нашій інфографіці про Microsoft Flow.

Наш досвід роботи з фрилансерами

Як і багато наших клієнтів, корпорація Майкрософт також починає залучати фрилансерів до виконання певних проектів. Ми ще не повністю вирішили всі організаційні питання, пов’язані з використанням зовнішньої робочої сили, але минулого року в рамках цієї програми вже працювало 25 наших внутрішніх груп із сотнями працівників, а зовнішні копірайтери, дослідники, монтажери, дизайнери, перекладачі й аналітики взяли участь у понад 2000 проектів.

Але це далося нам нелегко. Ми були змушені серйозно перебудувати внутрішню структуру компанії та створити для програми залучення фрилансерів спеціальну інфраструктуру з урахуванням специфіки такої моделі роботи. Саме тому ми вирішили розробити набір інструментів Microsoft 365 для фрилансерів, у який вклали наш власний досвід керування роботою із зовнішніми спеціалістами. Цей набір поєднує наші провідні корпоративні програми для підвищення продуктивності та ретельно відібрані інструменти, шаблони й рекомендації, спрямовані на вирішення специфічних потреб роботи з фрилансерами у великих компаніях. І наші зусилля вже дали свої плоди. Залучення фрилансерів допомогло нам відчутно заощадити час і гроші.

Як почати роботу

Набір інструментів Microsoft 365 для фрилансерів безкоштовно доступний усім абонентам Office 365 для підприємств і Microsoft 365 для підприємств. Дізнайтеся більше про цей набір інструментів і умови передплати на Microsoft 365 для підприємств.

Зверніть увагу: у кожного підприємства власні потреби в галузі обробки даних, забезпечення відповідності вимогам тощо. Обов’язково проведіть їх аналіз, а вже на основі його результатів приймайте рішення, як використовувати передплачені служби Microsoft 365.

Дізнайтеся більше про те, як ми з Upwork працювали над набором інструментів Microsoft 365 для фрилансерів.