Три способи задовольнити нові очікування від роботи в гібридному середовищі за допомогою Microsoft Teams і Microsoft 365

П’ять років тому розпочався захопливий шлях створення центру для спільної та командної роботи – Microsoft Teams. Відеонаради не входили до норм робочих місць, але із самого початку було зрозуміло, що поєднання можливостей синхронної й асинхронної співпраці в одному продукті дає унікальну можливість створити новий підхід до роботи, навчання та спілкування.

Настав час зробити паузу в роздумах про цю віху та подякувати нашим клієнтам і партнерам, які надихнули нас на максимально ефективну роботу. Ми надзвичайно цінуємо те, що так багато клієнтів зі сфери охорони здоров’я й освіти, неприбуткових організацій і комерційних підприємств використовують Teams для досягнення поставлених цілей.

Сьогодні понад 270 мільйонів людей використовують Teams для гібридної роботи. Згідно з результатами останнього опитування Morgan Stanley серед ІТ-директорів, більше 50% організацій використовують Teams як стандарт.¹ У результаті переходу з віддаленого до гібридного принципу роботи кількість активних пристроїв Кімнат Teams зросла більше ніж удвічі порівняно з минулим роком. Наразі Телефонні функції Teams налічують майже 80 мільйонів активних користувачів. Teams використовують усі – від офісних працівників до працівників, що взаємодіють із клієнтами. Кількість працівників, що взаємодіють із клієнтами, які використовують Teams, щороку збільшується.

Але на цьому ми не зупинимося. Ми продовжуємо дослухатися до ваших думок, навчатися та впроваджувати інновації, щоб кожна організація процвітала в нових реаліях роботи. Завдяки даним нового дослідження Work Trend Index за 2022 рік стало цілком зрозуміло, що підходи до роботи й очікування від неї значно різняться порівняно з минулими роками. Саме тому нам також слід удосконалювати наші рішення.

Сьогодні ми пропонуємо вашій увазі нові можливості продуктів, розроблені для оптимізації роботи в гібридному форматі. Ці функції та рішення задовольнятимуть нові очікування від робочих місць: організацію продуктивніших нарад, співпрацю із зовнішніми партнерами або клієнтами, а також надання гнучких можливостей для роботи на власних умовах.

Почнімо.

1. Новий підхід до роботи в офісі

Згідно з нашими даними після двох років віддаленої й гібридної роботи, працівникам і керівникам досі важливо перебувати в офісі. Однак керівникам компаній доведеться оптимізувати як фізичні робочі місця, так і культурні норми, щоб робота в офісі вартувала того, аби туди їздили. Зокрема, потрібно ретельніше підходити до проведення особистих зустрічей, а також забезпечити постійний зв’язок і злагоджену роботу гібридних команд на фізичних робочих місцях.

Згідно з результатами нашого опитування, найбільша проблема для 38% гібридних працівників полягає в тому, що вони не знають, коли й навіщо приходити в офіс. Лише 28% компаній укладають угоди щодо того, звідки працюватимуть співробітники.  

З оновленням Outlook вам буде легше координувати робочий час зі своєю командою, підтверджувати запрошення на наради та сповіщати про особисту чи віртуальну присутність на них. Ці нові варіанти відповідей працюватимуть у загальнодоступній підготовчій інтернет-версії Outlook у другому кварталі 2022 року.

Щоб тим, хто приєднується до гібридних нарад із конференц-залів, було легше це робити, ми вдосконалюємо роботу допоміжних пристроїв для Кімнат Teams. Відтепер, коли ви приєднуєтеся до наради в Кімнатах Teams за допомогою особистого пристрою, звук автоматично вимикається, щоб уникати відгуків. Незабаром вам буде запропоновано ввімкнути відео на ноутбуці, щоб віддалені учасники могли чітко вас бачити, хоч де ви будете. Щоб співрозмовники не відволікалися, ваше відео не буде відображатися на екрані в передній частині кімнати, а також у галереї користувачів, які приєднуються з допоміжних пристроїв. Ці покращення стануть доступними для всіх у другому кварталі 2022 року. Дізнайтеся більше про це в блозі технічної спільноти Elevating hybrid experiences with Microsoft Teams Rooms and Teams devices (англійською мовою).

Щоб нівелювати різницю між цифровими та фізичними робочими місцями, ми представляємо новий макет нарад для Кімнат Teams – Передній план. Ця функція розроблена спеціально для гібридних нарад. Завдяки їй відеогалерея відображається в нижній частині екрана на рівні очей, щоб учасники могли бачити колег, які працюють віддалено, так, ніби вони перебувають на одному фізичному робочому місці. Вміст відображається по центру екрана, а навколо нього розташована додаткова інформація про нараду та налаштованість учасників, зокрема чат, підняті руки й динамічні реакції. Функція "Передній план" доступна в підготовчій версії. Розширені функції з’являться пізніше цього року. Дізнайтеся більше про функцію "Передній план" для Teams.

Ми працюємо над тим, щоб інтегрувати найновіші можливості Microsoft для гібридної роботи між Teams, Microsoft 365, Windows і Whiteboard у Surface Hub 2S, пристрій для співпраці та нарад, сертифікований для Microsoft Teams. Тепер завдяки новій розумній камері на основі штучного інтелекту Microsoft Surface Hub 2 віддалені учасники команди можуть користуватися динамічним поданням взаємодій у кімнаті. Технологія автоматичного кадрування на пристрої динамічно налаштовує подання кімнати, а також змінює кадрування, коли хтось залишає нараду, взаємодіє з вмістом на дисплеї або якщо долучається більше учасників. Розумна камера Surface Hub 2 вже доступна. Дізнайтеся більше про це в блозі про пристрої.

В інклюзивному середовищі зустрічей украй важливо спілкуватися з колегами та співпрацювати без зайвих зусиль. Нові сенсорні дисплеї для Кімнат Teams від Neat і Yealink проходять сертифікацію для Android і стануть доступними в другому кварталі 2022 року. Ці пристрої поєднують у собі аудіо, відео, сенсорний дисплей і обчислення, що спрощує розгортання та вдосконалює можливості спільної роботи. Дізнайтеся більше про це в блозі нашої технічної спільноти.

2. Важливість кожної наради

Ми збираємо трильйони точок даних, щоб зрозуміти, як змінюється робота. Час, витрачений на наради щотижня, збільшився на 250% із березня 2020 року. Водночас з’являються гнучкіші моделі співпраці, оскільки працівники змінюють свої щоденні графіки. Наради стають коротшими та спонтаннішими. Для виконання завдань користувачі починають використовувати асинхронні канали, зокрема чати.

Ми прагнемо впроваджувати нові можливості для роботи. Наша мета – створювати цікаві й інклюзивні рішення, оптимізувати наради, допомагати доповідачам якнайкраще виконувати свою роботу, а також забезпечувати асинхронну співпрацю, хоч у якому часовому поясі ви перебуватимете.

У вересні 2021 року ми оголосили про випуск Cameo– рішення PowerPoint, що дає змогу легко інтегрувати запис із вашої камери в Teams у презентацію й налаштувати його відображення та розміщення на слайдах. Також це рішення пропонує рекомендації щодо макетів через Дизайнер у PowerPoint для оптимального перегляду. Рішення Cameo стане доступним для всіх у другому кварталі 2022 року.

Нещодавно ми випустили функцію "студія запису", що дає змогу записувати презентації в PowerPoint і транслювати їх. Таким чином ваші команди можуть використовувати вміст на власних умовах. Ця функція в PowerPoint тепер доступна для всіх.

Сьогодні ми оголошуємо про об’єднання Cameo та функції "студія запису". Завдяки Cameo можна легко створювати презентації та вирішувати, як і де має відображатися відео на слайдах, а потім за допомогою цієї функції записувати звуковий супровід до слайдів. Коли настане час виступу, поділіться презентацією за допомогою PowerPoint наживо в Teams незалежно від того, чи ви берете участь у нараді. Об’єднані можливості Cameo та функції "студія запису" стануть доступні в другому кварталі 2022 року.

Бути в центрі уваги непросто. Особливо складно проводити ефектні презентації віртуально. Функція тренування говоріння в Microsoft Teams, яка з’явиться в другому кварталі 2022 року, використовує штучний інтелект, щоб в індивідуальному режимі надавати рекомендації щодо темпу говоріння, сповіщати, якщо ви перебиваєте доповідача, і нагадувати про необхідність підтримувати контакт з аудиторією.

Щоб переконатися, що всі вас правильно розуміють, пропонуємо вашій увазі функцію Language interpretation (Усний переклад), яка дає змогу перекладати промову доповідача майже в реальному часі. Організатори нарад зможуть призначати усних перекладачів зі свого списку учасників і вибирати до 16 мовних пар. Учасники чутимуть усний переклад, а вихідний аудіофайл відтворюватиметься на меншій гучності у фоновому режимі. Функція Language interpretation (Усний переклад) стане доступною для всіх у другому кварталі 2022 року. 

Наради часто слугують простором для спільної роботи, де команди обговорюють ідеї та вирішують проблеми. Програма Microsoft Whiteboard у Teams перетворилася на цінний візуальний робочий простір для спільної роботи, де групи в гібридному середовищі разом проводять ефективний мозковий штурм і навчаються. Вона пропонує широкі можливості для візуальної співпраці в Teams, зокрема курсори для спільної роботи, більше 50 нових шаблонів, контекстні реакції, а також можливість відкривати наявні дошки та співпрацювати із зовнішніми колегами в нарадах Teams. Ці функції стануть доступними для всіх у другому кварталі 2022 року.  

3. Спільна робота та спілкування відповідно до ваших потреб

Згідно з нашими даними, більше 50% гібридних працівників вважають, що протягом наступного року вони повністю перейдуть на віддалений режим роботи. У результаті попиту на гнучкіші можливості та мобільність тепер уже ніхто не користується стаціонарним настільним телефоном в офісі.

Незабаром Телефонні функції Teams разом із деякими найінноваційнішими операторами зв’язку у світі, як-от BT, Rogers, Swisscom, Telia та Verizon, запропонують по-справжньому мобільні можливості за допомогою мобільного зв’язку з оператором. Завдяки цьому у вас буде один номер як для настільного, так і для мобільного телефону, хоч яку мережу або який пристрій ви використовуватимете. Крім того, можна переміщувати виклики з однієї мережі на іншу або з одного пристрою на інший без переривань, наприклад коли переходите з мобільної мережі, якою користуєтесь у дорозі, на мережу Wi-Fi в офісі. Мобільний зв’язок з оператором із вибраними партнерами-операторами для Телефонних функцій Teams працюватиме в режимі підготовчої версії наступного кварталу. Дізнайтеся більше про це, переглянувши оголошення в блозі про мобільний зв’язок з оператором.

Підключення Teams створено для ефективної, безпечної та зручної співпраці поза межами організації, що дає змогу всім користувачам працювати як одна велика команда, перебуваючи у власному середовищі Teams. Наприкінці 2021 року ми представили спільні канали Підключення Teams, які забезпечують співпрацю з користувачами у вашій організації та поза її межами в спільному робочому просторі. Наприклад, команда, яка працює над новим продуктом, зможе ділитися каналом у Teams із зовнішньою командою розробників. Це дасть змогу створити спільний робочий простір для різних організацій. Усі можуть спілкуватися, планувати наради, обмінюватися файлами та співпрацювати над програмами без переходу між обліковими записами. Спільні канали для Підключення Teams працюватимуть у режимі підготовчої версії, починаючи з кінця березня 2022 року. Щоб дізнатися більше та спробувати їх, прочитайте блоґ про спільні канали Підключення Microsoft Teams.

Щоб ефективно співпрацювати й досягати результатів, нам потрібно якимось чином об’єднати розподілені інформацію, документи та команди. У січні 2022 року ми запустили компоненти Loop у чаті Teams. Це новий спосіб спільного обговорення ідей і прийняття рішень. Сьогодні ми представляємо компоненти Loop у Пошті Outlook. Тепер можна проводити мозковий штурм, застосовувати інтерактивні елементи й отримувати найновішу інформацію від своєї команди, не перемикаючи контекст або програми. Один компонент можна одночасно оновити як у Teams, так і в Outlook. Щоб отримати доступ до найновіших компонентів Loop в Outlook, зареєструйтеся в програмі оцінювання Office.

Згідно з нашими даними, найперше, чого хочуть працівники від компаній – це позитивної культури. За нею йдуть забезпечення психічного здоров’я та добробуту. У нових реаліях роботи цифрові технології мають оживити корпоративну культуру.  

Сьогодні ми представляємо функцію Inspiration library (Бібліотека натхнення), яка доступна в підготовчій версії через програму Аналітика Viva в Teams. За допомогою цієї функції можна перетворювати дані на дії, а також користуватися відібраним вмістом і практичними порадами з найпопулярніших джерел, як-от Harvard Business Review та Thrive. Аналітику Viva щодо продуктивності та добробуту вдосконалено преміум-вмістом, орієнтованим на покращення можливостей для працівників і підвищення їх залученості в роботу. Підготовча версія Inspiration library (Бібліотеки натхнення) стане доступною для користувачів Microsoft 365 за допомогою програми Аналітика Microsoft Viva в Teams пізніше в березні 2022 року, а наприкінці квітня 2022 року функція стане доступною для всіх і підтримуватиметься 11 мовами. Закріплюйте програму Аналітика Viva в Teams і дізнайтеся більше про Inspiration library (Бібліотеку натхнення).

Насамкінець спільна проблема віддаленої та гібридної роботи полягає в підтримці соціального капіталу – мережі зв’язків, яка дає змогу користувачам і організаціям досягати успіху. Незважаючи на те, що в гібридному робочому середовищі досить непросто започаткувати дружні відносини, ми інвестуємо в засоби, які допоможуть вам виражати свою індивідуальність і чудово проводити час.

Тепер ви можете додати спілкуванню ще більше індивідуальності за допомогою нових емодзі Fluent у Teams. Понад 1800 тривимірних яскравих і цікавих емодзі можуть додати повідомленням виразності та грайливості. Виберіть категорію емодзі та скористайтеся селектором тону шкіри, щоб краще представити себе. Тепер емодзі Fluent доступні в підготовчій версії.

Що буде далі

Незважаючи на те, що підхід до роботи змінився, незмінним залишається одне – важливість працівників. Завдяки таким допоміжним технологіям, як Microsoft Teams, ми можемо оптимізувати гібридну роботу, об’єднавши всіх і все в одному робочому просторі.

Ми хочемо ще раз подякувати нашим клієнтам і партнерам, які працювали з нами пліч-о-пліч протягом останніх п’яти років. Щоб відзначити цю подію, ми представляємо нові персоналізовані фони в Teams. Також можна переглянути ювілейний блоґ спільноти, щоб дізнатися, як з’явився робочий простір Teams.

¹К. Вайс, Дж. Бер, Б. Хуан (5 жовтня 2021 року). CIO Survey Takeaways – Further Solidifying the Leadership Position, с. 3 (англійською мовою). Morgan Stanley Research.