Працюйте ефективно з новими можливостями в Календарі та Пошті, а також користуйтеся додатковими функціями Outlook для мобільних пристроїв
Відповідайте на електронні листи, вирішуйте важливі справи, відвідуйте наради. Нові функції Outlook дають змогу розподіляти час і зосереджуватися на головному, працюючи на пристроях з ОС Windows, Mac чи мобільних, а також на сайті. Крім того, для пристроїв iOS і Android незабаром стануть доступні функції Outlook, за допомогою яких можна буде спілкуватися з іншими, а також користуватися програмами й технологіями, що підвищують продуктивність і допомагають захистити компанію.
Розгляньмо оновлення.
Нові можливості служби “Календар Outlook”
Нагадування про рахунки на оплату. Для рахунків створюються події, щоб їх можна було автоматично відстежити. Вони відображаються в Outlook так само, як і заброньовані квитки та дані про доставку посилок із карткою основних відомостей угорі електронного листа. Outlook визначає, які з отриманих електронних листів містять рахунки, виводить основні відомості вгорі й автоматично створює подію в календарі для відповідної дати. За два дні до терміну оплати рахунка ви отримаєте електронний лист-нагадування, щоб вчасно здійснити платіж. Функція доступна на сайті Outlook.com. Дізнайтеся про підтримку інших подій і постачальників.
Пропозиції щодо конференц-залів і місць проведення подій. Додавати місця проведення подій і нарад в Outlook тепер простіше та швидше. Перш ніж ви почнете набирати текст, Outlook запропонує місця проведення нарад, зокрема нещодавно використані конференц-зали (якщо вони вільні) та інші популярні місця, такі як “мій кабінет”. Щойно ви почнете вводити текст у полі, Outlook запропонує варіанти з урахуванням даних Bing і автоматично додасть необхідні відомості для місця проведення. Якщо вибрано громадське місце, функція автозаповнення в Outlook додасть повну адресу до події в службі “Календар Outlook”. Після цього Outlook для iOS використає дані про ваше поточне місцезнаходження, адресу місця призначення та відомості про дорожній рух, щоб надіслати вам сповіщення, коли потрібно буде вирушати на наступну подію. Ця функція незабаром стане доступна в Outlook для Windows.
Ми також додали цю функцію врахування місцезнаходження й додаткових відомостей для кращої персоналізації пропозицій у календарі подій на мобільних пристроях. Пропозиції створюються на основі моделей машинного навчання, які враховують ваше місцезнаходження, список учасників, час та інші відомості про нараду. Якщо вам потрібен конференц-зал, Outlook покаже доступні приміщення вашої організації, щоб ви могли вибрати місце проведення одним дотиком. Якщо ви резервуватимете приміщення з мобільного пристрою, процедура стане ще швидшою та простішою, адже система запам’ятовує вибрані вами параметри. Функція доступна в Outlook для iOS.
Відстеження та перенаправлення відповідей. Для організації робочого часу дуже важливо відстежувати події, які ви збираєтеся відвідати або провести. А керування учасниками може бути ще кориснішим для всіх. В Outlook тепер можна переглядати відповіді на запрошення навіть тих подій, які організували інші. Маючи доступ до таких аналітичних даних, учасники подій можуть краще організувати свій час і вирішувати, чи йти на подію, з огляду на відповіді інших. Наприклад, ви можете швидше вирішити, чи відвідати нараду, якщо знатимете, що серед учасників будуть ваші колеги.
Крім того, якщо ви збираєтеся провести нараду для обмеженого кола учасників, в Outlook можна дозволити або заборонити перенаправлення запрошень. У розділі опцій відповідей виберіть Створити нараду, а тоді поставте або зніміть прапорець Дозволити пересилання. Функція незабаром стане доступна в Outlook для Windows і на сайті Outlook.
В Outlook також відкориговано відстеження відповідей на запрошення для нарад із великою кількістю учасників. Якщо ви працюєте зі списками розсилки для понад 500 одержувачів, Outlook може відстежувати кожну конкретну відповідь. Тепер ви маєте змогу будь-коли оновлювати інформацію про великі наради з понад 500 учасниками через пошту й календар Office 365. Доступно в усіх версіях Outlook.
Кілька часових поясів. Outlook спрощує керування подіями, учасники яких перебувають у різних часових поясах. Тепер ви можете призначати час початку та завершення зустрічей і нарад у різних часових поясах. Заплануйте поїздку, указавши час відправлення за своїм часовим поясом, а час прибуття – за часовим поясом місця призначення. Крім того, в основній календарній сітці в Outlook можна переглядати різні часові пояси. У Windows можна додати до трьох часових поясів. Для цього відкрийте Файл > Параметри > Часові пояси календаря. На комп’ютерах Mac можна вибрати один додатковий часовий пояс. Для цього відкрийте Outlook > Настройки > Часові пояси календаря. Щоб додати часовий пояс в інтернет-версії Outlook, натисніть стрілку розкривного списку Часовий пояс у запрошенні на нараду в Календарі. Завдяки Outlook тепер ви можете швидко зорієнтуватися, що та на який час заплановано, хоч би де ви були.
Нові можливості служби “Пошта Outlook”
Показ відомостей про керівництво. Якщо ви не вказали відомості про керівництво своєї організації, Outlook може автоматично додавати їх до контактної інформації. Нещодавно ми додали параметр Показати організацію, щоб ви могли швидко розібратися, хто і яку посаду займає у вашій компанії. Якщо дані вашої компанії зв’язані з Azure Active Directory, ви можете перевіряти, кому підпорядкована контактна особа та з ким вона найчастіше співпрацює, а також переглядати ієрархію компанії. За допомогою Outlook ви легко дізнаєтеся, хто може вам допомогти. У програмі для мобільних пристроїв Outlook можна одним дотиком визначити контактну особу, дізнатися, як можна з нею зв’язатися, і переглянути дані організації. Функція доступна в Outlook для iOS.
Підтримка проксі-серверів. Деякі організації використовують проксі-сервери, щоб блокувати безпосередній доступ мобільних пристроїв до Інтернету. Тепер Outlook доступний для організацій, які використовують проксі-сервери SOCKS для додаткового захисту даних компанії під час роботи з мережі. Функція доступна в Outlook для iOS і Android.
Попередження про приховану копію. Іноді вам можуть надходити приховані копії листів. Якщо ви не помітили, що лист адресовано не вам і хочете на нього відповісти, Outlook попередить, що ви отримали приховану копію. У такому разі ви зможете вибрати: відповісти всім іншим одержувачам чи лише відправнику особисто. Функція доступна в Outlook для Windows.
Наступні оновлення в Outlook для iOS і Android
Синхронізація папок із чернетками. Незабаром в Outlook можна буде створювати чернетки повідомлень на одному пристрої, а закінчувати на іншому. Наприклад, ви зможете створити лист на мобільному пристрої, а дописати його на комп’ютері або навпаки. Outlook дає змогу працювати саме тоді, коли у вас є на це час. Функція стане доступна в Outlook для iOS у травні 2018 року. Уже доступна в Outlook для Windows, Mac і Android.
Технологія Office Lens в Outlook для Android. В Outlook із технологією Office Lens є піктограма фотографії, за допомогою якої можна подавати відомості у вигляді зображень, наприклад дошок, фотографій або документів. Просто створіть повідомлення в Outlook і торкніться піктограми фотографії, щоб додати дошку, документ або фото, – у вашому листі миттєво з’явиться обрізане й покращене зображення. Outlook пропонує програми та служби, потрібні для продуктивної роботи, тому ви можете швидко та легко будь-коли ділитися потрібними матеріалами! Функція стане доступна в Outlook для Android у травні 2018 року.
Швидкі відповіді. Тепер в Outlook можна легко та швидко надсилати відповіді з основною інформацією. Вміст повідомлення відображається у вашому полі зору, а область для відповіді розташована внизу екрана, тому переписка більше нагадує спілкування в чаті. Функція стане доступна в Outlook для Android у травні, а в Outlook для Mac – улітку 2018 року. Функція вже доступна в Outlook для iOS.
Улюблені користувачі. Нещодавно ми додали можливість визначати групи та папки електронної пошти в Outlook, а незабаром з’явиться функція позначення улюблених користувачів. Якщо вам буде легко знаходити основні контакти на мобільних пристроях, а їхні листи – у папках повідомлень, ви зможете швидко орієнтуватися та працювати продуктивніше. Список улюблених користувачів з Outlook буде доступний на мобільних пристроях, а їх позначення синхронізуватиметься, щоб ви могли шукати контакти на сайті та в програмі. Функція стане доступною в Outlook для iOS і Android у червні 2018 року.
“Групи Office 365” для OneNote і наради в Outlook. Тепер іще легше контролювати ситуацію за допомогою служби “Групи Office 365”, адже можна переглядати події групи в Outlook і записи в блокноті OneNote. Ви матимете змогу стежити за оновленнями щодо подій на картці контакту й запускати OneNote з Outlook, щоб переглядати примітки групи. Функція стане доступна в Outlook для iOS у червні 2018 року.
Блокування зовнішнього вмісту. Зображення в електронних листах можуть мати вміст, який надсилає відправнику сповіщення про відкриття повідомлення. Відстеження перегляду електронних листів може бути важливим для спеціалістів із цифрового маркетингу. Якщо ви не хочете, щоб такі дані відстежувалися, Outlook може блокувати подібний зовнішній вміст. Функція стане доступна в Outlook для Android у травні 2018 року.
Один обліковий запис Office 365 в Outlook. Захист даних і дотримання політики відповідності наших найбільших клієнтів, які вимагають суворого виконання правил, є ключовим принципом Office 365. Деякі компанії вимагають відстежувати дані про всі комунікації в корпоративному середовищі. Якщо мобільними пристроями працівників керує компанія, за допомогою Outlook можна заблокувати копіювання інформації з робочого облікового запису Office 365 в особистий або унеможливити випадкове надсилання відомостей компанії з особистих облікових записів. Незабаром компанії зможуть застосовувати власну корпоративну політику до керованих мобільних пристроїв, щоб забезпечити використання одного облікового запису в Outlook. Функція стане доступна в Outlook для iOS і Android у червні 2018 року.
Ознайомтеся зі стратегією Office 365, щоб дізнатися більше про заплановане впровадження цих функцій в Outlook для різних пристроїв. Діліться ідеями на каналі UserVoice – ми завжди читаємо всі ваші відгуки.
