Що таке керування даними?
Керування даними – це ключ до керування корпоративною інформацією та її захисту. Дізнайтеся про основні поняття та практичні поради щодо керування даними.
Визначення керування даними
Керування даними – це система внутрішніх політик, які використовують організації, щоб керувати корпоративною інформацією, отримувати до неї доступ і захищати її. Хоча системи можуть відрізнятися за складністю в різних організаціях, вони завжди мають деякі спільні функції: внутрішні процеси, політики, визначені ролі, показники та стандарти відповідності. Мета такої системи – допомогти людям ефективно й безпечно використовувати великий обсяг даних, що створюють сучасні підприємства.
Важливість безпеки інформації неможливо переоцінити. Тому добре продумана система керування даними включає не лише їх захист, але й керування делікатною інформацією – від збору до видалення.
Чому керування даними є важливим
Компанії все частіше розробляють, використовують і впроваджують технологічні рішення, щоб оптимізувати бізнес-операції та підвищити цінність для клієнтів. Ця цифрова трансформація створює збільшені обсяги даних (з таких джерел, як внутрішні процеси та зовнішні показники) і руйнує інформаційні бар’єри всередині організацій. Отже, як організації можуть упорядковувати все це?
Відповідь – за допомогою рішення для керування даними. Безпечна система керування даними допомагає впорядковувати й узгоджувати інформацію, визначати користувачів, які можуть і не можуть отримувати доступ до неї, а також обробляти дані, зокрема клієнтські, відповідно до чинних стандартів і нормативних вимог.
Добре продумане рішення відповідає потребам організації (щодо ресурсу даних, дозволів, вимог до відповідності) як зараз, так і в майбутньому. Найефективніші системи розроблені так, щоб розвиватися разом зі змінами в організації.
Переваги керування даними
Добре продумана система керування даними надає організаціям низку переваг.
-
Єдине джерело перевіреної інформації
Узгоджені дані підвищують внутрішню гнучкість, коли всі особи, які приймають рішення, мають доступ до однієї інформації.
-
Покращена якість даних
Організації приймають обґрунтованіші рішення, коли їх дані безпечні для використання, повні та узгоджені.
-
Удосконалене керування даними
Організації можуть швидко й послідовно реагувати на потреби за допомогою правил поведінки та практичних порад щодо даних.
-
Швидше та послідовніше дотримання вимог
Стратегію керування даними можна створити з урахуванням відповідності вимогам на кожному етапі, щоб допомогти організаціям правильно обробляти й утилізувати інформацію.
-
Зменшення витрат і збільшення вартості
Узгоджені дані підвищують операційну ефективність, спрощують майбутні перевірки та сприяють ефективному виділенню часу й ресурсів.
Проблеми з керуванням даними
Хоча нова стратегія керування даними може надати організаціям значні переваги, зазвичай є кілька проблем, які потрібно вирішити. Нижче наведено деякі з них.
Запровадження в організації. Керовані належним чином дані корисні, лише якщо організація дбає про їх доступність. Керування даними є найефективнішим, коли кожна команда – керівники, зацікавлені сторони, відповідні експерти – має право використовувати їх для навчання й розвитку навичок.
Визначені ролі та обов’язки. Що стосується запровадження, визначення ролей і обов’язків у керуванні даними надає чітке уявлення щодо того, хто та якими аспектами процесу керує. Ролі можуть включати такі посади, як керівник даних або розпорядник даних. Кожна організація може вирішити, яка структура команди керування інформацією найкраще відповідає її потребам і наявним ресурсам.
Ізольовані дані. Внутрішні підрозділи в організації інформації створюють силоси – набори даних, ізольовані від інших областей організації. Це може призвести до дублювання або неузгодженості даних після їх об’єднання. Очищення та підготовка даних – це важливий етап упровадження ефективності стратегії керування інформацією: щоб отримати хороший результат, потрібні хороші вихідні дані.
Принцип роботи керування даними
Ключовим елементом керування даними є керування ними від збору до видалення, зазвичай за допомогою спеціальних інструментів. Відомості можуть відрізнятися залежно від організацій і сценаріїв використання, але цей процес керування містить принаймні вказані нижче етапи.
- Збір. Компанії керують не лише безпечним збиранням нових даних (з таких джерел, як пристрої та програми Інтернету речей), а й наявною інформацією, зібраною перед упровадженням відповідної стратегії керування.
- Зберігання. Компанії вирішують, як і де зберігати всі дані, що вони збирають.
- Класифікація. Дані класифікуються так, щоб можна було застосувати належні політики (наприклад, для особистої або делікатної інформації).
- Надання спільного доступу. Після впорядкування до даних надається доступ відповідним користувачам. Політики класифікації та визначені ролі керування даними вказують, які внутрішні та зовнішні користувачі мають доступ до інформації і якої саме.
- Архівація. Деякі дані потрібні лише протягом обмеженого періоду часу, але, можливо, їх потрібно буде використати пізніше. Організації визначають, які дані потрібно зберігати і як це безпечно робити протягом потрібного періоду.
- Видалення. Деякі дані не потрібно зберігати, а в інших випадках організації можуть бути зобов’язані видаляти їх через певний проміжок часу. У такому разі дані безпечно видаляються – правила відповідності можуть вимагати певних дій або підтвердження операції.
Протягом усіх цих етапів дані мають бути захищеними та відповідати вимогам. Правильно розроблена стратегія керування даними визначає, які етапи та нормативні вимоги потрібні, щоб забезпечити відповідність і безпеку. Інструмент керування даними допомагає убезпечити їх на кожному етапі життєвого циклу.
Система стандартів керування даними
Система стандартів керування даними – це план стратегії обробки інформації. Вона об’єднує правила, обов’язки, процедури та процеси для керування потоками даних у хмарному сховищі.
-
Захист даних
Застосування міток і шифрування делікатних даних.
-
Захист від втрати даних
Виявлення та запобігання небезпечному або несанкціонованому обміну делікатними даними, їх передаванню або використанню, зокрема для забезпечення дотримання нормативних вимог. Дізнайтеся більше про захист від втрати даних..
-
Створення каталогу та виявлення даних
Автоматичне виявлення та запис ресурсів даних організації для пошуку, опису й виявлення.
-
Класифікація даних
Позначення даних за допомогою інформації, міток конфіденційності або інших методів класифікації делікатності для належного захисту й використання інформації в майбутньому.
-
Право власності на дані
Забезпечення того, щоб відповідальні групи або особи в організації мали можливість отримувати доступ до даних, описувати й захищати їх, а також контролювати їх якість.
-
Безпека даних
Використання функцій кібербезпеки для застосування відповідних заходів (зокрема, шифрування, обфускації та визначення смислових одиниць) на основі класифікації, а також керування захистом від втрати даних у разі аварії або кібератаки.
-
Суверенітет даних і міжкордонний обмін ними
Установлення юрисдикційних правил і заборон щодо зберігання й обробки даних, а також доступу до них.
-
Якість даних
Забезпечення того, щоб дані відповідали меті з погляду точності, повноти, узгодженості, дійсності, актуальності та своєчасності.
-
Керування життєвим циклом даних
Визначення розкладу збереження даних з урахуванням законодавчих і нормативних вимог та вимог до конфіденційності для належного збору, зберігання, обробки, поширення й видалення інформації.
-
Право на використання даних і відстеження доступу
Надання доступу до даних лише відповідним користувачам та перевірка доступу для ведення записів і контролю.
-
Походження даних
Відстеження джерел, обробки та використання даних.
-
Конфіденційність даних
Захист конфіденційності суб’єктів даних за допомогою процесів і технологій, які відповідають нормативним вимогам і законодавству, що регулюють роботу організації.
-
Керування надійними джерелами та контракти на дані
Визначення надійних джерел і контрактів на використання даних, що гарантує отримання відомостей з узгодженого джерела правдивої інформації.
-
Етичне використання та цілі
Забезпечення обробки даних (зокрема з використанням штучного інтелекту та машинного навчання) у спосіб, який очікують клієнти, відповідно до правил етики компанії.
-
Керування основними даними
Надання єдиного узгодженого подання даних, що описує основні аспекти організації (наприклад, продукт, клієнта або структуру компанії), щоб забезпечити точне та надійне використання інформації.
Інструменти та технології керування даними
Організації можуть розробляти або визначати інструменти й технології керування даними, які підходять для їх поточних і майбутніх потреб. Інструменти керування даними можуть допомогти:
- покращити якість даних за допомогою перевірки, очищення та збагачення;
- записувати й інтерпретувати дані за допомогою виявлення, профілювання та порівняльного аналізу;
- керувати даними та відстежувати їх від збору до видалення;
- класифікувати дані для внутрішніх цілей, наприклад для підвищення відповідності або уможливлення пошуку;
- безперервно перевіряти дані в реальному часі;
- надати внутрішнім особам, які приймають рішення, можливість зрозуміти дані й те, як організація їх використовує.
Масштабовані хмарні рішення, як-от керування життєвим циклом даних на Microsoft Purview, призначені для керування корпоративною інформацією. Ці рішення допомагають організаціям керувати даними від збору до видалення, забезпечують керування доступом і підтримують контроль якості.
Основні принципи керування даними
Організації можуть використовувати ці основні принципи як орієнтири під час розробки систем керування даними.
-
Адміністрування
Створення команди з роботи з даними допомагає організаціям адмініструвати різні процеси й аспекти системи керування інформацією. Те, як працює ця команда, залежить від ресурсів організації та цілей даних.
-
Стандарти
Правила керування даними, які часто визначає відповідна команда, допомагають системі дотримуватися внутрішніх процесів і всіх чинних нормативних вимог.
-
Підзвітність
Визначення ролей і обов’язків допомагає з’ясувати, хто та якими елементами керування володіє.
-
Якість
Установлені стандарти якості даних допомагають приймати правильні бізнес-рішення.
-
Прозорість
Важливо відстежувати інформацію – не лише самі дані, але й те, як вони отримуються, зберігаються, обробляються та видаляються – для майбутніх перевірок.
П’ять практичних порад щодо керування даними
Нижче наведено п’ять практичних порад, яких організації можуть дотримуватися під час розробки та впровадження систем керування даними.
- Призначте виконавчого спонсора даних. Запровадження керування даними починається з керівництва. Спонсор представляє систему та сприяє її використанню в усій організації.
- Розробіть бізнес-кейс. Визначте цілі та переваги організації, щоб обґрунтувати час і ресурси, необхідні для створення системи керування даними.
- Плануйте масштабно, починайте з малого. Установіть цілі для даних на високому рівні, а потім розробіть деталізовані кроки проектів для їх досягнення.
- Визначте показники. Оскільки в доступі є багато надійних даних, потрібно розсудливо вибрати, що вимірювати, щоб організація використовувала ресурси якнайефективніше.
- Підтримуйте постійну комунікацію. Навіть найпродуманіші системи керування даними будуть розвиватися та змінюватися з плином часу й відповідно до використання. Створіть способи зворотного зв’язку, щоб команда з роботи з даними могла налаштовувати систему відповідно до цілей організації.
Рішення для керування даними
Технологічні рішення можуть полегшити та спростити процес розробки й упровадження безпечного керування даними. Організації можуть використовувати такі хмарні інструменти, як керування життєвим циклом даних на Microsoft Purview, щоб об’єднувати, класифікувати, видаляти інформацію та керувати нею, водночас дотримуючись нормативних вимог. Використовуючи технологічне рішення, організації можуть автоматизувати або оптимізувати певні завдання, пов’язані з керуванням даними, звільнивши ресурси відповідної команди для роботи над важливішими проектами.
Дізнайтеся більше про Захисний комплекс Microsoft
Захист і контроль даних
Захищайте дані та керуйте ними будь-де за допомогою вбудованих і уніфікованих розумних рішень із можливістю розширення.
Захист даних у Microsoft Purview
Захищайте дані та керуйте ними за допомогою вбудованих і уніфікованих розумних рішень із можливістю розширення.
Керування життєвим циклом даних на Microsoft Purview
Використовуйте засоби керування інформацією, щоб класифікувати, зберігати, переглядати, видаляти вміст і керувати ним.
Захист від втрати даних у Microsoft Purview
Виявляйте несанкціоноване передавання, використання делікатних даних чи надання спільного доступу до них у кінцевих точках, програмах і службах.
Запитання й відповіді
-
Керування даними допомагає впорядковувати й узгоджувати інформацію в організації, визначати користувачів, які можуть і не можуть отримувати доступ до неї, а також дотримуватися вимог щодо її використання. Керування даними підтримує як поточні, так і майбутні потреби організації.
-
Система стандартів керування даними об’єднує правила, обов’язки, процедури та процеси для керування потоками інформації в хмарному сховищі. Це основа стратегії даних організації. Система стандартів містить різноманітні елементи, зокрема безпеку даних, право власності, конфіденційність і класифікацію.
-
Інструменти керування даними – це технологічні рішення, які допомагають розробляти та впроваджувати відповідні стратегії. Вони дають організаціям змогу безпечно керувати даними від збору до видалення, забезпечують керування доступом і підтримують контроль якості. Наприклад, керування життєвим циклом даних на Microsoft Purview – це масштабоване хмарне рішення для керування корпоративною інформацією.
-
Нижче зазначено основні принципи керування даними.
- Адміністрування. Створіть спеціальну команду з роботи з даними.
- Стандарти. Установіть правила та нормативні вимоги для всіх аспектів керування даними.
- Підзвітність. Визначте ролі та обов’язки, щоб завжди було зрозуміло, кому яка належить частина й процеси системи.
- Якість. Установіть стандарти якості даних для організації.
- Прозорість. Послідовно відстежуйте дані, зокрема їх життєвий цикл і використання.
-
Щойно буде створено команду з роботи з даними, укажіть цілі системи. Визначте основні ролі та обов’язки, необхідні дозволи й нормативні стандарти відповідності. Визначайте технологічні рішення та можливості для розвитку вмінь для команди з роботи з даними й зацікавлених сторін. Поділіться системними стандартами, інструментами та вимогами з організацією. Налаштовуйте їх відповідно до потреб, щоб розвиватися та адаптуватися.
Підпишіться на Microsoft 365