4 cách mới để Microsoft 365 giúp làm việc nhóm trở nên dễ dàng hơn — gồm cả phiên bản Microsoft Teams miễn phí

Đã một năm kể từ khi chúng tôi giới thiệu Microsoft 365, một giải pháp toàn diện cho nơi làm việc hỗ trợ mọi người cộng tác cùng nhau theo cách bảo mật. Vào thời điểm đó, số lượng chỗ Microsoft 365 đã phát triển vượt hơn 100 phần trăm, dựa trên hơn 135 triệu người dùng Office 365 thương mại hàng tháng, 200 triệu thiết bị thương mại chạy Windows 10 được sử dụng và hơn 65 triệu chỗ Enterprise Mobility + Security.

Đà tăng này được thúc đẩy bởi khách hàng—ở mọi ngành—những người đang chuyển đổi tổ chức của mình nhằm hỗ trợ cho hiệu suất cao từ một lực lượng lao động càng ngày đa dạng, phân tán và mang tính cơ động lớn hơn bao giờ hết. Microsoft 365 được thiết kế để hỗ trợ mọi loại nhân viên—bất kể là ở tuyến đầu của doanh nghiệp, quản lý nhóm nhỏ hay lãnh đạo cả một tổ chức.

Hôm nay, chúng tôi sẽ giới thiệu bốn cách mới để Microsoft 365 kết nối mọi người trong toàn tổ chức, đồng thời, cải thiện thói quen cộng tác, bao gồm việc mở rộng khả năng của Microsoft Teams và các chức năng kết hợp AI trong Microsoft 365.

1—Dùng thử Microsoft Teams, hiện đã sẵn có dưới dạng phiên bản miễn phí

Để giải quyết nhu cầu cộng tác đang tăng dần ở khách hàng của chúng tôi, năm ngoái, chúng tôi đã giới thiệu Microsoft Teams, một hub mạnh mẽ giúp làm việc nhóm kết hợp trò chuyện, cuộc họp, cuộc gọi, tệp và ứng dụng vào một không gian làm việc chung trong Microsoft 365. Giờ đây, hơn 200.000 doanh nghiệp ở 181 thị trường đều sử dụng Teams để cộng tác và hoàn thành công việc.

Kể từ hôm nay, Teams sẽ sẵn có dưới dạng phiên bản miễn phí trên toàn cầu ở 40 ngôn ngữ. Bất kể bạn là người làm nghề tự do, một chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ hay là một phần của một nhóm trong một tổ chức lớn, bạn đều có thể bắt đầu sử dụng Teams ngay hôm nay.

Phiên bản miễn phí bao gồm những lợi ích sau đây cho tối đa 300 người:

• Gửi tin nhắn trò chuyện và tìm kiếm không giới hạn.
• Gọi thoại và gọi video tích hợp sẵn cho các cuộc gặp mặt của cá nhân, nhóm và cả nhóm.
• 10 GB dung lượng lưu trữ tệp nhóm, cộng thêm 2 GB cho mỗi người để làm dung lượng lưu trữ cá nhân.
• Tạo nội dung tích hợp trong thời gian thực bằng các ứng dụng Office Online, bao gồm Word, Excel, PowerPoint và OneNote được tích hợp sẵn.
• Các tích hợp ứng dụng không giới hạn với hơn 140 ứng dụng kinh doanh để chọn—bao gồm Adobe, Evernote và Trello.
• Khả năng liên lạc và cộng tác với bất kỳ ai ở trong hay ngoài tổ chức của bạn, được hỗ trợ bởi cơ sở hạ tầng toàn cầu và bảo mật của Microsoft.

Sản phẩm mới này sẽ mang tới một sự mở đầu đầy mạnh mẽ cho Microsoft 365. Teams trong Microsoft 365 tích hợp mọi lợi ích có ở phiên bản miễn phí, cộng thêm dung lượng lưu trữ, bảo mật doanh nghiệp và tuân thủ, đồng thời, có thể được sử dụng cho cả tổ chức của bạn, bất kể quy mô.

Trong công cuộc tiến tới sứ mệnh của chúng tôi nhằm hỗ trợ cho từng người và từng tổ chức trên hành tinh này đạt được nhiều thành quả hơn, điều thú vị nhất chính là những câu chuyện của khách hàng khi họ thực hiện những dự án lớn chỉ bằng một lực lượng lao động nhỏ, như Công ty Truyền thông The Hustle — công ty trợ giúp những người sẵn sàng chuyển mình để hoàn thành sứ mệnh và những người tạo nên dấu ấn trên toàn thế giới. Chính những email phổ biến thường ngày của công ty này đã mang tới cho người xem các tin tức về công nghệ và doanh nghiệp mà họ cần biết.

“Khi một công ty truyền thông phát triển gần gấp tư về quy mô trong hơn một năm qua thì rõ ràng chúng tôi cần phải có một giải pháp để kết nối toàn bộ các văn phòng của The Hustle. Vì trước kia đã từng là người dùng Slack, chúng tôi thấy rằng Microsoft Teams sở hữu mọi tính năng mà các ứng dụng dựa trên trò chuyện khác có thể mang lại, tuy nhiên, chính hub làm việc nhóm đã cho phép mọi thứ diễn ra ở một nơi.”
— Adam Ryan, phó chủ tịch về Truyền thông tại The Hustle

Hoặc lấy ví dụ từ Urban Agriculture Company, một doanh nghiệp nhỏ chuyên sản xuất các bộ dụng cụ hữu cơ trồng rau, hoa và thảo mộc dễ sử dụng. Sau khi xuất hiện trên chuyên mục Những điều Oprah yêu thích, nhà sáng lập Chad Corzine đã bắt đầu sử dụng Microsoft 365 Business và Teams để quản lý liên lạc trong những bộ phận đang phát triển nhanh của mình, triển khai nhân viên và bảo vệ dữ liệu khách hàng.

2 — Sử dụng các chức năng sự kiện thông minh mới trong Microsoft 365

Hôm nay, chúng tôi cũng sẽ giới thiệu các chức năng mới cho phép bất kỳ ai trong tổ chức của bạn cũng có thể tạo nên những sự kiện trực tiếp và theo yêu cầu trong Microsoft 365. Mọi người có thể xem sự kiện trong thời gian thực hoặc theo yêu cầu, kèm theo video độ phân giải cao và thảo luận tương tác.

Các dịch vụ hoạt động trên nền tảng AI sẽ nâng cao trải nghiệm theo yêu cầu bằng:

• Một đường thời gian diễn giả, sử dụng tính năng phát hiện gương mặt để xác định người đang nói, từ đó, bạn có thể dễ dàng tương tác với một diễn giả cụ thể trong sự kiện.
• Các tính năng chép lại giọng nói thành văn bản, đánh mã thời gian và tìm kiếm bản chép lại có thể giúp bạn nhanh chóng tìm ra những khoảnh khắc quan trọng trong một bản ghi.
• Các phụ đề chi tiết sẽ giúp cho sự kiện trở nên dễ tiếp cận hơn với tất cả mọi người.

Sự kiện có thể trở nên đơn giản hay công phu là tùy theo ý của bạn. Bạn có thể sử dụng webcam, nội dung và tính năng chia sẻ màn hình cho những buổi thuyết trình không trang trọng hoặc phát trực tuyến một sản phẩm có chất lượng của studio cho những sự kiện mang tính trang trọng hơn.

3 — Tận dụng những phân tích để tạo dựng những thói quen cộng tác tốt hơn

Chúng tôi đang triển khai bản xem trước của giải pháp Workplace Analytics mới, sử dụng thông tin chuyên sâu về cộng tác từ Microsoft Graph để giúp các nhóm điều hành cuộc họp hiệu quả, tạo thời gian cho công việc cần sự tập trung và tôn trọng các ranh giới công việc/cuộc sống. Các tổ chức có thể sử dụng dữ liệu tổng hợp trong Workplace Analytics để xác định cơ hội cho việc cải thiện cộng tác, rồi chia sẻ thông tin chuyên sâu và đề xuất thói quen cho các nhóm cụ thể bằng cách sử dụng MyAnalytics.

Chúng tôi cũng đang triển khai hích nhẹ, hoạt động trên nền tảng MyAnalytics trong Microsoft 365, mang đến các mẹo thay đổi thói quen trong Outlook, chẳng hạn như việc gắn cờ bạn đang gửi email cho đồng nghiệp ngoài giờ làm việc hay đề xuất việc bạn đặt trước thời gian làm việc tập trung cho chính mình.

4 — Cộng tác cùng người khác trên bảng vẽ kỹ thuật số dùng chung với Microsoft Whiteboard

Microsoft Whiteboard hiện sẵn dùng rộng rãi đối với Windows 10, sắp có trên iOS và bản xem trước trên web. Bất kể là họp trực tiếp hay họp ảo, mọi người đều cần tới khả năng cộng tác trong thời gian thực. Ứng dụng Whiteboard mới cho phép mọi người tưởng tượng, lặp lại và cộng tác cùng nhau cả khi trực tiếp lẫn từ xa, trên nhiều thiết bị. Sử dụng bút, thao tác chạm và bàn phím, bạn có thể ghi chú nhanh, tạo bảng và hình, vẽ tự do, cũng như tìm kiếm và chèn hình ảnh từ web.