Microsoft 365 là nơi thông minh nhất để lưu trữ nội dung

Ở nơi làm việc hiện đại, những kỳ vọng đổi mới và cải thiện năng suất ngày càng cao đang tạo áp lực khiến nhân viên phải làm việc nhiều hơn trong thời gian ngắn hơn. Các tổ chức thành công nhất thế giới đang giải quyết vấn đề này bằng cách triển khai các cách thức làm việc mới, tận dụng Microsoft 365 cùng OneDrive for Business và SharePoint để quản lý và cộng tác trên nội dung.

Hôm nay, chúng tôi xin được công bố các chức năng sắp phát hành, cùng những hoạt động đầu tư gần đây của chúng tôi, kết hợp sức mạnh của trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học với nội dung được lưu trữ trong OneDrive for Business và SharePoint để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, đưa ra quyết định sáng suốt hơn và duy trì mức độ bảo mật cao hơn.

Làm việc hiệu quả hơn

Chìa khóa để làm việc hiệu quả chính là tận dụng nội dung sẵn có để không mất công làm lại những gì đã có. Trong quá khứ, không dễ để có thể thực hiện điều này do sự tăng trưởng chóng mặt của nội dung kỹ thuật số, đặc biệt là tệp hình ảnh, video và âm thanh. Cho đến giờ, những loại tệp đa dạng thức này đã trở thành nỗi phiền toái đối với việc quản lý và là cả một thách thức khi bạn phải sàng lọc để tìm nội dung bạn cần, vào lúc bạn cần.

Bản chép lại video và âm thanh—Bắt đầu vào cuối năm nay, các dịch vụ chép lại tự động sẽ sẵn dùng ngay từ đầu với các tệp video và âm thanh trong OneDrive và SharePoint, sử dụng cùng công nghệ AI có trong Microsoft Stream. Trong khi xem video hoặc nghe tệp âm thanh, bản chép lại đầy đủ (cải thiện cả về trợ năng và tìm kiếm) sẽ hiển thị trực tiếp trong trình xem đầu ngành hỗ trợ hơn 320 loại tệp khác nhau của chúng tôi. Điều này sẽ giúp bạn tận dụng tài nguyên video và âm thanh của mình, cũng như cộng tác với người khác để thu được kết quả công việc tốt nhất.

Sau khi đã sẵn sàng công bố rộng rãi video trong toàn tổ chức, bạn có thể tải video lên và phát hành lên Microsoft Stream. Bạn sẽ tiếp tục nhận được dịch vụ chép lại, cùng các chức năng dựa trên AI khác, bao gồm phát hiện khuôn mặt trong video và phụ đề tự động. Quan trọng là nội dung âm thanh và video của bạn không bao giờ rời khỏi Microsoft Cloud; không bị chuyển đến các dịch vụ bên thứ ba có khả năng gây tốn kém và thiếu bảo mật.

Tìm kiếm âm thanh, video và hình ảnh — Như đã công bố vào Tháng Chín năm ngoái, chúng tôi đang tiến hành khai phá giá trị của ảnh, cũng như hình ảnh được lưu trữ trong OneDrive và SharePoint. Nhờ sử dụng AI bảo mật gốc, chúng tôi có thể xác định nơi chụp ảnh, nhận dạng đối tượng và trích xuất văn bản trong ảnh. Tính năng trích xuất văn bản và nhận dạng này cho phép bạn tìm kiếm hình ảnh dễ dàng như khi tìm kiếm tài liệu. Ví dụ: bạn có thể tìm kiếm biên lai nhắc đến “sushi” trong thư mục bản quét biên lai. Tệp video và âm thanh giờ cũng hỗ trợ tìm kiếm đầy đủ nhờ vào các dịch vụ chép lại được mô tả ở trên.

Đề xuất tệp thông minh — Trong năm nay, chúng tôi sẽ đưa một dạng xem tệp mới vào OneDrive và trang chủ Office.com để đề xuất cho bạn các tệp liên quan. Tệp được đề xuất dựa trên thông tin của Microsoft Graph và hiểu biết của tiện ích này về cách bạn làm việc, những người bạn làm việc cùng và hoạt động với nội dung được chia sẻ với bạn trong Microsoft 365. Hiểu biết chuyên sâu về hành vi người dùng và mối quan hệ giữa các đồng nghiệp này chỉ có ở Microsoft 365, đồng thời sẽ tiếp tục được bổ sung khi bạn cộng tác trên nội dung trong OneDrive và SharePoint.

AI cũng giúp tạo tài liệu mới dễ dàng hơn bằng cách tái sử dụng nội dung hiện có. Tính năng Đề xuất trong Word 2016 và Outlook 2016 đề xuất nội dung được lưu trữ trong OneDrive và SharePoint một cách thông minh bằng cách tìm hiểu về ngữ cảnh của công việc bạn đang làm. Điều này cho phép bạn tận dụng và sử dụng một đoạn văn, bảng, đồ họa, biểu đồ hoặc các nội dung tương tự từ tệp khác cho mục đích khác khi tạo tài liệu hoặc email mới.

Đưa ra quyết định sáng suốt hơn

OneDrive và SharePoint giúp cuộc sống của bạn trở nên dễ dàng hơn nhờ AI mang tính đổi mới, hỗ trợ bạn đưa ra quyết định sáng suốt hơn khi làm việc với nội dung.

Thông tin chuyên sâu về tệp — Đầu năm nay, chúng tôi đã triển khai thẻ tệp cập nhật, cung cấp số liệu thống kê về hoạt động truy nhập cho mọi tệp được lưu trữ trong OneDrive và SharePoint. Tính năng này cho bạn biết ai đã xem tệp và hành động của họ, giúp bạn đưa ra hành động tiếp theo. Cuối năm nay, chúng tôi sẽ đưa trực tiếp các số liệu thống kê có giá trị về tệp này vào trải nghiệm ứng dụng Office gốc.

Ngoài ra, chúng tôi sẽ đưa thông tin chuyên sâu bổ sung vào thẻ tệp với tính năng “Xem thử nội dung”, cung cấp cho bạn thông tin quan trọng một cách nhanh chóng — bao gồm thời gian đọc và các điểm chính trong tài liệu, giúp bạn có thể chọn tìm hiểu chuyên sâu hơn hoặc để sau.

Chia sẻ thông minh — Cuối năm nay, bạn sẽ có tùy chọn dễ dàng chia sẻ nội dung liên quan với người dự cuộc họp. Ví dụ: nếu bạn vừa trình bày bản trình bày PowerPoint, bạn sẽ được nhắc chia sẻ bản trình bày đó với những người dự khác sau khi kết thúc cuộc họp. Trong ứng dụng OneDrive dành cho thiết bị di động, chúng tôi sẽ tự động nhắc bạn chia sẻ ảnh chụp tại cuộc họp đó, có thể là ảnh bảng trắng nơi bạn thảo luận ý tưởng mới với đồng nghiệp — tất cả đều dựa trên lịch Outlook của bạn. Loại trí tuệ thực tế này cho phép bạn nhanh chóng cập nhật thông tin cho mọi người và chuyển sang tác vụ tiếp theo, chỉ sẵn dùng khi bạn lưu trữ nội dung trong OneDrive và SharePoint.

Thông tin chuyên sâu về dữ liệu — Tại Hội nghị Ảo SharePoint đầu năm nay, chúng tôi đã cho bạn thấy cách bạn có thể ngay lập tức biến nội dung trong OneDrive và SharePoint trở nên phong phú với thông tin bằng cách tận dụng sự linh hoạt của Microsoft Flow và sức mạnh của Dịch vụ Nhận thức Azure. Vì các dịch vụ này hoạt động trên nền tảng Microsoft Azure nên bạn có thể nhận được phân tích cảm tính, trích xuất từ khóa và cả nhận dạng hình ảnh tùy chỉnh — tất cả các tính năng này trong khi vẫn bảo mật nội dung trong Microsoft Cloud nhưng còn giúp tránh xa các dịch vụ bên thứ ba có khả năng gây tốn kém và thiếu bảo mật. Ngoài ra, bạn còn có thể sử dụng thông tin được cung cấp bởi các dịch vụ nhận thức này để thiết lập quy trình tùy chỉnh nhằm sắp xếp hình ảnh, kích hoạt thông báo hoặc gọi các quy trình kinh doanh bao quát hơn ngay trong OneDrive và SharePoint nhờ sự tích hợp sâu với Microsoft Flow.

Bảo mật hơn

Khi tệp của bạn được lưu trữ trong OneDrive và SharePoint, AI cũng hỗ trợ bảo vệ nội dung, giúp bạn tuân thủ và chống lại các cuộc tấn công độc hại.

Khôi phục tệp OneDrive — Đầu năm nay, chúng tôi đã phát hành tính năng khôi phục tệp OneDrive, bao gồm tích hợp với Tính năng Chống Vi-rút của Bộ bảo vệ Windows dành cho người dùng doanh nghiệp và cá nhân để bảo vệ bạn khỏi các cuộc tấn công bằng mã độc tống tiền qua việc xác định hành vi xâm phạm và hướng dẫn bạn biện pháp khắc phục cũng như phục hồi tệp. Với lịch sử tệp đầy đủ trong 30 ngày và tính năng máy học tinh vi giúp phát hiện sớm các cuộc tấn công tiềm năng, bạn có thể yên tâm lưu trữ mọi tệp trên OneDrive. Tuyệt nhất là, nhờ tính năng Chuyển Thư mục Đã biết, việc chuyển tệp vào OneDrive đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Tuân thủ thông minh — Ngoài khả năng áp dụng các chính sách ngăn mất dữ liệu (DLP) gốc và tiến hành tìm kiếm Khám phá điện tử gốc trên nội dung văn bản được lưu trữ trong OneDrive và SharePoint, với các đổi mới nêu trên, chúng tôi đang giúp bạn sử dụng dễ dàng hơn nữa các chức năng tuân thủ chủ chốt này với âm thanh, video và hình ảnh trong năm nay. Sắp tới, bạn sẽ có thể tận dụng văn bản được trích xuất từ bản chép lại ảnh và âm thanh/video để tự động áp dụng các chính sách này, cũng như bảo vệ nội dung này.

Bắt đầu

Như bạn có thể thấy, bằng cách tận dụng các hoạt động đầu tư đầu ngành của Microsoft về AI, chúng tôi tin rằng chúng tôi đã biến OneDrive và SharePoint trong Microsoft 365 trở thành nơi thông minh nhất để lưu trữ nội dung của bạn. Thực tế, Microsoft được Gartner công nhận là công ty dẫn đầu trong cả báo cáo Magic Quadrant về Các nền tảng cộng tác trên nội dung và Magic Quadrant về Các nền tảng dịch vụ nội dung. Microsoft cũng được Forrester công nhận trong cả hai báo cáo về điện toán đám mây và kết hợp Forrester Wave™: Đồng bộ tệp doanh nghiệp và Các nền tảng chia sẻ Q4 2017.

Bạn có thể bắt đầu tận hưởng những lợi ích này và nhiều hơn thế bằng cách chuyển nội dung sang OneDrive và SharePoint ngay hôm nay, giống những gì mà các khách hàng Fortune 500 của chúng tôi, MGM Resorts International, Walmart, Johnson Controls International và Textron đang làm. Bạn sẽ tự động nhận được thêm giá trị khi chúng tôi tiếp tục đầu tư vào các chức năng này, cùng các chức năng AI mới khác để giúp bạn đạt được nhiều thành tựu hơn.

Microsoft có tầm nhìn kiên định về việc chuyển đổi hoạt động cộng tác trên nội dung cho nơi làm việc hiện đại, bao gồm tệp, website và cổng thông tin động, truyền video, AI và thực tế hỗn hợp, đồng thời giảm chi phí và cải thiện độ tuân thủ cũng như bảo mật. Đừng quên tham gia cùng chúng tôi tại Microsoft Ignite từ 24–28/09/2018 tại Orlando, Florida hoặc xem theo yêu cầu, chúng tôi sẽ tiếp tục tiết lộ cách AI tăng tốc hoạt động cộng tác trên nội dung tại nơi làm việc hiện đại trong sự kiện này.

 

Gartner, Inc, Magic Quadrant cho Nền tảng cộng tác trên nội dung, Monica Basso, Michael Woodbridge, Karen Hobert, 03/07/2018.
Gartner, Inc, Magic Quadrant cho Nền tảng dịch vụ nội dung, Karen Hobert, Michael Woodbridge, Joe Mariano và Gavin Tay, 05/10/2017.

Thông báo miễn trừ trách nhiệm của Gartner:
Gartner không quảng bá cho bất kỳ nhà cung cấp, sản phẩm hay dịch vụ nào được mô tả trong các ấn phẩm nghiên cứu của Gartner và không khuyên người dùng công nghệ chỉ chọn các nhà cung cấp có xếp loại cao nhất hoặc có danh hiệu khác. Ấn phẩm nghiên cứu của Gartner tập hợp ý kiến của tổ chức nghiên cứu Gartner và không nên được hiểu là nội dung khẳng định sự thật. Gartner không chịu trách nhiệm về mọi bảo đảm, dù được thể hiện rõ hay ngụ ý, liên quan đến nghiên cứu này, bao gồm bất cứ bảo đảm nào về khả năng thương mại hoặc tính phù hợp cho một mục đích cụ thể.