Chào mừng bạn đến với Microsoft Syntex – AI về nội dung được tích hợp vào quy trình làm việc

Doanh nghiệp vận hành dựa trên nội dung – đề xuất, hợp đồng, hóa đơn, thiết kế, kế hoạch, tài liệu pháp lý, hình ảnh, video đào tạo và nhiều nội dung khác. Theo IDC, vào năm 2025, sẽ có hơn 130 tỷ terabyte nội dung.¹ Nội dung này thường không có cấu trúc, được khóa trong xilô hoặc tệ hơn là được cất dưới dạng giấy trong nhà kho. Việc chắp vá các hệ thống và quy trình rời rạc tạo nên khoảng trống trong hoạt động phân loại và sắp xếp. Điều này khiến cho việc sử dụng hiệu quả nội dung trên quy mô lớn trở nên khó khăn. Xu hướng làm việc kỹ thuật số mới nổi đã thay đổi giới hạn và ranh giới về nơi chúng ta làm việc – bằng cách nâng cao nhu cầu bảo mật và tuân thủ khi nội dung được truy nhập từ nhiều nơi hơn bao giờ hết. Hiện nay, các tổ chức dành 46 tỷ USD mỗi năm để lưu trữ và quản lý nội dung². Bên cạnh đó, thời gian tìm kiếm nội dung phù hợp có thể ảnh hưởng đến 11 tới 14% năng suất.³

Chỉ riêng kho lưu trữ là không đủ. Điều mà danh mục giải pháp công nghệ mới cần chính là AI về nội dung. AI về nội dung sử dụng những tiến bộ trong đám mây và AI để chuyển đổi cách tạo, xử lý và khám phá nội dung – hỗ trợ mọi người và tự động hóa quy trình làm việc trên quy mô lớn. Công cụ này được xây dựng trên các nền tảng dịch vụ nội dung đám mây và xử lý tài liệu thông minh bằng các quy trình làm việc hoạt động trên nền tảng AI giúp chuyển đổi công việc kỹ thuật số.

Microsoft Syntex

Chúng tôi vô cùng vinh dự khi thấy khách hàng tin tưởng giao phó cho Microsoft nội dung mang tính cộng tác và tối quan trọng của họ. Trung bình, với mỗi ngày làm việc, khách hàng của chúng tôi thêm hơn 1,6 tỷ tài liệu vào Microsoft 365.

Hôm nay, tại Microsoft Ignite, chúng tôi vô cùng tự hào được ra mắt Microsoft Syntex. Microsoft Syntex là AI về nội dung được tích hợp vào quy trình làm việc. Microsoft Syntex coi con người là trọng tâm, tích hợp liền mạch nội dung vào hoạt động cộng tác và quy trình làm việc, biến nội dung từ một khoản chi phí thành một lợi thế. Syntex tự động đọc, gắn thẻ và lập chỉ mục lượng lớn nội dung, đồng thời kết nối nội dung khi cần thiết – trong hoạt động tìm kiếm, trong ứng dụng và dưới dạng kiến thức có thể tái sử dụng. Syntex quản lý nội dung trong suốt vòng đời bằng dữ liệu phân tích mạnh mẽ, độ bảo mật và khả năng duy trì tự động.

Microsoft Syntex

Tìm hiểu thêm

Cho dù bạn tập trung vào giao dịch của khách hàng, xử lý hóa đơn, viết hợp đồng yêu cầu chữ ký hay đang gặp khó khăn trong việc tìm hiểu cả núi nội dung không có cấu trúc, AI về nội dung với Syntex đều có thể giúp ích.

Hãy xem cách Syntex giúp bạn nâng cao, quản lý và kết nối nội dung trên quy mô lớn.

Nâng cao

AI không sử dụng mã của Syntex nâng cao nội dung của bạn nhằm giúp bạn hiểu và xây dựng cấu trúc cho thông tin, đơn giản hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp. Cho dù đang làm việc với nội dung có cấu trúc ở mức độ cao như biểu mẫu hay nội dung nhiều chữ như hợp đồng, bạn đều có thể xây dựng mô hình để hiểu nội dung theo cách của bạn. Syntex mở rộng các chức năng AI như tóm tắt và dịch cho các ứng dụng Microsoft 365 mà bạn đã sử dụng, hỗ trợ bạn sử dụng các tính năng này trong quy trình làm việc.

Xử lý tài liệu

Syntex giúp bạn hiểu, gắn thẻ và bảo mật thông tin, tích hợp AI từ Microsoft Azure, AI Builder và các nguồn Microsoft khác. Syntex tạo cấu trúc cho nội dung của bạn, tất cả đều thuộc phương pháp tiếp cận xử lý tài liệu thông minh của chúng tôi. Nội dung của bạn có thể dễ dàng được phân loại, gắn thẻ bằng dữ liệu được trích xuất và được bảo mật bằng nhãn lưu giữ và nhạy cảm. Các nhãn và thẻ phân loại này được tích hợp trong Microsoft Viva Topics, biến nội dung thành kiến thức một cách liền mạch. Hiện tính năng xử lý tài liệu đã sẵn dùng.

Dịch

Khi doanh nghiệp mở rộng trên nhiều quốc gia và nền văn hóa, Syntex hỗ trợ bạn dịch nội dung giữa nhiều ngôn ngữ.

Tóm tắt

Để giúp bạn tập trung vào nội dung quan trọng và cần hành động, Syntex sử dụng AI để tạo bản tóm tắt nội dung nhằm chắt lọc ý chính, theo yêu cầu hoặc sử dụng quy tắc.

Tạo mẫu nội dung

Khi bạn đã sẵn sàng tạo hợp đồng, hóa đơn, thư từ mới hoặc tài liệu khác, Syntex có thể giúp bạn tự động tạo tài liệu đó bằng các mẫu và siêu dữ liệu nhờ sử dụng tính năng tạo mẫu nội dung, hiện đã sẵn dùng.

Xử lý hình ảnh, âm thanh và video

Hình ảnh là một trong những loại tệp phổ biến nhất trong Microsoft 365. Bạn có thể xử lý và gắn thẻ hình ảnh với gần 10.000 đối tượng được tự động nhận dạng “ngay lập tức”. Bạn sẽ có thể tự động trích xuất văn bản từ hình ảnh trong SharePoint và Exchange bằng tính năng nhận dạng ký tự quang học (OCR) để tối ưu hóa trải nghiệm tìm kiếm và tuân thủ.

Phương tiện kỹ thuật số là một phần chính của nội dung hiện đại, đó là lý do chúng tôi đưa tính năng bản chép lại âm thanh và video vào trong Syntex. Việc trích xuất văn bản từ âm thanh, đặc biệt là cuộc họp, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động tìm kiếm và tuân thủ. Chúng tôi đang tận dụng các cải tiến từ Microsoft Stream để tự động tạo bản chép lại video cho 28 ngôn ngữ và địa phương khác nhau.

Kết nối

Syntex được thiết kế để kết nối nội dung của bạn – giúp bạn khám phá và tái sử dụng nội dung bằng tính năng tìm kiếm hoạt động trên nền tảng AI, chữ ký điện tử và thành phần tích hợp vào các quy trình làm việc của doanh nghiệp như quản lý hợp đồng và hóa đơn.

Chữ ký điện tử

Làm phong phú nội dung là yếu tố quan trọng giúp bạn khám phá và tái sử dụng nội dung trong các quy trình và ứng dụng của doanh nghiệp. Một trong những giao dịch về nội dung phát triển nhanh nhất là chữ ký điện tử. Bạn có thể gửi yêu cầu lấy chữ ký điện tử bằng Syntex, Adobe Acrobat Sign, DocuSign hoặc bất kỳ giải pháp đối tác chữ ký điện tử nào khác của chúng tôi. Nội dung của bạn vẫn ở trong Microsoft 365 trong lúc được xem xét và ký.

Tìm kiếm

Syntex cũng mang sức mạnh của chức năng Tìm kiếm của Microsoft đến cho AI về nội dung. Là một phần của Syntex, chức năng Tìm kiếm của Microsoft sẽ cung cấp nhiều thông tin chuyên sâu hơn nữa thông qua các mô hình học sâu cải tiến bao gồm hiểu ngữ nghĩa, hỏi và đáp cùng với xử lý ngôn ngữ tự nhiên để giúp bạn khám phá thông tin một cách bản năng.

Những khoản đầu tư mới vào chức năng Tìm kiếm của Microsoft với Syntex sẽ sẵn dùng vào năm 2023 và bao gồm:

• Truy vấn ngôn ngữ tự nhiên cho phép bạn đặt các câu hỏi cụ thể như “Hiển thị bản trình bày doanh số năm ngoái tại California của Contoso Electronics”.
• Tính năng tìm kiếm ngữ nghĩa cho phép bạn tìm kiếm theo khái niệm thay vì từ khóa, tạo ra mức độ liên quan tốt hơn. 
• Phần Nhân viên có thể hỏi cho phép bạn mở rộng nội dung tìm kiếm và khám phá câu trả lời cho các câu hỏi liên quan, tận dụng Microsoft AI tự động tạo các cặp câu hỏi – câu trả lời.

Syntex được xây dựng dựa trên chức năng Tìm kiếm của Microsoft, cung cấp các cách mạnh mẽ để truy vấn, định hình và khám phá nội dung cũng như dữ liệu được nhúng trong tệp. Bạn có thể sử dụng truy vấn nội dung dựa trên biểu mẫu để dễ dàng tìm lại bất kỳ tài liệu cụ thể nào. Ra mắt vào năm sau, Syntex sẽ cho phép bạn lưu, chia sẻ và quản lý truy vấn cho bạn cũng như nhóm của bạn.

Chú thích

Bạn có thể sử dụng chú thích, như viết tay, ghi chú, che bớt thông tin nhạy cảm, tem và nhận xét, trên mọi nội dung – không chỉ tài liệu Office – mà không cần sửa đổi tệp gốc, để bạn có thể giữ lại hồ sơ gốc cho các quy trình quan trọng trong doanh nghiệp.

Bộ xử lý quy tắc nội dung

Bộ xử lý nội dung Syntex cho phép bạn xây dựng các quy tắc đơn giản để kích hoạt hành động tiếp theo, cho dù đó là giao dịch, cảnh báo, quy trình làm việc hay chỉ là lưu trữ nội dung vào đúng thư viện và thư mục.

Bộ tăng tốc và mẫu

Cuối cùng, Syntex cũng cung cấp ngày càng nhiều bộ tăng tốc giải pháp cho các mẫu hình và kịch bản phổ biến mà mọi tổ chức đều gặp phải. Hôm nay, bạn có thể sử dụng bộ tăng tốc giải pháp của chúng tôi để quản lý hợp đồng và chúng tôi sẽ công bố giải pháp mới dành cho nợ phải trả được ra mắt vào cuối năm nay.

Chúng tôi cũng đang đầu tư vào các cách mới để biến thư viện, site và quy trình thành mẫu có thể tái sử dụng để triển khai cho Microsoft Teams và SharePoint trong môi trường của bạn hoặc trên nhiều đối tượng thuê.

Thành phần tích hợp

Dịch vụ Syntex cung cấp các cách mới để tạo ứng dụng và quy trình chú trọng vào nội dung. Nhiều dịch vụ Syntex, chẳng hạn như tạo mẫu nội dung và mô hình xử lý tài liệu có cấu trúc, được kết hợp chặt chẽ với Microsoft Power Automate và Microsoft Power Platform. Syntex cũng cho phép bạn sử dụng các mô hình AI Builder để xử lý tài liệu có cấu trúc và dạng tự do cùng mô hình tài liệu không có cấu trúc.

Hầu hết các ứng dụng trong lĩnh vực kinh doanh quan trọng đều sử dụng và tạo ra nhiều nội dung. Dẫu vậy, các cửa hàng nội dung đó thường bị cô lập và ngắt kết nối khỏi Microsoft 365. Hầu hết các nội dung đều bắt đầu trong Microsoft 365 – ví dụ như bảng kê công việc – nhưng sau khi được tải lên hệ thống kế toán, chúng sẽ bị ngắt kết nối khỏi đám mây. Sử dụng nền tảng nội dung bạn đã có không tốt sao?

Năm sau, chúng tôi sẽ triển khai phần bổ trợ tích hợp ứng dụng kinh doanh mới, cho phép bạn sử dụng Microsoft 365 làm công cụ nội dung cho các hệ thống trong lĩnh vực kinh doanh quan trọng. Ngày nay, tất cả các hệ thống này đều sử dụng và tạo ra hàng nghìn nội dung, nhưng thường yêu cầu một kho lưu trữ tách rời bên ngoài Microsoft 365 hoặc thậm chí dung lượng lưu trữ bên trong kho lưu trữ cơ sở dữ liệu đắt tiền của hệ thống trong lĩnh vực kinh doanh đó, để lưu trữ nội dung. Syntex sẽ cho phép bạn sử dụng Microsoft 365 làm nền tảng nội dung cho Dynamics 365 và nhiều ứng dụng trong lĩnh vực kinh doanh quan trọng khác của bên thứ ba.

Quản lý

Microsoft 365 cung cấp kho lưu trữ linh hoạt và đáng tin cậy. Tuy nhiên việc đưa ngày càng nhiều nội dung vào đám mây đòi hỏi cách mới để quản lý linh hoạt nội dung đó. Đó là lý do Syntex cung cấp công cụ để quản lý, sao lưu và khôi phục nội dung. Điều quan trọng là phải nhận được giá trị tối đa từ nội dung bằng cách duy trì nội dung trong Microsoft 365, nhưng chúng tôi cũng hiểu rõ nhu cầu quản lý chi phí lưu trữ và đáp ứng các nhu cầu lưu trữ dài hạn.

Sao lưu và khôi phục

Dù bạn cần biện pháp bảo vệ trước phần mềm xấu hay bản sao tệp được lưu giữ từ một thời điểm cụ thể, tính năng sao lưu của Syntex đều có thể giúp ích. Tính năng này duy trì trạng thái của đám mây – trên Syntex, SharePoint, OneDrive và Exchange – để bạn có thể tìm lại thông tin từ quý trước, tháng trước hoặc thập kỷ trước một cách dễ dàng, giúp lưu trữ thuận tiện nội dung sao lưu trong Microsoft Cloud. Nội dung sao lưu của bạn luôn sẵn dùng và được tích hợp chặt chẽ với các chính sách nội dung.

Kho lưu trữ được phân mức

Thêm nội dung đòi hỏi tính linh hoạt về chi phí. Năm sau, chúng tôi cũng sẽ ra mắt tính năng lưu trữ của Syntex, cho phép bạn thiết lập các quy tắc đơn giản để chuyển nội dung kém quan trọng hơn từ SharePoint và Microsoft Teams sang kho lưu trữ với chi phí thấp hơn – được lưu trữ trong đám mây với độ bảo mật và tính năng tìm kiếm bạn cần.

Quản lý nội dung và bảo mật

Tất nhiên, việc kết hợp nội dung và quy trình trong Syntex đòi hỏi các chức năng quản lý đẳng cấp thế giới. Đó là lúc Syntex Protector xuất hiện, với vai trò:

• Giúp đảm bảo rằng chỉ tài nguyên nội bộ và bên ngoài được chấp thuận mới có thể truy nhập nội dung nhạy cảm bằng chính sách kiểm soát truy nhập bị hạn chế và bảo mật thư viện tài liệu nâng cao.
• Nhận thông tin chuyên sâu về các site nơi thông tin có thể bị chia sẻ quá mức, với AI hỗ trợ báo cáo quản trị quyền truy nhập dữ liệu mới.
• Mời chủ sở hữu dữ liệu xem xét quyền truy nhập site để xem xét và chứng nhận quyền hiện có của site, cũng như kiểm soát truy nhập đối với nội dung của họ, giúp hoạt động bảo mật phản ánh nhu cầu của doanh nghiệp.

Hệ sinh thái Syntex

Đối tác của Microsoft đã giúp cung cấp các giải pháp nội dung dựa trên SharePoint và OneDrive cho khách hàng, mở rộng để bao gồm các chức năng từ Microsoft Power Platform, Stream, Microsoft Purview, Microsoft Viva Topics và giờ đây là Microsoft Syntex. Chúng tôi rất vinh dự được giới thiệu đối tác ra mắt Microsoft Syntex:

“Syntex đã cung cấp trải nghiệm thông tin nội dung phong phú hơn cho khách hàng, tạo nên trải nghiệm tìm kiếm và kiến thức tốt hơn, đồng thời hỗ trợ tích hợp quy trình sâu hơn vào không gian làm việc kỹ thuật số. Khả năng dễ sử dụng, sức mạnh của máy học và AI giúp khai phá những giá trị từng nằm ngoài tầm với đối với nhiều khách hàng.”

– Jesse Murray, Phó Chủ tịch Cấp cao, Trải nghiệm nhân viên, Rightpoint.

Chúng tôi vô cùng trân trọng quan hệ đối tác với Adobe, Avanade, AvePoint, ClearPeople, Colligo, Content+Cloud, DocuSign, Lighthouse, Protiviti, Rightpoint, SparkHound, TCS và nhiều đối tác khác.

Những đối tác này và nhiều đối tác khác hợp tác với Microsoft thông qua Chương trình Đối tác AI về nội dung của Microsoft (CAPP). CAPP hỗ trợ đối tác của chúng tôi cung cấp các giải pháp giúp việc chuyển đổi phương pháp quản lý nội dung trở nên thiết thực và dễ đạt được. Nếu là đối tác, bạn có thể tìm hiểu thêm về chương trình, đăng ký tham gia hoặc đăng ký nhận bản tin của chúng tôi.

Khách hàng sử dụng Syntex

Trong năm qua, những khách hàng tiếp nhận sớm như Northumbrian Water Group, London Stock Exchange Groupvà Aurecon đã tin tưởng để Syntex cung cấp AI về nội dung và chuyển đổi kỹ thuật số cho hoạt động của họ, giúp định hình và cải thiện sản phẩm. Chúng tôi rất vui khi được chia sẻ với bạn nhiều sự thành công của khách hàng hơn nữa khi giờ đây, chúng tôi đã ra mắt Microsoft Syntex.

TaylorMade

TaylorMade Golf Company, được thành lập vào năm 1979, là một nhà cung cấp thiết bị golf toàn cầu. TaylorMade có thâm niên từ bỏ truyền thống để đạt được ngưỡng hiệu năng mới và đi đầu ngành trong việc cải tiến sản phẩm. TaylorMade duy trì độ chính xác cho mọi khía cạnh hoạt động, mỗi năm đều tạo nên các sản phẩm mang tính cách mạng và thu hút nhiều vận động viên golf hàng đầu.

Hành trình của TaylorMade với Syntex bắt đầu từ nhóm pháp lý của họ và Lighthouse (đối tác CAPP ưu tiên của Microsoft). Họ cần một hệ thống quản lý tài liệu toàn diện để sắp xếp và bảo mật email, tệp đính kèm và các tài liệu khác cho hồ sơ bằng sáng chế và tài sản trí tuệ.

Ngoài việc bảo mật và xử lý tài liệu pháp lý, TaylorMade còn sử dụng Syntex để khám phá việc đưa AI về nội dung vào quy trình xử lý đơn hàng, biên nhận và các tài liệu giao dịch khác cho các đội ngũ phụ trách tài chính và nợ phải trả. Đọc thêm về TaylorMade và Syntex trong câu chuyện khách hàng mới của chúng tôi.

Tính năng sắp ra mắt

Tệp và tài liệu đóng vai trò quan trọng trong các ứng dụng hiện đại. Chúng tôi sẽ tiếp tục sử dụng Syntex để cung cấp kho lưu trữ được tối ưu hóa dành cho nhà phát triển cho thế hệ ứng dụng chú trọng vào nội dung tiếp theo. Vào năm 2023, chúng tôi sẽ ra mắt các API mới trong Microsoft Graph để giúp bạn tích hợp AI về nội dung vào dòng ứng dụng, tạo ra cách mới để hưởng lợi từ các khoản đầu tư về quản lý nội dung của Microsoft ngay trong ứng dụng. Nếu bạn cần tạo các truy vấn xem xét tất cả nội dung của bạn trong Microsoft 365 – có khi là hàng tỷ tệp – Syntex sẽ cho phép bạn đưa các tập dữ liệu lớn vào Azure Synapse Analytics để phân tích và lập mô hình dữ liệu bổ sung. Chúng tôi sẽ có thêm nhiều điều để chia sẻ về Syntex dành cho nhà phát triển vào năm 2023.

Chúng tôi đã và đang làm việc với thế hệ nhà cải tiến sản phẩm và đối tác tiếp theo – nhiều người trong số đó được liệt kê ở trên – để xây dựng thế hệ ứng dụng nội dung tiếp theo bằng Syntex. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm, vui lòng cho chúng tôi biết ý kiến – đăng ký Syntex ngay hôm nay.

Bắt đầu với Microsoft Syntex

Microsoft Syntex giờ đây đã sẵn dùng, bao gồm các tính năng xử lý tài liệu, chú giải, tạo mẫu nội dung, truy vấn nội dung, bộ tăng tốc và nhiều tính năng khác. Các dịch vụ khác sẽ có trong bản xem trước công khai vào cuối năm nay và còn nhiều dịch vụ bổ sung khác sẽ ra mắt vào năm 2023.

Vào tuần này tại Microsoft Ignite, bạn có thể tìm hiểu thêm trong phiên của Jeff Teper, Giới thiệu Microsoft Syntex – AI về nội dung cho Microsoft Cloud (13/10/2022 lúc 11:00 SA giờ Thái Bình Dương).  Ngoài ra, hãy xem trang Bắt đầu trên Syntex Adoption Hub, nơi tập hợp tất cả nội dung Microsoft Ignite, công cụ đánh giá, hội thảo, nội dung đào tạo, bản demo, nghiên cứu, hướng dẫn tiếp nhận và nhiều nội dung khác của chúng tôi.

Cuối cùng, bạn có thể tìm hiểu thêm về Microsoft Syntex trên podcast Intrazone hôm nay với Ian Story và Chris McNulty đến từ Microsoft, cùng Alan Pelz-Sharpe (Nhà sáng lập, Deep Analysis). Đừng bỏ lỡ chương trình Microsoft Mechanics mới, Giới thiệu Microsoft Syntex, cùng với Omar Shahine đến từ Microsoft.