Giúp các doanh nghiệp nhỏ bảo vệ tài sản lớn nhất của mình—dữ liệu

Các doanh nhân trên khắp thế giới phải đối mặt với một loạt các thách thức—từ việc thu hút và giữ chân nhân tài trong một thị trường lao động cạnh tranh tới những thay đổi trong quy tắc tại nơi làm việc—tất cả khiến cho việc có sẵn các công cụ mới nhất trên mọi thiết bị là một yêu cầu bắt buộc để đảm bảo lợi thế cạnh tranh. Mọi việc hiệu quả hơn đồng nghĩa với bạn có thể tập trung vào thế mạnh của mình—và tập trung vào khách hàng cũng như nhân viên. Đó là lúc bạn cần tới các công cụ và kỹ thuật phù hợp. Việc đảm bảo rằng bạn thu hút được nhân tài, có các công cụ mới nhất và hỗ trợ khả năng làm việc từ bất kỳ đâu đồng nghĩa với bạn phải bảo vệ dữ liệu của mình bằng những cách mới trong bối cảnh ngày càng xuất hiện nhiều mối đe dọa hơn.

Khi Windows 7 kết thúc hỗ trợ vào 14/01/2020 và ngay sau đó sẽ là Office 2010, bạn nhất thiết phải đảm bảo rằng mình không chỉ có trải nghiệm hiệu quả nhất mà còn là bảo mật nhất. Microsoft 365 Business—bao gồm Office 365, Windows 10 và các tính năng bảo mật mới nhất—trên một thiết bị hiện đại có thể đảm bảo bạn được bảo vệ ở bất cứ đâu.

Trong Tuần Doanh nghiệp nhỏ quốc gia này, chúng tôi đang tôn vinh các doanh nghiệp nhỏ—những đơn vị đã sử dụng Microsoft 365 Business để phát triển, cạnh tranh và cung cấp trải nghiệm khách hàng tuyệt vời trong khi cùng nhau thực hiện những công việc tuyệt vời một cách bảo mật. Hôm nay, tôi muốn chia sẻ ba câu chuyện khách hàng đã truyền cảm hứng cho chúng tôi và giới thiệu một ưu đãi để bạn bắt đầu công cuộc chuyển đổi của riêng mình: Giảm giá 15% cho đăng ký hàng năm Office 365 Business Premium—áp dụng từ 05/05/2019 đến 11/05/2019 tại Hoa Kỳ.

The PUR Company

Vào năm 2010, Jay Klein, người sáng lập kiêm CEO của The PUR Company, đã gõ cửa từng nhà với tâm lý “chạy đua cho chức thị trưởng” để loan tin rằng PUR đã phát triển một loại kẹo cao su không có aspartame. Đây là những bước khởi đầu khiêm tốn đã tạo đà thúc đẩy cho một doanh nghiệp hiện có doanh số tại hơn 50 quốc gia cùng 50.000 cửa hàng bán lẻ. Mặc dù có tầm ảnh hưởng toàn cầu như vậy nhưng doanh nghiệp này vẫn còn nhiều việc phải làm, với 65 nhân viên rải khắp Canada, Hoa Kỳ và châu Âu.

Công ty phát triển cũng làm nảy sinh những mối lo ngại về bảo mật dữ liệu, cộng tác từ xa và quản lý thiết bị di động. PUR đã chọn Microsoft 365 để giúp bắt kịp đà tăng trưởng nhanh chóng của công ty cùng với thành công dựa trên các sản phẩm bắt mắt.

Tăng trưởng kéo theo một thực tế là phải đào tạo nhân viên và giữ chân họ. Các mối đe dọa bảo mật đến từ lừa đảo qua mạng và các hành vi gây hại khác cũng bắt đầu xuất hiện. Nhân viên công ty ở các lục địa khác nhau cần những kênh cộng tác và liên lạc bảo mật, kịp thời và đáng tin cậy hơn. Họ cần một giải pháp không đòi hỏi bảo trì tại chỗ, một giải pháp có thể phát triển theo tốc độ công việc của họ và cung cấp các chức năng cộng tác, di động và bảo mật mà nhân viên yêu cầu—luôn sẵn dùng. PUR đã tìm thấy câu trả lời cho tất cả những nhu cầu này trong Microsoft 365.

Nhân viên giờ đây sử dụng các chức năng trò chuyện và chia sẻ tài liệu liên tục của Teams để cải thiện việc cộng tác. Ngoài ra, với việc sử dụng thiết bị di động trong công ty ngày càng tăng, khả năng quản lý linh hoạt thiết bị và ứng dụng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. PUR sử dụng Intune để cấp hoặc loại bỏ quyền truy nhập của thiết bị di động vào dữ liệu của công ty, giúp cho các thiết bị đó luôn tuân thủ các giao thức bảo mật của công ty và quản lý các ứng dụng dành cho thiết bị di động mà nhân viên sử dụng. Nhờ sử dụng Intune, PUR cũng đã giảm được thời gian thiết lập thiết bị của nhân viên mới từ cả ngày xuống còn chưa đến một giờ.

Những cải thiện về liên lạc, bảo mật, tính di động và thông tin chuyên sâu mà The PUR Company đã thực hiện là rất đáng kể. Tuy nhiên Cerys Cook, Phó Giám đốc về Nhân sự và Văn hóa tại PUR, lại xem tầm ảnh hưởng đến con người là thành tựu lớn nhất của công ty. Cook cho biết: “Từ quan điểm về chất lượng cuộc sống và từ quan điểm của người làm kinh doanh về tỷ lệ giữ chân nhân viên, chúng tôi biết rằng giờ đây nhân viên của chúng tôi cảm thấy gắn kết hơn công ty hơn, giống như họ là gia đình vậy. Điều đó rất có ý nghĩa với chúng tôi”.

Meals on Wheels

Nếu bạn hoặc người bạn yêu thương đã từng bị hạn chế khả năng vận động thì bạn sẽ biết cảm giác ấy bất lực đến nhường nào. Meals on Wheels là một tổ chức phi lợi nhuận nhằm đem đến không chỉ thực phẩm, mà còn cả sự liên kết cộng đồng cho những thành viên có hoàn cảnh khó khăn trong xã hội.

Cung cấp bữa ăn nóng hổi cho những người có nhu cầu nghe có vẻ đơn giản nhưng nhiệm vụ tưởng chừng đơn giản đó của Meals on Wheels hóa ra lại khá phức tạp vì có sự biến động hàng ngày về số lượng tình nguyện viên, lượng khách hàng luôn thay đổi và số lượng người có nhu cầu là cực kỳ lớn.

Ngoài việc quản lý một bảng phân công gồm 2.000 tình nguyện viên và lịch biểu của riêng từng người thì để tối đa hóa hiệu suất, Meals on Wheels tại hạt Greenville thường xuyên nhận dữ liệu nhạy cảm từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm thông tin thanh toán từ các nhà tài trợ và chẩn đoán về khách hàng. Đảm bảo quyền truy nhập vào dữ liệu này trong khi thực hiện các bước để bảo mật thông tin cá nhân là ưu tiên hàng đầu.

Để giải quyết nhu cầu tối quan trọng về tối ưu hóa việc giao đồ trước, Meals on Wheels đã sử dụng cả Microsoft Teams và Microsoft SharePoint. Teams cho phép các tình nguyện viên và nhân viên liên lạc qua thoại, video hoặc cuộc trò chuyện từ bất cứ đâu. Giờ đây thật đơn giản để xử lý và theo dõi những thay đổi lộ trình vào phút chót và nếu một tình nguyện viên bị lạc hoặc quên lộ trình, người đó có thể nhanh chóng yêu cầu hỗ trợ hoặc kiểm tra lại qua nhật ký ngày.

Sau khi vạch ra những chức năng cộng tác mới, Meals on Wheels tại hạt Greenville chuyển trọng tâm sang lĩnh vực bảo mật không kém phần quan trọng. Mối quan tâm đặc biệt của tổ chức là quản lý thiết bị di động. Mỗi tình nguyện viên làm việc với Meals on Wheels cần truy nhập vào dữ liệu nhạy cảm của khách hàng để thực hiện giao đồ. Điều đó có nghĩa là chỉ một thiết bị bị mất hoặc nằm sai chỗ cũng có thể tiết lộ dữ liệu cá nhân của hàng trăm người quanh quẩn ở nhà và dễ bị tấn công.

Thật may mắn, Microsoft 365 tích hợp các chức năng quản lý thiết bị di động mạnh mẽ, trong đó có cả tùy chọn loại bỏ quyền truy nhập của người dùng vào dữ liệu nhạy cảm trong khi thiết bị của họ bị thất lạc. Bằng cách này, cho dù thiết bị thất lạc đang ở đâu, dữ liệu nhạy cảm vẫn được bảo mật cao độ.

John’s Crazy Socks

Bạn thích chó corgi, thích chơi chữ hay hứng thú với Edgar Allen Poe? Dù sở thích của bạn là gì đi chăng nữa, bạn cũng sẽ tìm thấy những sản phẩm dệt kim nhiều màu sắc phù hợp với sở thích của mình tại John’s Crazy Socks, một công ty nhỏ đã gửi 43.000 đơn hàng tới 44 quốc gia trong năm kinh doanh đầu tiên. Cho dù khách hàng chọn những đôi tất phát sáng trong bóng tối, có mái tóc như nhân vật trong phim hoạt hình Trolls và có thể chải được hoặc muốn nâng cao nhận thức về các khuyết tật như chứng tự kỷ hoặc hội chứng Down, chỉ cần đơn hàng đến trước 15:00 thì “cao bồi giao tất” của công ty sẽ chuyển hàng đi cùng ngày.

Quản lý những biến động mạnh trong kinh doanh và bán những chiếc túi Monday Madness Mystery chứa những đôi tất được chọn ngẫu nhiên không phải là mối quan tâm duy nhất khi kinh doanh. Công ty cần các công cụ mới để xử lý dữ liệu doanh nghiệp và giúp nhân viên với số lượng ngày càng tăng luôn có thể kết nối với nhau (số lượng nhân viên của John’s Crazy Socks đã tăng từ 4 lên 35 nhân viên trong 10 tháng). Nhiều nhân viên làm việc bán thời gian để vẫn được hưởng các lợi ích dành cho người khuyết tật và họ không có sẵn máy tính để truy nhập ngoài giờ làm việc; trước giờ hầu hết họ đều chưa từng có địa chỉ email. Việc điều phối các ca trực và trao đổi thông tin về sự kiện với gia đình và người giám hộ đều diễn ra trên điện thoại hoặc qua các tài liệu in.

Một số nhân viên sử dụng chức năng cơ bản như email, lưu trữ và chia sẻ tệp, một số khác sử dụng thêm các tính năng cộng tác như Skype for Business và Teams. Đối với họ, năng suất và cộng tác cũng đồng nghĩa với bảo mật. Mọi người không cần nhớ tên người dùng và mật khẩu riêng rẽ để đăng nhập vào các ứng dụng họ sử dụng hàng ngày. Người đồng sáng lập công ty, Mark Cronin cho biết: “OneDrive hoạt động liền mạch với các ứng dụng Office mà chúng tôi sử dụng hàng ngày và được tích hợp trong đăng ký của chúng tôi, vì vậy giải pháp này dễ dàng hơn và tiết kiệm chi phí hơn so với việc sử dụng một giải pháp của bên thứ ba”.

Hoạt động như một doanh nghiệp nhỏ

Những câu chuyện này khiến tôi rất phấn khích về những gì chúng ta có thể làm được khi sở hữu các công cụ hiệu quả và bảo mật nhất. Bạn muốn biết thêm về xu hướng doanh nghiệp nhỏ và một số thiết bị mới tốt nhất trên thị trường cho các doanh nghiệp nhỏ? Hãy xem mục Coffee Across America mới dành cho Tuần Doanh nghiệp nhỏ quốc gia.