4 bước để gắn kết nhân viên bằng các sự kiện trực tiếp mới trong Microsoft 365
Đầu tháng này, chúng tôi đã công bố về các chức năng sự kiện thông minh mới trong Microsoft 365, cho phép tất cả mọi người tạo sự kiện theo yêu cầu và trực tiếp cho nhóm và trên toàn tổ chức. Hôm nay, chúng tôi mời bạn sử dụng bản xem trước công khai của sự kiện trực tiếp trong Microsoft 365 và khám phá những cách thức mới để nuôi dưỡng sự kết nối và gắn bó giữa lãnh đạo và nhân viên ở mọi cấp bậc trong tổ chức của bạn.
Hơn bao giờ hết, nhân viên tại nơi làm việc hiện đại đang tìm kiếm môi trường làm việc khơi nguồn sáng tạo, giúp cuộc sống trở nên năng suất và viên mãn hơn, đồng thời vun đắp được cảm nhận về sự kết nối với sứ mệnh và mục đích trong tổ chức của họ.
Bước đầu tiên, vô cùng quan trọng để tổ chức của bạn phát triển trong môi trường văn hóa làm việc mới này là tạo nên sự đồng thuận giữa mọi người về những mục tiêu và mục đích chung. Các nhà lãnh đạo nhận ra rằng những tổ chức thực hiện tốt nhiệm vụ này sẽ có lợi thế trong việc thu hút và duy trì một đội ngũ nhân lực gắn kết.
Dưới đây là 4 cách để tổ chức của bạn tạo điều kiện cho lãnh đạo và nhân viên kết nối với nhau thông qua các sự kiện trực tiếp mới trong Microsoft 365:
1 — Sử dụng các sự kiện trực tiếp để khơi mào các cuộc thảo luận mang tính tương tác trên toàn tổ chức
Hiện tại, các nhà điều hành tại Microsoft — gồm cả CEO Satya Nadella — đều sử dụng Microsoft 365 để kết nối và liên lạc với nhân viên trên khắp thế giới. Giờ thì bất kỳ công ty hoặc tổ chức nào có Microsoft 365 đều có thể tạo ra những khoảnh khắc gắn kết cao như vậy, nơi mọi người tập trung vào các nhà lãnh đạo, cũng như thông điệp của họ và đặt câu hỏi để làm rõ hay củng cố các cuộc hội thoại trong cộng đồng.
Bằng cách sử dụng Microsoft Stream, Teams hoặc Yammer, bạn có thể tạo sự kiện trực tiếp bất kể người xem, nhóm hoặc cộng đồng của bạn đang ở đâu. Người dự nhận được thông báo và có thể tham gia trong thời gian thực, với video có độ phân giải cao và cuộc thảo luận mang tính tương tác bằng cách sử dụng web, thiết bị di động hoặc máy tính.
Sau sự kiện, thật dễ dàng để đưa bản ghi lên trang sự kiện, cho phép bạn xem sự kiện theo lịch biểu của riêng của mình và nhanh chóng cập nhật nhờ các tính năng AI mạnh mẽ giúp bạn khám phá những nội dung có trong bản ghi sự kiện. Nội dung bản ghi được tự động ghi ra văn bản và bản ghi còn phát hiện thay đổi về diễn giả — giúp đơn giản hóa việc tìm kiếm nội dung sau này.
Với những nhân viên ở múi giờ khác hoặc không thể tham dự trực tiếp, cuộc hội thoại vẫn tiếp diễn nên họ không mất đi cảm giác được kết nối với các nhà lãnh đạo và đồng nghiệp—giúp mọi người vượt qua ranh giới về địa lý hoặc tổ chức.
Sự kiện và bản ghi hoạt động trên nền tảng Microsoft Stream, dịch vụ video thông minh trong Office 365.
2 — Khuyến khích các cuộc hội thoại liên tục trong cộng đồng mở
Tạo điều kiện cho mọi người lên tiếng — trước, trong và sau sự kiện trực tiếp trong Microsoft 365 — với các cộng đồng Yammer mở rộng trên nhiều bộ phận hoặc trong toàn tổ chức. Việc cung cấp một diễn đàn để tiếng nói của nhân viên được lắng nghe là một phần quan trọng trong quá trình thay đổi văn hóa. Các cộng đồng này là nơi lúc nào mọi người cũng có thể truy nhập để đưa ra ý tưởng, vấn đề hoặc câu hỏi và là nơi các nhà lãnh đạo có thể trả lời một cách chân thực.
Một cộng đồng Yammer hoạt động sôi nổi sẽ xây dựng nên niềm tin cũng như đem lại cảm giác kết nối và gắn bó. Đồng thời, nơi này cũng cung cấp một diễn đàn để những người không cảm thấy thoải mái khi lên tiếng trong sự kiện trực tuyến có thể kết nối trực tiếp với lãnh đạo.
Với tính năng dịch thông điệp nội tuyến, sự kiện trực tiếp trong Microsoft 365 hỗ trợ mọi người bày tỏ ý kiến bằng ngôn ngữ của họ.
3 — Tạo site mạng nội bộ để các nhà lãnh đạo chia sẻ sự kiện, blog, video, tin tức và tài nguyên
Liên lạc diện rộng với tư cách là nhà lãnh đạo thông qua sự hiện diện trực tuyến liên tục bằng những kênh video, hội thoại và nội dung ngay trong site liên lạc SharePoint. Bạn có thể tối ưu hóa cho blog và hoạt động phân phối tin tức, cũng như tăng cường sự gắn kết với nội dung liên quan, các cuộc thăm dò ý kiến và khảo sát cùng tính năng phân tích độc giả.
Đây cũng là một nơi rất hợp lý để chia sẻ bản ghi sự kiện cho việc xem lại. Chỉ cần tạo một trang dành riêng cho mỗi sự kiện để nhân viên có thể gửi câu hỏi và nhận xét trước. Sau đó, các nhà lãnh đạo và người tổ chức có thể dùng nội dung đầu vào này để tạo thông điệp và nội dung cho sự kiện.
4 — Lập kế hoạch liên lạc trong doanh nghiệp và đo lường sự tác động
Hoạt động liên lạc điều hành và nội bộ có thể thuộc sự quản lý của nhóm gồm một hoặc nhiều người — nhưng luôn cần được lên kế hoạch và thực thi một cách cẩn thận để đảm bảo thành công. Microsoft Teams — trung tâm dành cho làm việc nhóm trong Office 365 — là công cụ phù hợp một cách lý tưởng để cùng nhau tạo và sản xuất sự kiện, cũng như các hoạt động liên lạc điều hành khác. Công cụ này cung cấp hoạt động hậu trường hiệu quả cho sự kiện trực tiếp, mang đến cho bạn một không gian chung để làm việc với các diễn giả và phê duyệt nội dung trước khi chia sẻ với đối tượng người xem lớn hơn.
Sau khi bạn bắt đầu thu hút được người xem, mọi thông điệp trong cộng đồng Yammer đều hiển thị số lượng người mà bài đăng đã tiếp cận. Điều này giúp cả người tổ chức cộng đồng lẫn nhân viên đều nắm được mọi người đang đọc những gì. Thông tin chuyên sâu về nhóm thể hiện cách kiến thức và thông tin được tạo ra trong cộng đồng mang lại lợi ích cho mọi người — bất kể trạng thái tư cách thành viên của họ trong nhóm. Ví dụ: khách truy nhập thụ động có thể nhận được giá trị từ cuộc hội thoại nhóm và áp dụng thông tin đó ở nơi khác trong công việc hàng ngày. Bạn cũng có thể thấy số lượt xem bản ghi sự kiện và toàn bộ kênh, cũng như số người đã thích video. Trang và các bài viết tin tức cũng có các số liệu thống kê để bạn hiểu về độc giả.
Hỗ trợ tất cả các nhà lãnh đạo trên toàn tổ chức
Tất nhiên, việc lãnh đạo không chỉ nhắc đến các nhà lãnh đạo theo cơ cấu tổ chức. Nhà lãnh đạo trong cộng đồng có thể là chuyên gia về một chủ đề, người quản lý bộ phận hoặc những cá nhân nhiệt huyết đang dẫn dắt các lĩnh vực kiến thức chuyên môn, biện pháp nghiệp vụ hoặc nhóm có chung lợi ích. Vẫn với các chức năng này trong Microsoft 365, các nhà lãnh đạo ở mọi cấp độ có thể tạo và duy trì sự kết nối với cộng đồng của họ.
Patrick Yates, người quản lý lĩnh vực Đa dạng và Hòa nhập tại TDS Telecom, coi các kết nối cộng đồng và sự gắn kết là một phần quan trọng trong trải nghiệm của nhân viên, đồng thời là một lợi thế khi chiêu mộ nhân tài. “Khi thế hệ trẻ gia nhập đội ngũ nhân lực, họ đặc biệt mong muốn một môi trường hiện đại, hòa nhập — được trở thành một phần của cộng đồng thay vì chỉ là một cá nhân.”
Kết nối nhân viên và lãnh đạo ngay hôm nay
Trải nghiệm bản xem trước công khai của sự kiện trực tiếp trong Microsoft 365 và bắt đầu kết nối lãnh đạo với nhân viên ngay hôm nay. Chúng tôi sẽ bổ sung các tính năng và chức năng khác dựa trên phản hồi của bạn trong Cộng đồng kỹ thuật.
Để tạo sự kiện trực tiếp, bạn sẽ cần có giấy phép Office 365 E3 hoặc E5 và phải được người quản trị cho phép thực hiện. Để tham dự sự kiện trực tiếp, bạn cần có giấy phép Office 365 dành cho người dùng được xác thực. Có thể truy nhập (ẩn danh) công khai trong các cấu hình cụ thể.
Để tìm hiểu thêm, hãy truy nhập mục Kết nối lãnh đạo và nhân viên trên Office.com và để biết thêm thông tin về các chức năng sự kiện thông minh, hãy truy nhập các bài đăng về sự kiện trực tiếp trong Microsoft 365 trên Cộng đồng kỹ thuật.