Quản trị dữ liệu là gì?
Quản trị dữ liệu là chìa khóa để quản lý và bảo mật dữ liệu doanh nghiệp. Tìm hiểu các khái niệm cốt lõi và biện pháp tốt nhất về quản trị dữ liệu.
Định nghĩa về quản trị dữ liệu
Quản trị dữ liệu là hệ thống các chính sách nội bộ mà các tổ chức sử dụng để quản lý, truy nhập và bảo mật dữ liệu doanh nghiệp. Mặc dù hệ thống trong các tổ chức có thể khác nhau về độ phức tạp, nhưng chúng luôn có một số đặc điểm chung: quy trình nội bộ, chính sách, vai trò được xác định, số liệu và tiêu chuẩn tuân thủ. Mục tiêu của hệ thống là giúp mọi người sử dụng một cách hiệu quả và an toàn lượng lớn dữ liệu do các doanh nghiệp hiện nay tạo ra.
Bảo mật dữ liệu có vai trò vô cùng quan trọng. Do vậy, quy trình quản trị dữ liệu được thiết kế tốt không chỉ bảo vệ dữ liệu mà còn quản lý cả dữ liệu nhạy cảm từ khi tiếp nhận đến khi loại bỏ.
Tại sao quản trị dữ liệu lại quan trọng
Các công ty ngày càng phát triển, cũng như sử dụng và áp dụng nhiều các giải pháp công nghệ để hợp lý hóa hoạt động kinh doanh và mang lại giá trị cao hơn cho khách hàng. Quá trình chuyển đổi kỹ thuật số này tạo ra khối lượng dữ liệu ngày càng tăng (từ các nguồn như quy trình nội bộ và số liệu bên ngoài), đồng thời phá vỡ các xilô thông tin trong các tổ chức. Vậy làm thế nào để các tổ chức có thể sắp xếp mọi nội dung một cách khoa học?
Câu trả lời là quản trị dữ liệu. Quản trị dữ liệu an toàn giúp sắp xếp dữ liệu khoa học và nhất quán, xác định ai có thể và không thể truy nhập dữ liệu, đồng thời giúp các tổ chức xử lý dữ liệu – đặc biệt là dữ liệu khách hàng – tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định có liên quan.
Quy trình quản trị dữ liệu được thiết kế tốt sẽ phù hợp với nhu cầu của tổ chức – dung lượng dữ liệu, quyền, yêu cầu tuân thủ – cả ở hiện tại và tương lai. Các hệ thống thành công nhất là những hệ thống có thể phát triển khi tổ chức thay đổi.
Lợi ích của quản trị dữ liệu
Quy trình quản trị dữ liệu được thiết kế tốt sẽ mang đến cho các tổ chức nhiều lợi ích khác nhau.
-
Một nguồn đáng tin cậy duy nhất
Dữ liệu nhất quán làm tăng cơ hội mang lại sự linh hoạt nội bộ khi tất cả những người ra quyết định đều có quyền truy nhập vào cùng một thông tin.
-
Chất lượng dữ liệu được cải thiện
Các tổ chức đưa ra quyết định sáng suốt hơn khi có thể sử dụng dữ liệu đầy đủ, nhất quán một cách an toàn.
-
Hoạt động quản lý dữ liệu được cải thiện
Các tổ chức có thể giải quyết các nhu cầu một cách nhanh chóng và nhất quán nhờ có quy tắc ứng xử và các biện pháp tốt nhất dành cho dữ liệu.
-
Tuân thủ nhanh hơn, nhất quán hơn
Một chiến lược quản trị dữ liệu có thể được xây dựng với cân nhắc về tuân thủ ở mọi giai đoạn để giúp các tổ chức xử lý và loại bỏ dữ liệu chính xác.
-
Giảm chi phí và tăng giá trị
Dữ liệu nhất quán tạo điều kiện thuận lợi cho hiệu quả hoạt động, việc kiểm toán trong tương lai cũng như việc phân bổ hiệu quả thời gian và tài nguyên.
Những thách thức đối với quản trị dữ liệu
Mặc dù một chiến lược quản trị dữ liệu mới có thể mang lại lợi ích lớn cho các tổ chức, nhưng thường cũng sẽ kéo theo một số thách thức cần được giải quyết. Một số thách thức trong số này bao gồm:
Việc tiếp nhận của tổ chức. Dữ liệu được quản lý tốt chỉ hữu ích khi tổ chức nắm được tình trạng sẵn dùng của dữ liệu đó. Hoạt động quản trị dữ liệu sẽ thành công nhất khi mọi nhóm – lãnh đạo điều hành, các bên liên quan của doanh nghiệp, chuyên gia dữ liệu – được trao quyền sử dụng dữ liệu của tổ chức thông qua việc đào tạo xây dựng kỹ năng.
Vai trò và trách nhiệm xác định. Trong quy trình tiếp nhận, việc xác định vai trò và trách nhiệm quản trị dữ liệu sẽ giúp mọi người hiểu rõ ai quản lý khía cạnh nào của quy trình. Các vai trò có thể bao gồm các chức danh như giám đốc dữ liệu hoặc người quản lý dữ liệu – mỗi tổ chức có thể tự quyết định loại cấu trúc nhóm quản trị dữ liệu nào phù hợp nhất với nhu cầu và nguồn lực sẵn có của họ.
Dữ liệu trong xilô. Sự phân chia nội bộ trong tổ chức dữ liệu tạo ra các xilô – những trụ cột dữ liệu bị tách biệt khỏi các khu vực khác của tổ chức. Điều này có thể dẫn đến dữ liệu trùng lặp hoặc không nhất quán khi mọi thứ được hợp nhất. Dọn dẹp và chuẩn bị dữ liệu là một bước cần thiết để triển khai chiến lược quản trị dữ liệu thành công – để thu được dữ liệu tốt, phải đưa vào dữ liệu tốt.
Cách thức hoạt động của quản trị dữ liệu
Một phần quan trọng của quản trị dữ liệu là hoạt động quản lý dữ liệu từ khi tiếp nhận đến khi loại bỏ, thường sử dụng các công cụ quản trị dữ liệu. Chi tiết có thể khác nhau giữa các tổ chức và trường hợp sử dụng, nhưng quy trình quản lý này bao gồm ít nhất các bước sau:
- Tiếp nhận. Các công ty không chỉ quản lý việc thu thập an toàn dữ liệu mới (các nguồn như thiết bị và ứng dụng Vật dụng kết nối Internet) mà còn cả dữ liệu hiện có được thu thập trước khi triển khai chiến lược quản trị dữ liệu.
- Dung lượng lưu trữ. Các công ty quyết định cách thức và nơi lưu trữ tất cả dữ liệu họ thu thập.
- Phân loại. Dữ liệu được phân loại để có thể áp dụng các chính sách chính xác (như thông tin nhận dạng cá nhân hoặc dữ liệu nhạy cảm).
- Chia sẻ. Sau khi được sắp xếp khoa học, dữ liệu sẽ được cung cấp cho những người dùng cần đến. Các chính sách phân loại và vai trò quản trị dữ liệu được xác định sẽ chỉ định người dùng nội bộ và bên ngoài nào có thể truy nhập loại dữ liệu nào.
- Lưu trữ. Một số dữ liệu chỉ cần thiết trong một khoảng thời gian giới hạn, nhưng có thể cần dùng để tham khảo sau. Các tổ chức xác định dữ liệu nào cần được lưu giữ và cách lưu trữ dữ liệu đó an toàn trong thời gian cần thiết.
- Loại bỏ. Một số dữ liệu không cần được giữ lại; trong các trường hợp khác, các tổ chức có thể được yêu cầu loại bỏ dữ liệu sau một khoảng thời gian nhất định. Trong các trường hợp này, dữ liệu được xóa một cách an toàn – các quy định về tuân thủ có thể yêu cầu các bước cụ thể hoặc bằng chứng về việc loại bỏ.
Trong tất cả các bước này, dữ liệu phải luôn được bảo mật và tuân thủ. Chiến lược quản trị dữ liệu được thiết kế tốt sẽ xác định các bước và quy định cần thiết để duy trì sự tuân thủ và bảo mật. Công cụ quản trị dữ liệu cũng có thể giúp đảm bảo rằng dữ liệu được bảo mật ở mọi giai đoạn của vòng đời dữ liệu.
Khuôn khổ quản trị dữ liệu
Khuôn khổ quản trị dữ liệu hoạt động như một bản kế hoạch chi tiết cho chiến lược dữ liệu của bạn. Khuôn khổ quản trị dữ liệu tích hợp các quy tắc, trách nhiệm, thủ tục và quy trình của bạn về cách quản lý các dòng dữ liệu trong dung lượng lưu trữ trên đám mây.
-
Bảo vệ thông tin
Áp dụng nhãn và mã hóa cho dữ liệu nhạy cảm.
-
Ngăn mất dữ liệu
Xác định và giúp ngăn chặn việc chia sẻ, truyền hoặc sử dụng dữ liệu nhạy cảm không an toàn hoặc không phù hợp, đặc biệt là để hỗ trợ việc tuân thủ theo quy định. Tìm hiểu thêm về tính năng ngăn mất dữ liệu..
-
Phân loại và khám phá dữ liệu
Tự động xác định và ghi tài nguyên dữ liệu của tổ chức bạn để cho phép tìm kiếm, mô tả và khám phá.
-
Phân loại dữ liệu
Gắn cho dữ liệu thẻ về thông tin, quyền riêng tư hoặc các mức phân loại độ nhạy cảm khác để đảm bảo việc bảo vệ và sử dụng dữ liệu phù hợp trong tương lai.
-
Quyền sở hữu dữ liệu
Đảm bảo rằng các nhóm hoặc cá nhân chịu trách nhiệm trong tổ chức có khả năng truy nhập, mô tả, bảo vệ và kiểm soát chất lượng dữ liệu.
-
Bảo mật dữ liệu
Sử dụng chức năng an ninh mạng để áp dụng các biện pháp bảo mật phù hợp (trong đó có mã hóa, làm rối và mã hóa thông báo) cho mỗi phân loại cũng như quản lý ngăn mất dữ liệu trong trường hợp xảy ra thảm họa hoặc tấn công qua mạng.
-
Chủ quyền dữ liệu và khả năng chia sẻ dữ liệu xuyên biên giới
Thiết lập các quy tắc tài phán và lệnh cấm đối với việc lưu trữ, truy nhập và xử lý dữ liệu.
-
Chất lượng dữ liệu
Đảm bảo rằng dữ liệu phù hợp với mục đích về tính chính xác, tính đầy đủ, tính nhất quán, sự hợp lệ, mức độ liên quan và tính kịp thời.
-
Quản lý vòng đời dữ liệu
Xác định lịch biểu lưu trữ dữ liệu với các yêu cầu về pháp lý, quy định và quyền riêng tư để dữ liệu được lấy nguồn, lưu trữ, xử lý, truy nhập và loại bỏ đúng cách.
-
Theo dõi quyền truy nhập và quyền sử dụng dữ liệu
Chỉ cấp quyền truy nhập dữ liệu cho những người cần truy nhập và cấp quyền truy nhập kiểm tra nhằm chứng minh và đảm bảo quyền kiểm soát.
-
Luồng xử lý dữ liệu
Theo dõi nguồn gốc, việc xử lý và sử dụng dữ liệu.
-
Quyền riêng tư dữ liệu
Giúp bảo vệ quyền riêng tư của các chủ thể dữ liệu bằng các quy trình và công nghệ phản ánh các luật theo quy định và về quyền riêng tư chi phối tổ chức của bạn.
-
Hợp đồng dữ liệu và quản lý nguồn tin cậy
Xác định các nguồn tin cậy và hợp đồng tiêu thụ dữ liệu để đảm bảo rằng dữ liệu được lấy từ một nguồn đáng tin cậy theo thỏa thuận.
-
Mục đích và việc sử dụng có đạo đức
Đảm bảo rằng dữ liệu đang được xử lý (đặc biệt là bằng AI và máy học) theo cách mà khách hàng mong đợi và tuân thủ quy tắc đạo đức của công ty bạn.
-
Quản lý dữ liệu chính
Cung cấp một dạng xem dữ liệu nhất quán, duy nhất mô tả các khía cạnh cốt lõi của một tổ chức (chẳng hạn như sản phẩm, khách hàng hoặc cấu trúc công ty) để đảm bảo việc sử dụng dữ liệu là chính xác và đáng tin cậy.
Công cụ và công nghệ quản trị dữ liệu
Các tổ chức có thể chọn phát triển hoặc xác định các công cụ và công nghệ quản trị dữ liệu phù hợp với cả nhu cầu hiện tại và tương lai của họ. Các công cụ quản trị dữ liệu có thể giúp:
- Cải thiện chất lượng dữ liệu thông qua việc xác thực, dọn dẹp và bổ sung.
- Thu thập và hiểu dữ liệu thông qua việc khám phá, tạo hồ sơ và so điểm chuẩn.
- Quản lý và theo dõi dữ liệu từ khi tiếp nhận đến khi loại bỏ.
- Phân loại dữ liệu cho mục đích nội bộ, chẳng hạn như để tăng mức độ liên quan hoặc khả năng tìm kiếm.
- Kiểm tra dữ liệu liên tục và trong thời gian thực.
- Hỗ trợ người đưa ra quyết định nội bộ hiểu dữ liệu và cách tổ chức sử dụng dữ liệu.
Các giải pháp trên nền điện toán đám mây, có thể mở rộng như giải pháp Quản lý vòng đời dữ liệu của Microsoft Purview được thiết kế để quản trị dữ liệu doanh nghiệp. Các giải pháp này giúp các tổ chức quản lý dữ liệu từ khi tiếp nhận đến khi loại bỏ, cho phép kiểm soát truy nhập và hỗ trợ kiểm soát chất lượng.
Các trụ cột quản trị dữ liệu
Các tổ chức có thể sử dụng các trụ cột này làm hướng dẫn khi thiết kế hệ thống quản trị dữ liệu của mình.
-
Quản trị
Việc thiết lập nhóm dữ liệu giúp các tổ chức quản trị các quy trình và khía cạnh khác nhau của hệ thống quản trị dữ liệu. Cách thiết lập nhóm tùy thuộc vào tài nguyên và mục tiêu dữ liệu của tổ chức.
-
Tiêu chuẩn
Các quy tắc quản trị dữ liệu – thường do nhóm dữ liệu xác định – giúp hệ thống tuân thủ cả quy trình nội bộ và mọi quy định tuân thủ có liên quan.
-
Trách nhiệm giải trình
Việc xác định vai trò và trách nhiệm giúp làm rõ ai phụ trách những thành phần quản trị nào.
-
Chất lượng
Các tiêu chuẩn chất lượng được thiết lập cho dữ liệu giúp cung cấp thông tin cho các quyết định kinh doanh.
-
Tính minh bạch
Theo dõi dữ liệu là việc cần thiết – không chỉ theo dõi bản thân dữ liệu mà theo dõi cả cách thu thập, lưu trữ, xử lý và loại bỏ dữ liệu để phục vụ các lần kiểm tra trong tương lai.
5 biện pháp tốt nhất về quản trị dữ liệu
Dưới đây là 5 biện pháp tốt nhất mà các tổ chức có thể làm theo khi phát triển và triển khai hệ thống quản trị dữ liệu của mình:
- Chỉ định người chịu trách nhiệm quản lý dữ liệu. Việc tiếp nhận quản trị dữ liệu bắt đầu ở bộ máy lãnh đạo. Người chịu trách nhiệm này đại diện cho các hệ thống và ủng hộ việc sử dụng hệ thống trong toàn tổ chức.
- Xây dựng một trường hợp kinh doanh. Xác định các mục tiêu và lợi ích của tổ chức nhằm lý giải cho thời gian và tài nguyên cần thiết để tạo hệ thống quản trị dữ liệu.
- Suy nghĩ vĩ mô, khởi đầu vi mô. Đặt mục tiêu dữ liệu ở mức cao, rồi thiết kế các đối tượng dự án chi tiết nhằm đạt được các mục tiêu đó.
- Xác định số liệu. Khi có rất nhiều dữ liệu đáng tin cậy có thể truy nhập, hãy thận trọng khi chọn đối tượng cần đo lường để các tổ chức sử dụng tài nguyên hiệu quả nhất.
- Liên lạc ngay tức thì. Ngay cả hoạt động quản trị dữ liệu được thiết kế thận trọng nhất cũng sẽ phát triển và thay đổi theo thời gian và mức sử dụng. Hãy tạo các cách cung cấp ý kiến phản hồi để nhóm dữ liệu có thể điều chỉnh hệ thống nhằm đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.
Các giải pháp quản trị dữ liệu
Các giải pháp công nghệ có thể giúp tạo điều kiện cũng như đơn giản hóa quy trình thiết kế và triển khai hoạt động quản trị dữ liệu an toàn. Các tổ chức có thể sử dụng những công cụ trên nền điện toán đám mây như giải pháp Quản lý vòng đời dữ liệu của Microsoft Purview để hợp nhất, phân loại, quản lý và loại bỏ dữ liệu trong khi vẫn duy trì việc tuân thủ theo quy định. Bằng cách sử dụng giải pháp công nghệ, các tổ chức có thể tự động hóa hoặc hợp lý hóa một số tác vụ quản lý dữ liệu nhất định trong khi giải phóng các tài nguyên nhóm dữ liệu để thực hiện các dự án quan trọng hơn.
Tìm hiểu thêm về Microsoft Security
Bảo vệ và quản trị thông tin
Giúp bảo vệ và quản trị dữ liệu ở mọi nơi bằng các giải pháp tích hợp sẵn, thông minh, hợp nhất và có thể mở rộng.
Bảo vệ thông tin của Microsoft Purview
Giúp bảo vệ và quản trị dữ liệu của bạn bằng các giải pháp tích hợp sẵn, thông minh, hợp nhất và có thể mở rộng.
Giải pháp Quản lý vòng đời dữ liệu của Microsoft Purview
Sử dụng tính năng quản trị thông tin để phân loại, lưu giữ, đánh giá, loại bỏ và quản lý nội dung.
Giải pháp Ngăn mất dữ liệu của Microsoft Purview
Xác định hành vi chia sẻ, truyền hoặc sử dụng dữ liệu nhạy cảm không phù hợp trên điểm cuối, ứng dụng và dịch vụ.
Câu hỏi thường gặp
-
Quản trị dữ liệu giúp sắp xếp khoa học và nhất quán dữ liệu của tổ chức, xác định ai có thể và không thể truy nhập dữ liệu, đồng thời tuân thủ cách sử dụng dữ liệu. Quản trị dữ liệu hỗ trợ cả nhu cầu hiện tại và tương lai của một tổ chức.
-
Khuôn khổ quản trị dữ liệu tích hợp các quy tắc, trách nhiệm, thủ tục và quy trình của bạn về cách quản lý các dòng dữ liệu trong dung lượng lưu trữ trên đám mây. Đây là nền tảng cho chiến lược dữ liệu của tổ chức. Khuôn khổ bao gồm một loạt các yếu tố, trong đó có bảo mật dữ liệu, quyền sở hữu, quyền riêng tư và phân loại.
-
Công cụ quản trị dữ liệu là các giải pháp công nghệ giúp phát triển và triển khai hoạt động quản trị dữ liệu. Các giải pháp này giúp các tổ chức quản lý dữ liệu một cách an toàn từ khi tiếp nhận đến khi loại bỏ, cho phép kiểm soát truy nhập và hỗ trợ kiểm soát chất lượng. Ví dụ: Giải pháp Quản lý vòng đời dữ liệu của Microsoft Purview là một giải pháp trên nền điện toán đám mây, có thể mở rộng dành cho hoạt động quản trị dữ liệu doanh nghiệp.
-
Các trụ cột quản trị dữ liệu chính bao gồm:
- Quản trị – thiết lập một nhóm dữ liệu chuyên môn.
- Tiêu chuẩn – thiết lập các quy tắc và quy định cho tất cả các khía cạnh của quản trị dữ liệu.
- Trách nhiệm – xác định các vai trò và trách nhiệm để luôn nêu rõ ai sở hữu những bộ phận và quy trình nào của hệ thống.
- Chất lượng – thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng dữ liệu cho tổ chức.
- Minh bạch – luôn theo dõi dữ liệu, bao gồm cả vòng đời và cách sử dụng.
-
Khi một nhóm dữ liệu được thành lập, hãy nêu rõ các mục tiêu của hệ thống. Xác định các vai trò và trách nhiệm chính, các quyền cần thiết và các tiêu chuẩn tuân thủ theo quy định. Xác định các giải pháp công nghệ và cơ hội xây dựng kỹ năng cho nhóm dữ liệu và các bên liên quan. Chia sẻ các tiêu chuẩn, công cụ và yêu cầu của hệ thống với tổ chức – điều chỉnh khi cần để phát triển và thích ứng.
Theo dõi Microsoft 365