美妆日化龙头企业以数字化转型稳固行业竞争地位，Microsoft 365 助力海外业务拓展

公司上云引领数字化转型，降低 IT 成本和风险

作为上云策略的第一步，上海家化最先从日常办公中最常使用的电子邮件系统入手，将本地的 Exchange Server 电子邮件系统迁移到了云端的 Exchange Online，让员工能够使用任意一台合规的联网设备访问自己的邮箱以及管理电子邮件、日历和联系人等，并从中体验到了云服务对 IT 成本和员工生产力的积极影响。

在这次初步尝试取得圆满成功的基础上，上海家化进一步推进公司上云策略的实施，还为员工推出了 Microsoft Teams 及其相关的配套服务。此举是为了让国内员工与海外收购企业员工之间更高效、更快捷地沟通、联络，密切配合；同时，Teams 也为公司员工赋予了更丰富的团队协作能力和更广泛的应用集成能力。

Microsoft 365 云服务为上海家化及其每位员工用户提供了大量的云存储空间，并为云端存储的数据提供了全方位的安全保护措施。随着公司跻身云端，上海家化的员工是最直接的受益者之一，他们只要接通互联网，无论身处何种场景，都能像在办公室中一样进行独立工作或团队协作，这一切都在随时随地发生。

最重要的是，公司不必为了解决繁琐的 IT 技术问题而投入宝贵的人力、时间和成本。同时，由于公司的 IT 基础设施位于云端，传统服务器相关的硬件、软件、占地和能耗成本几乎清零，而且节省下来的资金和场地还可以利用在能够产生更高回报的领域。

Microsoft 365 云服务在安全性方面要比原先的本地部署更加卓越，它提供了全面的多层安全机制，包括访问控制系统、持续威胁监控、传输中和静态数据加密、物理数据中心安全性、网络保护、应用程序安全性、数据冗余、持续验证、批量文件删除防护、可疑登录和活动监控等诸多安全保障手段。

Microsoft 的合规专家团队拥有数十个关键行业的合规认证，包括医疗保健、政府机构、金融业、教育业、制造业和媒体业等，而且还与全球范围内的政府机构、监管机构、标准制定机构以及非政府组织进行深入而广泛的合作，从而将最新、最全的合规标准体现在 Microsoft 365 云服务之中，再配以智能化的合规检查功能，这就为上海家化随时全方位掌握自身的合规状态提供了有利支持。

云上沟通推进数字化转型，国际化平台助力海外经营拓展

与本地部署的 Exchange Server 服务器相比，上海家化最新部署的 Exchange Online 采用按月支付的订阅计划，用户规模随时可以按需增减，服务费用灵活可控。最关键的是，Microsoft 365 提供的云邮箱具有超大存储空间，支持发送超大附件，不再受到本地环境存储空间大小的限制。无论是 Web 版 Outlook、移动版 Outlook 或桌面版 Outlook，员工都能无缝访问自己的电子邮箱、日历、联系人和任务，并在各种客户端之间保持同步。

上海家化感受到，在功能性方面，没有其他电子邮件系统可以与 Exchange Online 相提并论。Exchange Online 提供了快速、直观和方便的电子邮件用户体验，可以让员工快速查找电子邮件并获得准确的搜索结果；在安全性方面，它还提供了强大的垃圾邮件过滤功能，并能够主动监控危险和恶意软件和病毒，确保只有合规的电子邮件才能进入员工收件箱；在经济性方面，迁移到 Exchange Online 意味着上海家化再也不必亲自定期维护和重构电子邮件基础设施。

Microsoft Teams 在上海家化的国内外员工用户群中获得了快速普及和认可，它不仅发挥着即时沟通的作用，还为公司员工赋予了前所未有的实时协作能力。在团队协作中，频道对话为各位团队成员围绕特定话题进行沟通创造了便利条件，同时，与团队相关的各种资源，包括文档、应用、消息、会议等内容，都可经由 Teams 团队进行统一管理和访问，实现了透明化的团队沟通与协作。

Microsoft Teams 增强了上海家化的员工积极参与沟通与协作的兴趣和热情，所有信息和反馈都是第一时间传达到位，即使国内员工与海外同事之间的交流，也在 Teams 即时消息翻译功能的帮助下变得毫无障碍。在密切且坦诚的沟通氛围下，每个项目、每次活动都组织得井井有条。沟通的顺畅也带动了整体团队工作效率的提升，而工作效率的提升又触发了营收的增长。这让上海家化对数字化转型策略的成功实施充满了信心。

环境改造赋能数字化转型，引导办公体验持续改善

上海家化为了给员工打造全新的数字化职场，赋能本企业的数字化转型，已经对公司的办公设施进行了改造升级，并采用智慧办公空间解决方案来为办公设施提供智能化的软硬件配套支持。这套解决方案中的智能会议部分提供了基于多终端的会议室预定功能，可以让员工通过 UC 快速完成线上和线下会议以及会议室资源的预定，它利用物联网智能传感器硬件网络自动识别会议场景，自动控制和释放会议室资源，自动生成会议室数据报告。

通过对物理办公环境的改造，上海家化实现了合理、高效、智能的会议室分配和使用。综合考虑要召开会议的团队与会议室的距离、会议人数规模与会议室容量的匹配度、会议形式与会议室功能的匹配度以及会议时间的匹配度，在这些数据分析的基础上，智能化推荐和分配会议室。这让会议室资源的使用效率达到了极致。

智慧办公空间还可以与市场上主流的 OA 系统对接。在此基础上，上海家化将 Microsoft 365 解决方案与这套物联网智能硬件网络进行无缝集成，员工可以直接在 Outlook 个人日历上或在预约软件中预约会议，并实现 Outlook 日历与预约平台之间的双向同步。

由此可见，上海家化推行的数字化办公职场策略不仅体现在物理办公空间的改造上，还体现在虚拟办公空间的升级上。凭借 Microsoft 365 的全球无缝连接性，国内与国外的业务团队之间的远程会议都能实现数字化环境中的面对面顺畅交流。

在 Microsoft 365 的有力支撑下，上海家化完成了对虚拟办公环境的升级，兼顾到国外远程办公人员的会议需求和体验。不仅让国内外的员工可以直接在自己的工位上参加在线会议，还让远在国外的同事实现与国内同事面对面视频沟通。Microsoft Teams 为上海家化员工赋予的这种灵活的在线会议能力让他们可以随时随地在任意设备上安排和参加会议，会议场所不再拘泥于会议室。

除此之外，上海家化还采用 Intune 终端设备管理（MDM）为多种设备接入办公环境部署保护策略，确保在更加灵活的混合办公模式下，设备上的公司数据依然可以得到妥善保护。