如何让数以万计的员工在一夜间转变为远程办公?随着 COVID-19 疫情在全球蔓延,Microsoft 上周主要考虑了这一大问题。于是在上周三,我们采取了行动,发送了一封电子邮件,要求西雅图地区约 50,000 名 Microsoft 员工条件允许就在家办公。我们已经是重度 Teams 用户,但在首次全员远程办公的日子里,在美国的 Microsoft 员工该产品的使用率大幅上升。截至上周四,聊天量每周上升了 50%,会议量增加了 37%。此外,随着全球各地的职场人士都适应了仅通过在线会议、聊天和协作来完成工作,该产品在我们客户中的使用率也在上升。我们希望帮助每个人应对这一挑战。作为 Teams 背后的团队,我们花了很多时间来研究让在家办公保持高效、健康的最佳方式。所以我想分享以下秘诀。 继续阅读前,可参考此简要说明:我们持续努力,帮助每个人在这充满挑战的时期保持联系和高效工作,这些秘诀就是其中的一部分成果。上周,我分享了个人和组织可以如何免费获取 Teams,以及我们在这场危机中保持服务平稳运行的全面计划。我们还分享了来自世界各地客户和员工的精彩故事,包括香港特别行政区师生利用科技进行令人惊叹的电子学习创新,以及中国及其周边地区的客户发现持续推进工作的巧妙方法。而客户也在向我们寻求有关切换到远程办公的指导。在整个疫情期间,我们将继续提供各种秘诀、信息和鼓舞人心的客户案例,所以请继续关注本页面以了解相关内容。 开始使用 采用远程办公时,一些关键的习惯会帮助你取得成功。 设置工作区 如果你没有家庭办公室,请不要担心。你仍可以在家中高效办公。事实上,我们将 Teams 设计成了一个可以随身携带的虚拟办公室。虽然家中可能没有打印机、实体文件或桌面电话,但可以直接在 Teams 中拉取文档,安全存储文件以便适当的人员可以访问它们,还可快速加入通话和会议。在这一前提下,拥有一个专门的家庭工作区,让你可以在其中提高工作效率,并发出你处于“请勿打扰”模式的信号,这一点非常重要。你吃早餐的角落、卧室里安静的一隅、棋牌室中闲置的游戏桌,任何适合专注的区域都可以用作工作区。请不要担心工作区一整天下来会变得有点凌乱,视频会议时可以随时使用背景模糊,让团队成员只专注于你。 沟通、沟通、沟通 尽管许多人至少有部分时间都在家办公,但我们仍然依赖于以亲自到办公室为基础的节奏和核心工作时间。 在家办公时,你的日常节律可能会发生变化。需要平衡工作和照顾孩子的人尤其如此。请将你的工作时间明确告知团队成员和协作者,让他们知道在什么时候联系你。你还可以在 Teams 中设置状态消息以主动共享此信息。 此外,还要养成经常向团队成员汇报工作进度的习惯。全员远程办公的公司倾向于强调文档,因为这是在分开工作时保持联系的关键方式。建议在 Teams 频道中发布你发现的更新、见解和有用资源,让团队成员可以了解你在做些什么,即使没有机会在走廊对话。此后,他们可以在需要时在该频道内搜索想法或内容。 维护健康边界 没有了往常工作日的信号(例如去吃午餐或者通勤),停下来休息可能是一个挑战。远程办公的人有时会发现自己的工作时间延长了,没有暂停工作来锻炼、社交或好好吃饭。这很快就会导致压力和倦怠。请记住:健康第一。留出时间吃饭,喝足量的水,并提醒自己在一天结束时在精神上从远程办公“打卡下班”。这些行为不仅能让你保持健康,从长远来看,还有助于你提高工作效率。 进行有效会议 采用在线会议 在没有实体会议室的情况下,你可能会觉得将每个人聚集在一起是远程办公时最大的挑战。将会议移到 Teams 时,请确保所有会议都有虚拟“加入”选项,用于创建在线会议室。此外,如果参与者愿意,建议全部打开视频。面对面的互动对于让每个人融入其中很有帮助。Teams 有多种可选的认证相机已经耳机和扬声器等设备,以确保你和同事始终能够清晰通话。 用心与包容 改为使用在线会议,我们可能会失去一些视觉提示,无法了解同事在会议中是否有话要说。如果参与电话会议的人数过多,参与者可能难以分享自己的观点。会议组织者应经常暂停以邀请参与者提问,并提醒他们还可以使用会议聊天窗口来分享自己的想法。 录制会议 为了弥补面对面交流时间的不足,一些远程办公的人会安排额外的会议,以便与客户、合作伙伴和同事保持联系。重复预定可能很难避免。如果你的组织允许,请在 Teams 中录制会议,以便同事稍后跟进。如果你无法参与,请提醒组织者在你缺席时进行录制。如果你尝试记住参加会议时得到的信息,自动生成的脚本也非常有用。希望详细了解 Teams 会议?这里有更多秘诀供你学习。 保持连接 弥补缺少的走廊谈话 许多远程办公人员发现,关于办公室,他们最怀念的就是闲聊。在饮水机或小吃架旁聊天不仅使我们保持联系,还经常能让我们意料之外的重要信息或见解浮现出来。可以有意地接触同事,和他们交流。将聊天消息视为虚拟饮水机,并给自己设置提醒,定期与他人联系。表情符号、GIF 和贴纸是让闲聊保持轻松愉快的有趣方式。 让你的团队集合在一起