協助小型企業保護其最珍貴的資產：資料
世界各地的企業家需要面對各式各樣的挑戰，包括如何在緊縮的勞工市場吸引和留住人才，以及因應工作場所規範的變化，因此，提供可在任何裝置上使用的最新工具就變成了維持競爭力的要務。提高效率能讓您騰出時間做最擅長的事，並專注於客戶和員工。這時就需要適當的工具和技術。為確保能爭取到優秀的人才、擁有最新的工具，以及能夠隨時隨地工作，您必須以嶄新的方式保護資料，對抗不斷攀升且充滿威脅的情勢。
隨著 Windows 7 即將在 2020 年 1 月 14 日終止支援 (Office 2010 隨後也將緊接著終止支援)，請務必確保您不只擁有最具生產力的體驗，同時也擁有最安全的體驗。現代化裝置上的 Microsoft 365 商務版 (包含 Office 365、Windows 10 和最新安全性功能) 可確保您隨時隨地受到保護。
在本次的全國小型企業週，我們將慶祝使用 Microsoft 365 商務版促進成長、提高競爭力及提供卓越客戶體驗的小型企業，這些企業同時還能以共同作業和安全的方式獲得絕佳的工作成果。今天，我想要分享三個啟發人心的客戶案例，並宣佈推出能讓您開始進行自己轉型的優惠方案：Office 365 商務進階版每年訂閱可享有 15% 折扣：自 2019 年 5 月 5 日起到 2019 年 5 月 11 日止 (適用於美國)。
The PUR Company
在 2010 年，The PUR Company 創辦人暨執行長 Jay Klein 以「競選市長」般的心態挨家挨戶地傳播消息，讓大家知道 PUR 開發了無阿斯巴甜的口香糖。這些是推動企業成長的謙遜起步，讓這間公司現在能夠在 50 多個國家/地區和 50,000 個零售商店回報業績。儘管有這樣的全球影響，此企業與遍布於加拿大、美國和歐洲的 65 名員工仍有很大的成長空間。
在公司成長的同時，對於資料安全性、遠端共同作業和行動裝置管理的擔憂也隨之而生。PUR 選擇採用 Microsoft 365 來協助跟上其急速成長的步調，並在美味導向的市場中大獲成功。
隨著公司成長，同時也需要考慮員工入職與留任的現實情況。來自網路釣魚和其他惡意行為的安全性威脅開始不斷浮現。位於不同洲的員工需要更安全、立即且可靠的共同作業和通訊通道。他們需要的是無需現場維護且能跟隨其企業成長步調的解決方案，提供員工所需的立即可用共同作業、行動力和安全性功能。PUR 發現 Microsoft 365 能滿足所有這些需求。
員工現在使用 Teams 的持續聊天和文件共用功能來改善共同作業效率。此外，隨著公司的行動裝置使用量增加，靈活的裝置和 App 管理功能變得格外重要。PUR 使用 Intune 授與或移除行動裝置存取公司資料之權利，協助讓這些裝置符合公司安全性通訊協定，以及管理員工使用的行動裝置 App。透過採用 Intune，PUR 也已將新員工裝置設定作業的時間從一整天縮短為一小時。
雖然 The PUR Company 在通訊、安全性、行動力和深入解析方面已有實質的提升，PUR 員工與文化副總裁 Cerys Cook 認為人文影響是公司最大的成就。Cook 表示：「無論是從生活品質的角度來看，或是從員工留職率的商業導向觀點來看，我們的員工現在確實更有團隊歸屬感，就像一家人一樣。這對我們來說有很大的意義」。
Meals on Wheels
如果您或您摯愛的人行動受限，您應該能體會這是多麼令人無能為力的情形。Meals on Wheels 是一間非營利組織，志在為那些最需要的社會成員提供不單是食物，更是充滿人文關懷的服務。
為需要幫助的人們提供溫熱的餐點聽起來可能很簡單，但 Meals on Wheels 這個簡單的宗旨底下隱藏了多種複雜情況：志工人數的每日變動、不斷變化的委託人，以及大量需要幫助的人們。
除了管理 2,000 名志工的值勤表和其獨特的排程，為了將效率提升到最高，Meals on Wheels of Greenville County 例行地從多樣化來源擷取敏感性資料，這些資料包含捐贈者的付款資訊和委託人診斷。如何確保此資料的存取，同時採取相關步驟保護個人詳細資料，這是首要的優先考量。
為了先解決最重要的送餐最佳化需求，Meals on Wheels 同時採用了 Microsoft Teams 和 Microsoft SharePoint。Teams 可讓志工和員工透過語音、視訊或聊天功能，隨時隨地進行溝通。現在能夠輕鬆因應和追蹤出發前的臨時路線變更，而如果志工迷路或忘了其路線，也可以快速請求協助或重新查看當天的記錄。
有了上述全新共同作業功能後，Meals on Wheels of Greenville County 將其焦點轉向同等重要的安全性領域。此組織格外關注的是行動裝置管理。Meals on Wheels 的每個志工都需要存取敏感性委託人資料才能送餐，也就是說，只要有一個裝置遺失或放錯地方，可能就會讓數百名脆弱且困於家中的個體的個人資料暴露在外。
幸好，Microsoft 365 隨附強大的行動裝置管理功能，包括可在裝置遺失時移除使用者存取敏感性資料的權利。如此一來，無論遺失裝置最後的結果如何，仍可確保敏感性資料處於高度安全的狀態。
John’s Crazy Socks
無論您喜歡柯基犬、雙關語還是 Edgar Allen Poe，您都能在 John’s Crazy Socks 找到色彩繽紛且符合您興趣的襪子。這間小型公司在第一年就將 43,000 筆訂單銷售到 44 個國家/地區。無論客戶選擇能在黑暗中散發閃耀光芒的襪子、有可梳理頭髮的巨魔娃娃的襪子，或是能提升自閉症或唐氏症等身心障礙人士認知的襪子，如果在下午 3:00 前收到訂單，公司的「襪子達人」就會在同一天出貨。
管理業務的急遽變動和銷售隨選襪子的「星期一瘋狂神秘包」不只是唯一的獨特業務考量。此公司需要使用新工具來處理業務資料，並協助其不斷增加的員工彼此保持聯繫 (John’s Crazy Socks 在 10 個月內從 4 名員工擴增到 35 名員工)。為了避免失去身心障礙者的優勢，很多員工都是以兼職的方式工作，而他們缺乏能在公司外立即存取的電腦；大多數員工之前都沒有電子郵件地址。協調輪班以及與家人和監護人交換事件資訊都是透過電話或書面文件進行。
有些員工使用電子郵件和檔案儲存與共用等基本功能，而有些則使用更多共同作業功能，例如商務用 Skype 和 Teams。對他們來說，生產力和共同作業也代表安全性。員工不需要記得個別的使用者名稱和密碼，就能登入每天使用的 App。共同創辦人 Mark Cronin 表示：「OneDrive 能夠流暢地搭配我們每天使用的 Office App 運作，而且隨附於我們的訂閱中，這比使用協力廠商解決方案更簡單且更經濟實惠」。
用小型企業的方式工作
這些案例讓我非常期待大家能在擁有最具生產力且最安全的工具時達到哪些成果。想要深入了解小型企業趨勢和市面上某些適用於小型企業的最佳新裝置嗎？請觀看「全國小型企業週」的「美國各地的咖啡」部分。