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SharePoint 中的新式文件庫

上個月,我們發表了對 SharePoint 的未來的廣大願景,而今天,我們很高興地宣布,新式文件庫現在正在推出給全球所有 Office 365 商業客戶使用。若要深入了解新式文件庫的使用方式,請參閱文件庫是什麼?一文

新增功能

協助使用者能順利共用檔案並協作處理內容,始終是我們的首要任務。因此,為了提供更優質的使用體驗,我們致力打造更快、更直觀易用的回應式文件庫。

讓我們一起看看新增功能:

新式文件庫體驗,顯示了釘選到頂端的兩份文件和一個連結。

使用者介面

新式文件庫結合了 SharePoint 的強大功能與 OneDrive 易於使用的特性:新式文件庫的使用者介面經過更新後,提供了與 OneDrive 類似的使用體驗,因此,要在瀏覽器中建立新資料夾和上傳檔案變得更直覺易懂了。功能區也全面換成簡潔的命令列,方便您使用與工作相關的智慧型命令。如果組織自訂的功能區含有對應至企業中重要商務功能的按鈕,則這些按鈕也會出現在命令列中。這次更新後,每個新 Office 365 群組均可使用完整的新式文件庫來取代舊版的「檔案」頁面。

輕鬆醒目標示重要文件:按一下 [釘選到頂端],即可將文件新增至任何畫面檢視中不需捲動頁面捲軸即可看見的位置。

從命令列複製與移動檔案:複製功能並不稀奇,但若要顯示您的資訊架構並即時建立新資料夾,複製與移動手勢就非常聰明實用。

從 SharePoint 命令列複製檔案。

從其他文件庫匯入檔案:您再也不必建立一大堆複本。文件庫也會聰明地記住您在 SharePoint 中使用過的其他檔案。如此一來,您可以將其他文件庫的其他檔案以連結形式匯入文件庫中,而不必在多個網站之間複製檔案。您還是看得到原生檔案的縮圖和中繼資料。而且 SharePoint 會向您顯示最近的文件清單,所以您不必剪下並貼上連結。

在新式文件庫中建立連結。

個人化

精簡的個人化檢視:新型文件庫可讓您直接在主頁面中將檔案進行分類,不必另外點進系統管理畫面中。您也可以按住並拖曳欄來調整欄大小,以及使用欄標題來進行排序、篩選及分類。若要開放文件庫中的所有使用者存取該檢視,只要按一下 [儲存檢視] 即可。

回應式與易於使用的設計:行動瀏覽器的功能和桌面瀏覽器完全相同,因此每個使用者都能透過 SharePoint 享有高生產力,無論他們是用滑鼠、鍵盤、觸控或是螢幕助讀程式進行操作,都一樣好用!

中繼資料

現在內嵌提供文件中繼資料:現在,您可以從資訊面板的主檢視中直接編輯中繼資料,再也無須連點好幾下畫面才能套用更新!如果您所使用的檢視是按照中繼資料將檔案分門別類,就可以在不同群組之間拖放檔案,藉此更新中繼資料。此外,如果您缺少必要權限,文件也不會因強制簽出而隱藏;您會在可以輸入資料時收到提醒。

一站式購物,全面取得文件相關的所有資訊:幸虧整合了 Office Online,現在您可以在資訊面板頂端瀏覽完整的文件預覽。面板提供了中繼資料,包括近期活動的記錄、檔案更新,以及收到檔案共用邀請的使用者。您也可以邀請更多使用者,或是立即停止所有共用功能。其實所有其他的檔案屬性都會一併顯示,即使是我們未提到的資訊也一樣。

文件資訊面板。

一樣道地的 SharePoint 體驗:雖然我們增強了文件庫的功能,以盡可能降低操作難度,從而提高生產力,但我們知道 SharePoint 的魅力向來在於您可為小組打造專屬文件庫的能力,還有 SharePoint 中以往最常用的內容類型、取回/簽出、版本、記錄管理和工作流程。別擔心,新式文件庫仍承襲了上述所有優點。

瀏覽

新式文件庫帶入 Office 365 群組:為了增強群組檔案的內容管理功能,屬於 Office 365 群組的文件庫會在頁面頂端加入全新的標題控制項。 有別於舊版控制項具備了群組交談、行事曆和成員管理的多個連結,新版標題控制項只有一個連往群組交談的連結,不過使用者可從該處再連往行事曆和成員管理。

開始使用新式文件庫

由於我們即將正式推出新式文件庫,我們了解管理整體使用者體驗將有幾個至關重要的重點面向。

因為使用上的難易度取決於可管理的程度,因此我們授與 IT 人員控管體驗的能力。您可能已準備好全面採用這項新功能,或是考慮繼續使用傳統模式,等到使用者準備就緒後再切換。我們在租用戶、網站集合及文件庫層級授與您使用傳統或新式外觀的完整控制能力

當我們在 6 月下旬正式推出新式文件庫時,這個選項會成為大多數文件庫的全新預設選項。不過,我們也會在文件庫實際推出前,加入租用戶和系統管理控制項;要是您不打算採用,可以在使用者開始看到新體驗之前早一步停用。此外,我們也加入了自訂內容的偵測功能,因此,當偵測到特定功能和自訂內容無法在新式體驗中運作時,就會自動切換回傳統模式

使用者與開發人員在適應並改用新功能之際,傳統模式在 2017 年仍然會繼續運作。請參閱文件庫是什麼?的 support.office.com 文章,以了解詳細資料。

不僅止於此

從 4 月起,參與初次發行計劃的客戶就已開始使用眾多這類新功能,而他們的意見反應也為我們引導了改進的方向,並促成今日宣布的全新改良功能。您可以在 Yammer 上的 Office 365 網路上加入交談,並針對即將成為一般版本的改良功能參與討論。除了新式文件庫體驗以外,如需小組網站未來發展的介紹,請參閱SharePoint – 行動智慧型內部網路

您的心聲,我們都聽見了!尤其是對於延展性與自訂的需求。因此,我們也預計在未來的更新中推出更多功能。我們計劃使用最新技術,以新增自訂頁面的功能。在此之前,自訂文件庫頁面將會繼續採用傳統模式。

此外,若要深入了解文件庫的使用方式與支援功能,請參閱什麼是文件庫?一文,並在 SharePoint Online 中試用新文件資料庫,並使用新式文件庫體驗內建的 [意見反應] 按鈕直接給予我們批評指教。

感謝您選用 SharePoint。

SharePoint 小組的資深產品經理 Chris McNulty (@cmcnulty2000)

常見問題集

問:新的文件庫是否支援自訂功能?

答: 是,新式文件庫會繼續支援代表功能表和命令動作的宣告式 CustomActions。利用該機制的已部署現行解決方案應會繼續如常運作,而除了傳統模式的功能區之外,動作會顯示在新命令介面中。目前系統並不支援部署指令碼、JSLinks 和頁面上其他網頁組件的 CustomActions。若您的環境需採用上述不支援的功能,建議您目前繼續使用傳統模式。

問:還會繼續支援傳統模式多久?

答: 針對任何可能破壞使用者體驗 (如文件庫) 的情形,我們理解必須要有充分的測試與準備。我們預計這兩種模式會並行運作至 2017 年。

問:這些新式體驗會在內部部署伺服器中推出嗎?

答: 將新式體驗帶入 SharePoint Server 2016 是我們主要的願景,也是藍圖的主要目標。但是,對於新型體驗在內部部署伺服器的實現方式和時間點,我們目前無法提供任何相關資訊。

問:哪個版本的 Internet Explorer 與新式文件庫搭配使用的效果最佳?

答: SharePoint Online 支援最新版 Safari、Firefox、Chrome、Microsoft Edge 瀏覽器及 Internet Explorer 10 和 11。一般而言,我們已不再支援舊版 Internet Explorer。Internet Explorer 8 和 9 先前在 SharePoint Online 中被形容為「體驗品質下降」。這些舊版瀏覽器的使用者應繼續使用傳統模式,或是升級至目前支援的版本 (建議選項)。