透過 Microsoft Teams 提升前線醫護工作者的工作效率
醫療保健持續經歷轉型，這個產業如今面臨了前所未有的挑戰與更新更複雜的期望，在創新和成長方面也遇上了更吸引人的機會。轉型的中心就是前線醫護工作者：醫生、護理師和照護團隊，他們努力協助我們保持安全和健康。醫護工作者幾乎參與了病患在療程之旅的每一步，並且還要維護我們的醫療保健系統基礎，他們需要最新的工具保持互動、連繫彼此和提高生產力，以便提供最佳的照護。越來越多組織採用技術來支援前線醫護工作者，我們也看到，在 2020 年 3 月到 2021 年 11 月之間，這個產業的每月 Microsoft Teams 使用量成長了 560% 以上。 Microsoft 立下支援醫護工作者的承諾，希望設計出可以協助改善生活的產品，造福前線以及受他們照護的病患。為了達成這點，我們投入相關產品開發，讓照護團隊順暢地保持連繫、提供能有效率管理並激勵照護團隊的解決方案，並提升組織的能力以適應動態且快速變化的醫療保健環境。我很高興宣布，Microsoft Teams 推出多項能讓體驗更輕鬆的產品。完美的虛擬約會體驗我們很高興在本週的 HIMSS 醫療保健會議上宣布，Microsoft Teams 為虛擬約會推出全新功能。我們發現，醫療保健產業在疫情期間對虛擬約會的採用量大幅提升，而且我們持續看到明顯的成長。這樣的趨勢將成為常態，當中的使用案例是醫療保健和許多其他重要產業未來的核心。Teams 為病患和服務提供者提供簡單方便的遠距健康工作流程體驗，並以 Microsoft Cloud for Healthcare 這股動力為基礎，新增下列新功能：排程隨選約會 (預覽版，2022 年 4 月推出)病患可以向服務提供者要求隨選約會。使用隨選排程的組織可以透過 Teams 中的 Microsoft Bookings 應用程式，在佇列檢視中查看並監控隨選約會。這是源於已公開推出的排程約會，以其中的候診室和排隊功能為建立基礎。透過 Microsoft Forms 收集虛擬約會的重要資訊 (預覽版)透過 Microsoft Forms 和 Microsoft Bookings 應用程式的整合結果，在 Teams 中的虛擬約會收集病患的分級資訊。啟用應用程式後，醫療保健組織就可使用這項功能，在門診時間收集並檢閱病患的回應。現已公開推出可協助確認病患裝置正確執行約會的功能新的裝置測試功能可讓病患在虛擬約會開始前測試期硬體設定，協助避免出現無人赴約的情況。讓病患和服務提供者專注在約會本身，而花費較少的時間在技術挑戰上。這項功能現在可透過 Microsoft Teams EHR 連接器取得。傳送簡訊約會提醒 (預覽版，2022 年 4
檢視 Microsoft Teams 會議中的即時謄寫、追蹤 Excel 修訂內容，並提升混合式工作安全性，以下是 Microsoft 365 的新增功能
由於世界各地的客戶都在尋找讓員工進行混合式工作的新方法，因此我們致力於為他們提供可讓所有人在家裡、辦公室和任何地方進行聯繫和共同作業的體驗。從檢視 Microsoft Teams 會議期間的即時謄寫和追蹤 Microsoft Excel 文件中的修訂內容到探索和保護非受控裝置，這些都是我們這個月宣布推出的 Microsoft 365 新功能，專為支援混合式工作所需的彈性所設計。其他重點功能包括能夠使用 AI 將 Microsoft Word 文件轉換為精美的 PowerPoint 簡報、Teams 中的投票擴充功能，以及更新的適用於 Mac 應用程式的遠端桌面。一起來深入了解。讓會議更具互動性、包容性和生產力這個月，我們宣布推出 Teams 會議的即時謄寫、新的投票功能，以及正式發行會議重點回顧功能。擴充存取功能並簡化 Teams 會議中的投票管理上個月，我們宣布推出多項新功能，可協助您使用投票功能提供順暢且互動的會議體驗。我們擴充了投票的存取功能，讓以外部來賓身分加入或從 Teams 行動裝置應用程式加入的會議出席者能夠享有相同品質的體驗。此外，會議主持人和召集人很快將能啟動兩種新的投票類型 (開放文字和複選測驗)，提供更多有助於確保傾聽出席者心聲和提高參與度的選項。我們也推出了智慧型投票建議 (這有助於將建立投票所需的工作減到最少)、會議後投票深入解析 (有助於發現會議參與度指標)，並且能夠讓您針對收集到的資訊採取行動。這些功能將在接下來幾週推出。 透過即時謄寫，讓會議更具包容性和生產力即時謄寫可讓會議參與者跟著會議視訊或音訊即時追蹤和檢閱交談 (提供英文 (美國) 版)。這為聽力障礙或語言精通程度不同的參與者提高了包容性。遲到或錯過會議的出席者也可以閱讀之前討論的內容並依演講者搜尋謄寫內容，輕鬆跟上進度。參與者也可以選擇不在會議謄寫內容中表明身分。租用戶系統管理員需要開啟允許謄寫原則，才能啟用即時謄寫。會議結束後，透過會議重點回顧隨時掌握最新狀態，並持續推動工作進度Microsoft Teams 現在會透過在會議 [聊天] 索引標籤內與參與者分享，以及可在 [詳細資料] 索引標籤中檢視的會議錄製內容、謄寫、聊天和附加檔案來提供重點回顧。錯過會議、遲到或想回顧討論內容的人員，可分別播放錄製內容或檢閱謄寫。現已推出會議重點回顧功能。在 Excel 活頁簿中更輕鬆地進行共同作業、保持井然有序，並節省建立簡報所需的時間這個月，我們宣布針對 Microsoft 365 應用程式推出使用者長期要求加入的幾項功能。透過 Excel 活頁簿的顯示修訂功能，自信流暢地共同作業隆重推出最多使用者要求加入的其中一項 Excel 功能：追蹤修訂功能。現在，您可以查看誰變更了哪些內容、變更時間、變更位置的詳細資料，並提供儲存格先前的值，供您快速還原。您可以選取任何工作表、範圍或個別儲存格以縮小變更清單的範圍，藉此查看所有變更，包括大量編輯。現已推出 [顯示變更]。只要按幾下滑鼠，就能將 Word 文件轉換成 PowerPoint 簡報上個月，我們宣布在 Word 網頁版中推出新功能，讓您能將 Word
混合式工作登場。您準備好了嗎？
在 Microsoft，我們相信混合式工作是未來的趨勢。所有組織往後都需要一種新的作業模式來進行混合式工作，這是一種不用倚賴舊工作規範 (例如 8 小時、朝九晚五時段工作日) 的作業模式。 員工的期望已徹底改變，超過 80% 的經理表示他們預期在後疫情時代採用更具彈性的在家工作原則，而超過 70% 的員工表示他們計畫善加利用這些原則。若要在這個新世界競爭，領導者需在員工何時、何地以及如何工作方面擁有極致的靈活性。每位與我交談的客戶都想要打造動態、流暢以及具備雲端功能的工作環境，以提升員工工作效率。他們想要找出透過允許同步和非同步共同作業的解決方案，讓員工隨時隨地工作的方法。這是「整個組織」的轉變。從 IT 部門到人力資源、營運、行銷以及製造部門，這是一場需要整個組織的領導者一起重新思考工作的對話。 身為嶄新工作環境的學生，我們隨著工作的演變不斷實驗及分享我們學到的內容。今天，我想分享我們的方法來打造彈性的工作環境，以提升世界各地員工的工作效率。 這是由三個部分組成的策略：首先，建立原則以讓員工獲得極致的靈活性。其次，重新建構實際空間。 第三，投入可隨時隨地連繫每個人的技術。讓我們來看看每個部分。建立原則，讓員工獲得極致的靈活性您今天做出的選擇會影響組織好幾年。這是需要明確願景的時刻。您需要計畫和原則，讓您獲得極致的靈活性。這些決策將影響一切，包括如何塑造文化、如何吸引並保留人才、如何回應環境中的變更和未來創新。許多組織在彈性工作方面已堅定地向前邁進。Twitter 宣布他們的員工可以「永久」進行遠端工作。 Dropbox 宣布他們本質上會減少辦公室空間以專心工作，轉換實體位置以迎合會議和共同作業。 Spotify 希望以紐約和舊金山水準的薪資吸引人才，讓員工在世界各地進行遠端工作。Microsoft 的員工現在有長達 50% 的時間可在家工作。 如何讓員工獲得極致的靈活性始於回答重要問題：誰可以進行遠端工作？誰需要進到辦公室？需要待多久的時間？ 員工需要專心工作時，要在何處進行？那麼共同作業呢？ 在現今環境中，不斷發生的干擾 (自然災害、地緣政治事件和全球衛生危機) 是新常態的一部分，您需要做好回應突變的準備。 全新的彈性原則採用這些問題的解答並進行編纂，當員工進行實驗時，為他們提供明確性和指導方針。 重新建構實際空間決定好極致靈活性的原則後，就可以使用它們將您的做法引導至實際空間。從現在開始，我們將不再僅倚賴實際空間來進行共同作業、連繫及建立社會資本。但空間仍然很重要。我們是社會性動物，我們想聚在一起、互相交流想法並體驗面對面活動的能量。辦公室空間往後需搭起實體和數位世界之間的橋梁，並符合每個團隊與特定角色的需求。有意義的設計在 Microsoft，我們對員工進行調查並研究所有項目 (從社交圖譜乃至員工流量模式) 以了解如何為團隊提供需要的空間，並知道這些需求會隨著時間而演變。不常來辦公室的銷售小組可以採用辦公桌輪用制來預訂一天或一小時的工作站，而工程小組可能需要專用共同作業空間和工作站。為了容納遠端工作者，我們正在探索異地協同工作中心。因為我們知道我們的工作方式將持續演變，所以我們正在所設計的所有空間中建立靈活性。將實體與數位連結思考如何消除面對面與遠端體驗的差異也很重要。 當所有人都在辦公室時，一起工作是相當簡單的。 而在過去 12 個月內，我們已找出當所有人在家上班時完成工作的方式。 當某些人聚在一起工作，而其他人則是以虛擬方式參與時，如何處理其中的混亂是一項挑戰。 今日最先進的 Microsoft Teams 會議室包括高品質音訊和視訊，可協助所有人看見、聽見彼此。會議室相機可藉由框住會議室的人員或追隨主要的說話者，提供高畫質的視訊串流並將檢視最佳化。智慧喇叭可識別會議室中誰正在說話，並在會議轉錄內容中呈現個人名稱和檔案。即時輔助字幕、即時轉錄內容、舉手、表情符號和聊天等功能可協助人員追蹤並提供機會以非口頭方式或不打斷說話者的情況下發表意見。可在會議室與家中存取的數位白板能夠促進共同作業和共同創作。現場人員可以在 Surface Hub 上或是透過手機或膝上型電腦直接手寫，遠端的參與者可以在相同的共用數位畫布上繪圖。此外，我們的智慧型擷取相機可擷取、對焦、調整大小及增強類比白板影像和文字，因此即使有人站在白板前方，遠端出席者仍可即時清楚地看見腦力激盪。現在所有這些功能都可以在 Microsoft Teams 會議室中使用，但我們才剛開始而已。我們看到不久後會議會成為沈浸式體驗，讓我們隨時隨地都能「身歷其境」。 我們的未來願景包括變更會議室配置、增加多個螢幕以建立參與者、聊天、白板、內容和筆記的動態檢視，以及加強會議室內技術以協助遠端參與者追蹤並參與會議流程。 投入可隨時隨地連繫每個人的技術除了實際空間以外，您的極致靈活性計畫應包含促進團隊合作的技術，並且可打造新的數位員工體驗，無論員工身在何處都能進行追蹤。當疫情迫使世界各地的人不得不移轉至遠端工作時，視訊會議是人們用來連繫並讓工作持續進行的主要工具。與 COVID-19 發生之前相比，人們在這幾個月內參與的數位會議多了 55%，我們都感受到相關的壓力和疲勞感。視訊會議一直都很重要，但它只是一個工具，並不能提供推動混合式工作所需的溝通和共同作業基礎結構。Microsoft Teams 是唯一將會議、聊天、通話和共同作業合併在同一個位置的解決方案，全都與 Office 應用程式和商務程序自動化工具進行整合。 此外，它會開啟知識工作者與前線工作者之間的共同作業，並能夠自然整合同步和非同步工作。 它是唯一可完成這一切的應用程式，可提供支援整個組織工作流程的組織層。 過去一年以來，我們推出了超過 100 個 Teams 的新功能，都是專為極致靈活性所打造，之後還會推出更多新功能。但我們需要更進一步支援新興分散式工作模式。Microsoft Viva 是第一個專為混合式工作所設計的整合員工體驗平台。Teams 和 Viva 一起提供了技術平台，可供人員交流互動，並協助他們瀏覽新潮流。工作正在快速演變，無法回到疫情發生前的世界。 隨著疫苗開始在全球推出，世界各地的企業領導者需要新的作業模式計畫，也就是極致靈活性。雖然我們還在不斷學習，但很明顯所有組織都需要三個要素：新原則、重新設定的實際空間，以及將其全部繫結在一起的技術。 雖然未來仍有挑戰，但對於打造每天可讓人們隨時隨地保持連繫並展現最佳工作成效的未來，我們仍保持樂觀態度。
彈性工作將成為常態：適用於混合式工作環境的 Microsoft 365 解決方案
對某些人而言，2020 年就像是把工作和學習搬進家中的一年。而其他人則仍然要到工作場所上班，但多了在工作中保持自身安全和學習與遠端同事連線之新方式的挑戰。但實際上：2020 年是將工作與學習移至雲端的一年。而彈性工作顯然會成為常態：根據 Microsoft 工作趨勢指數所進行的研究，超過 80% 的經理表示他們預期在後疫情時代採用更具彈性的在家工作原則，而超過 70% 的員工表示他們期望善加利用這些原則。因此我們可以預期在接下來的數週與數個月內，將迎來重大改變。為了在新的混合式工作環境中蓬勃發展，人員與組織皆須流暢、動態和雲端支援的解決方案。Microsoft 為所有人建立能在新的混合式工作和學習環境中蓬勃發展的體驗。今天，我們在 Microsoft Ignite 宣布推出專為混合式工作環境所設計的新功能。從 Microsoft Teams 專為內部與外部出席者所設計的全新數位活動體驗乃至宣布關於 Microsoft Viva 的新可用性，有許多項目要與您分享。一起來深入了解。打破組織內的藩籬以輕鬆連結並進行共同作業與以往相比，無論您要邀請內部參與者、外部參與者或兩者，豐富的互動式數位活動是共同作業成功更重要的關鍵。我們即將推出的全新功能可讓您更輕鬆地在整個組織與各規模的活動中進行共同作業。 改善共同作業與知識管理Microsoft Teams 支援一系列的通訊需求，從小型的內部會議乃至大型的虛擬活動。現在有了 Teams，您可以為組織內外的人員輕鬆組織並舉辦多達 1,000 個出席者的互動式網路研討會。網路研討會包括端對端體驗，像是自訂註冊、豐富的簡報選項，以及停用出席者聊天和視訊的功能、活動後報告等主機控制項。而且如果您的網路研討會成長至超過 1,000 個出席者，Teams 將流暢地調整規模，以便為 10,000 人提供僅供檢視的廣播體驗。此外，在遠端工作增加的這段期間，於今年年底善加利用更大型的 20,000 人廣播。這些全新的活動功能已隨附於貴組織現今使用的許多 Office 和 Microsoft 方案！
從 Microsoft Teams 分組討論區到 To Do 的 AI - 以下是 1 月的 Microsoft 365 新增功能
如果企業領導者在今年學到了任何事情，那就是人們的力量可以帶來改變。從讓所有人更輕鬆地參與大型會議的體驗，到推動前線工作者的合作關係，我與我的團隊致力於協助我們的客戶使用技術激發員工的力量。在前往這個月的產品新聞之前，我想先推薦幾項可以支援這些工作的新資源。最近，我們發佈了名為工作韌性的網頁，示範 Microsoft 解決方案如何協助您強化員工、團隊和更大規模組織的韌性。我們也發佈了遠端團隊工作指南，與您分享如何透過 Microsoft 365 和 Microsoft Teams 隨時隨地發揮員工生產力並確保安全。而在本週稍早，我們推出了 WorkLab，這是以這一年來對疫情的研究與得到的教訓為根據，用於啟發未來工作方式的數位出版物。請務必查看全部三種資源，並告訴我們您的想法。好，前往產品新聞吧！Microsoft Teams 中的分組討論區、工作發佈、核准和更多功能Microsoft Teams 的新公告功能可讓所有人輕鬆參與大型會議、協助連結組織，以及提高前線零售工作者的效率等等。協助人們在大型虛擬會議中進行有意義的聯繫：我們很高興宣布，我們詢問度最高的其中一個 Microsoft Teams 功能現已公開推出！分組討論區可輕鬆將會議分成小組，方便進行討論、腦力激盪會議和小組學習。召集人可以輕鬆加入不同分組討論區、一次對所有討論區發佈公告，並可隨時將所有人召集回主要會議中。所有會議資產，包含會議檔案、白板、記錄和轉錄內容，都可供召集人檢閱並使用。透過工作發佈功能連結組織的企業辦公室到第一線人員：透過 Teams 中 Tasks 新的發佈功能，客戶現可在組織的所有位置大規模推動一致的執行作業。企業和地區的領導團隊可建立並傳送工作給可設定的相關位置 (包括特定的零售商店) 並透過自動即時報告追蹤這些商店的進度。經理擁有可在商店中輕鬆舉辦活動的工具，而前線工作者握有已排定優先順序的簡易清單，向他們顯示下一步的確切行動。工作目標、工作發佈和工作報告現已公開推出。若要在貴組織中設定 Tasks，請瀏覽我們的文件頁面以設定團隊目標階層。透過新的合作關係，在 Microsoft Teams 中整合員工管理：我們很高興宣布與夥伴 Blue Yonder 和 Reflexis 合作推出新的員工管理功能。透過這項新的整合，Microsoft Teams 現可提供更豐富且更一致的員工管理體驗，讓員工可以查看並調班、檢閱排程、進行變更等等，無需離開 Teams 即可完成全部操作。直接在 Microsoft Teams 中追蹤並管理核准以取得更快的結果：現已公開推出，「核准」可讓您直接在 Teams 中輕鬆建立、管理和分享核准。從您傳送聊天的相同位置、在頻道交談中或從「核准」應用程式本身快速開啟核准流程。只需選取核准類型，加入詳細資料，附加檔案，然後選擇核准者即可。一旦提交之後，其他人即可在需要時檢閱和回應。立即安裝「核准」應用程式以開始使用。簡化工作、清單和功能新功能有助於讓您更輕鬆地優先排序並整理工作、隨時隨地存取清單，並在 Microsoft Excel 活頁簿中使用自訂功能。使用 iOS 版 Lists 行動裝置應用程式隨時隨地帶著您的清單：新的 iOS 版 Lists 行動裝置應用程式現可透過 iPhone 讓您存取清單並享有完整功能。這項新的體驗可讓您比以往更輕鬆地開啟現有的清單做為快速參考、在有想法時隨時新增或編輯清單項目，或者從頭或透過現成的範本建立新的清單。立即從 Apple
改善虛擬會議並提供線上諮詢 – 這裡是 3 月的 Microsoft 365 新增功能
這真是巨變的一個月。在短短幾週內，我們的工作和生活方式改變了。我們的客戶需求從未像目前這樣更明確或更急迫。而我們的首要任務是在這充滿挑戰的時刻，透過建立可協助您員工進行遠端工作的工具來滿足該需求、協助您尋找適合的數位工具，將您的個人活動轉換成虛擬活動，以及保護組織資產來協助您保護貴企業。 這個月，我們提供新功能，旨在協助您在 COVID-19 疫情期間與之後保持貴企業的運作而設計。Microsoft Teams 中的新功能，例如，協助您主持更有效、更具包容性且更專注的線上會議，並提供一對一諮詢的虛擬解決方案。SharePoint 中的危機管理網站可協助貴組織在緊急情況期間快速分享資訊。而 Outlook 中改善的搜尋體驗，可讓您在電子郵件和行事曆中快速找到所需的內容。 在下方，我們將介紹這個月的所有 Microsoft 365 新聞。但是在這之前，我想再次向您介紹每月的「現代化工作場所」播客。這次，主持人 Alex Bradley 和我會討論我們從 Microsoft 的經驗和客戶的經驗中所學到的遠端工作相關知識。來聽看看吧。 主持更具包容性、更專注的線上會議 這個月，我們宣布推出多項新 Teams 功能，反映我們承諾的兩件事：為客戶建立最佳線上會議體驗，以及將技術解決方案提供給第一線員工和醫護人員。 我們都參加過參與者在鍵盤上用力打字，或是有人坐在靠近後台正在運作的吸塵器旁邊這樣的遠端會議。即時降噪功能可將那些分散注意力的背景雜音降到最少，讓各位能聽清楚別人在說什麼。 在大型會議中，遠端參與者有時候卻很難找到機會發表意見。舉手功能讓會議中的任何人都可以傳送視覺訊號，讓別人知道他們想發表意見。 產業工作者需要有效溝通和共同作業，同時保持安全。透過 Teams 和 RealWear 頭戴式裝置之間的全新整合，第一線員工將能夠獲取資訊，並與工作現場的遠端專家進行語音式溝通。 進行虛擬會議是醫療保健病患諮詢、客戶會議或應徵者面試等情況的常見需求。這個月推出的 Teams 中的 Bookings 應用程式，可讓您輕鬆安排、管理和進行虛擬約會。 Teams 能讓您快速彈出單獨的聊天視窗，協助您簡化工作流程以及在各個進行中的交談之間更輕鬆地瀏覽。 離線和低頻寬支援讓您即使沒有網際網路連線，也能讀取聊天訊息和撰寫回應，無論您身在何處，都能更輕鬆地繼續進行工作。 我們也為 Teams 新增新裝置認證。Yealink VC210 (現在已公開推出) 為更小型的會議室提供簡單安裝和管理的會議體驗。此外，Bose 降噪耳機 700 UC 也將於春末開始販售。 最後，Teams 中的 Microsoft 365 商務語音目前已於美國推出，讓中小型企業隨時隨地撥打及接聽電話。我們也提供全新 Microsoft 365 企業版產品系列，其中包含第一線員工的額外授權選項。
居家隔離的第 2 週：我們從遠端作業中所學到的經驗
自從我們位於普吉特海灣的團隊改為進行遠端作業以來的這兩週，COVID-19 的疫情也變得更加嚴重。在世界各地，有許多人都選擇或被迫待在家中。在學校、教堂、企業和辦公室皆關閉的情況下，我們都開始發現整天和家人待在一起，同時還得嘗試保持生產力並與工作團隊維持聯繫，「實際上」是個什麼樣的情況。有太多東西需要我們去了解。目前的狀況，使我的團隊不得不重新審視從排程會議到團隊管理方式的所有事項，而且也有許多正在面臨相同狀況的客戶和我分享他們的心得。我想與各位分享我們作為一個完全實施遠端作業的團隊，迄今所發現到的一些重要事項。希望這些經驗可對您自身的工作情況有所幫助。 在開始之前，我想先提及一些事項：我們一直將此空間用來分享與 COVID-19 疫情相關的提示、客戶案例及資訊。這篇文章是我們於上週分享之文章的延續，該文章詳細說明使用 Microsoft Teams 進行遠端作業的提示。我們也提供將即時活動移至線上的指導方針，其中也詳細說明如何使用 Microsoft 工具，以及提供來自 Microsoft 活動領導人的見解。我們也分享來自 IT 部門和 CISO 的領導者針對那些領域的建議。我們在未來會持續於這裡張貼更多遠端作業內容，因此請經常回來查看。好了，接著來聊聊我們在過去兩週所學到的經驗。 1.分享在家工作的指導方針 大部分的組織都有關於員工應如何探索其辦公室環境的訓練手冊。當我們改為進行遠端作業時，我們很快就發現員工也需要此類型作業的指導方針。我們有許多人都是第一次進行遠端作業，而且幾乎沒有時間為這樣的改變做好準備。我們的團隊有以下問題：如何安排一個自己能保持專注的空間？在無法面對面的情況下，要如何保持聯繫？為什麼自己會覺得都沒有適合休息的時機？更別提家中如果還有孩子或其他需照顧之家庭成員 (也是許多人在這次疫情期間所面臨的現實) 的情況，因此一部分的員工一定會在工作上遇到困難。 為了解決此需求，我們在上週向員工發佈了一篇詳盡的在家工作指南。我們認為您可能也會用得上該指南，因此也為您建立了客戶版本，以便您與員工分享您覺得適用的資訊。該指南包含所有事項的具體提示，從設定實體和虛擬工作站，到與團隊成員溝通可用情況的最佳做法。 2.管理連續召開的會議 在辦公室中，連續召開的會議之間會存在自然的間隔。我們會沿著走廊行走、在桌子前坐下並等待其他人到場的一小段時間，以及在團隊成員互相打招呼並問候彼此時所發生的隨意攀談。通常，我們在工作時幾乎不會注意到這些短暫的喘息時間。只有在我們切換到遠端作業時，才發現這些喘息時間在舒緩參與多個會議的緊湊步調上扮演多麼重要的角色。 我們要如何確保自己能和團隊持續召開必要的會議，又能在會議之間稍作休息？我們鼓勵員工將會議安排在每小時或半小時之前的五分鐘結束。雖然這會稍微縮短會議時間，但是能避免因連續參與會議而可能產生的倦怠感。 3.建立讓人員稍作抽離的空間 在現實世界中工作時，我們每天都會尋找從工作中稍作抽離的方式，而且通常都會自然地完成。為家人做晚餐、在下班後的健身課程中與朋友見面，或是在每天搭巴士回家時放空一陣子，都可以幫助我們將自己從當天所發生的一切中抽離，並為接下來的事務做好準備。但即使是在最理想的情況下，從遠端工作中抽離並不是一件容易的事。為了幫助我們的員工，我們已經開始提供虛擬冥想課程，讓員工可以在需要從工作中抽離的時候加入。 如果您也想要這麼做，這裡有一些實用的提示，可與首次加入線上冥想課程的員工分享。首先，請找一個不會被打擾的安靜空間。接下來，請將您的麥克風設為靜音，讓其他人也可以享受靜謐。最後，請使用您的相機來觀看課程教練，以取得呼吸技巧的指導方針。當您覺得自己已掌握那些技巧時，您可以關閉相機以完全專注於沉澱思緒。 4.繼續推動團隊文化 從全體會議到慶祝小里程碑，良好的團隊文化需仰賴頻繁的聚會。在許多人突然改為進行遠端作業的情況下，很容易使人採取「僅限必要」的模式，並將重要活動和趣味團隊時間等活動推延到等一切都恢復正常之後再舉行。 我們發現在可行的情況下，最好持續鞏固團隊文化，即便我們必須以四散各處的方式來達成。已安排某個團隊成員的生日聚會？讓大家加入 Teams 會議，並分享各種慶祝生日的貼圖。有即將到來的大型現場銷售會議？開始了解如何以虛擬方式來加以舉辦。如果已經到了進行季度異地團隊建立活動的時候，那就著手進行吧。您的團隊一定早已做好分享想法及建立聯繫的準備。一開始，您可能會覺得很難以遠端方式舉行能協助鞏固團隊文化的聚會，但只要能幫助大家保持聯繫並繼續向前，這些額外的努力都是值得的。 5.
協助中小型企業利用 Teams 進行遠距工作
本週在普吉特灣 (Puget Sound) 地區，COVID-19 (新冠肺炎) 事態又有新的不利發展。隨著當地病例的不斷增加，美國政府通知眾多企業在疫情得到控制之前暫時營業。全國及世界各地的政府也採取了類似的措施。受到疫情嚴重打擊的中小企業，更是哀鴻遍野。各家餐館紛紛推出外賣服務，面對面服務迅速轉向數位解決方案，還有網路零售開始通宵營業，我們見證了他們的企業家精神。但是，隨著學校關閉、集體活動和賽事被取消，還有眾多企業要求員工遠距工作，我們的家庭和工作生活突然間 (有時候尷尬地) 消除了界限，我們都在努力保護企業和家庭的健康及安全。 我們知道作為一家中小企業，萬萬不能與外界失去聯繫。您需要繼續為現有客戶提供服務、推銷新業務、會見員工、盡一切努力保持公司的正常運轉，這些我們都明白。這就是為什麼我們要讓人人都可以用到 Microsoft Teams，甚至是那些沒有 Office 365 的組織。繼續閱讀並深入了解 Teams，以及如何立即開始使用它。 什麼是 Microsoft Teams？ Microsoft Teams 是一種軟體解決方案，讓中小企業能夠遠距執行許多重要的商務工作。透過 Teams，您可以與員工、客戶、供應商和合作夥伴進行虛擬聊天、協作和會面。Microsoft Office 應用程式直接內建在 Teams 中，因此您可以使用和共用那些在 Word、Excel、PowerPoint 和 Outlook 中建立的檔案，無需離開這個工具。最近，我在如何使用 Teams 開始遠距工作和我們的團隊分享各種小祕訣。如果您不熟悉這個工具或者必須遠距工作，它能幫助您兩者兼顧。 讓每個人都可以使用 Teams Teams 隨附於 Office 365。如果您的組織已取得 Office 365 的授權，則您已經擁有該授權，而且可以在此處登入。即便您沒有 Office 365，我們也希望在這段非常時期，每個人都可以使用 Teams。以下是幾個簡單的方法，馬上為公司中的所有使用者取得 Teams，即便您沒有 Office 365。 針對直接從 Microsoft.
使用 Microsoft Teams 從遠端工作，保持生產力
如何讓成千上萬名員工在一夜之間從遠端工作？隨著 COVID-19 疫情於世界各地爆發，這是我們 Microsoft 在上週最為關心的重大問題。然後，上週三，我們終於傳送電子郵件給西雅圖地區大約 5 萬名 Microsoft 員工，要求他們在情況允許時，盡可能在家工作。我們原本就已大量使用 Teams，但是全面實施遠端工作的頭幾天，美國地區 Microsoft 員工的使用量大幅增加。截至星期四當天結束為止，交談的使用量每週增加高達 50%，而會議的使用量則增加高達 37%。我們發現客戶的使用量也有所增加，因為世界各地的員工都在進行調整，以便完全於線上開會、交談和共同作業。我們希望協助每個人度過眼前的難關。身為 Teams 的幕後小組，我們投入了許多時間學習如何以最好的方式在家工作，同時兼顧工作效率與健康。因此，我想和您一起分享下列重要祕訣。 開始閱讀之前，我想先提醒您：這些祕訣是我們持續努力，協助每個人在此難關保持聯繫並維持生產力的成果。上週，我分享個人和組織如何免費取得 Teams，以及在此危機中讓服務順暢執行的全方位計畫。我們還分享全球客戶以及員工的精彩故事，包括香港教師和學生如何使用技術進行驚人的線上學習創新，以及位於中國和鄰近地區的客戶找到了哪些聰明的方式來維持工作的進行。不過，客戶也要求我們提供轉換至遠端工作的指導方針。我們會持續在疫情期間提供各項祕訣、資訊以及鼓舞人心的客戶案例，歡迎您隨時回到這裡了解這些訊息。 快速入門 轉換至遠端工作時，有幾個重要的習慣能為您奠定成功的基礎。 設立您的工作區 如果沒有居家辦公室，別擔心。您仍然可以在家中有效率地完成工作。事實上，我們已將 Teams 設計成可以讓您隨身攜帶的虛擬辦公室。即使家中沒有印表機、實體檔案或電話機，您也能直接在 Teams 提取文件、安全地將檔案儲存在適當人員可以存取的位置，以及迅速參與通話和會議。儘管如此，擁有一個專屬的居家工作區十分重要，能讓您保持工作效率並明確傳達請勿打擾的訊息。無論是早餐桌、臥室中安靜的一角、娛樂室裡閒置的遊戲桌，任何能讓您專心工作的地方都能成為工作區。不必擔心這些地方整齊與否，在參與視訊會議時，您隨時都能善加利用背景模糊功能，讓小組成員聚焦在您身上。 溝通、溝通、再溝通 儘管許多人至少都有一部分的時間在家工作，我們仍然會依循實際在辦公室培養的生活節奏與核心時間工作。 在家工作時，您的生活節奏可能會改變。這對於需要平衡工作和育兒時間的人來說更是如此。與您的小組成員和共同作業者明確溝通工作的時間，讓他們知道何時可以找到您。您也可以在 Teams 設定狀態訊息，主動分享這項資訊。 此外，養成經常提供小組成員進度報告的習慣。完全採用遠端工作的公司比較重視文件資料，因為當您與同事分開工作時，這是保持聯繫的關鍵方式。我們建議您將最新消息、深入解析和找到的實用資源都張貼到 Teams 頻道，這樣一來，即使您無法與小組成員在走廊交談，他們依然能隨時掌握您的工作進度。日後他們也能在頻道內搜尋，尋找所需的構想或內容。 維持健康的界線 少了平常工作的各項信號 (例如買午餐或通勤)，要知道何時可休息並不容易。遠端工作者有時會發現自己持續工作很長一段時間，期間沒有運動、與人交流或好好吃上一頓飯。這樣會迅速累積壓力、精疲力竭。請記得：永遠將您的健康擺在第一位。挪出時間吃飯、飲用足夠的水，並提醒自己每天遠端工作結束後要放鬆心情，不要惦記著工作。這些行為不只能讓您保持健康，長期下來還能協助您提高生產力。 以更有效率的方式召開會議 擁抱線上會議 在缺乏實體會議室的情況下，要集結所有人是遠端工作的最大挑戰。當您將會議移至 Teams 時，請確定所有會議都有虛擬「加入」選項，以建立線上會議室。此外，我們建議所有與會者在可以的情況下開啟視訊功能。面對面互動能夠強化每個人的聯繫與溝通。Teams 擁有多種經過認證的攝影機可供您選擇，也提供耳機和免持聽筒等裝置，確保您和同事能清晰的溝通。 謹慎與包容 採用線上會議可能會喪失一些我們仰賴的視覺提示，讓我們無法察覺同事是否想在會議中發表意見。參與電話會議的人數過多時，可能會讓與會者難以分享自己的觀點。會議召集人應該要經常創造停頓的空檔，邀請其他人提問，同時提醒出席者可以透過會議聊天視窗來分享想法。 錄製會議 為了彌補會面時間的不足，一些遠端工作者會安排額外會議，以便與客戶、合作夥伴與同事保持聯繫。這種情況下要避免時間衝突很困難。如果貴組織允許，請在 Teams 中錄製會議，以便同事日後掌握會議內容。如果無法親自出席會議，記得提醒召集人您會缺席並請他錄製會議。當您想要回想參與過的會議討論了哪些資訊時，自動產生謄寫也是相當實用的功能。想要深入了解 Teams 會議嗎？您可以在這裡了解更多祕訣。 保持聯繫 彌補缺少的走廊閒談 關於辦公室生活，許多遠端工作者發現他們最想念的是辦公室裡的隨意閒談。在飲水機或點心架前聊天不僅能讓我們保持聯繫，還常透露出我們意想不到的重要資訊或深入見解。請主動聯繫您的同事，並和他們溝通交流。您可以將聊天訊息視為您的虛擬飲水機，並為自己設定提醒，定期關心其他人的情況。表情圖示、GIF 和貼圖是能讓聊天者輕鬆愉快的娛樂方式。
在這段具挑戰性的時期遠端工作
COVID-19 已影響全球人們的生活。旅遊限制以及針對大型公共集會頒布的新規定已改變了數百萬人的日常生活。過去幾週，我的許多同事和客戶都在問：我們可以做些什麼來提供協助？ Lily Zheng 是我一位住在上海的好友兼同事。我們曾在中國共事過，不過大部分都是透過 Microsoft Teams 聯繫。最近，Lily 寫了一封信給當地的客戶，描述她和她的團隊在因應疫情爆發期間的遠端工作心得。她的信激勵了我們的團隊，讓人員在這段具挑戰性的時期免費使用 Microsoft Teams 移轉至遠端工作。我想和全球的人們分享，他們可能會從我們上海團隊的經驗中獲益。我希望您也跟我一樣覺得有幫助。 現在交給 Lily。 親愛的客戶， 我叫 Lily Zheng，是一名在上海生活和工作的 Microsoft 員工。隨著 COVID-19 疫情爆發不斷影響中國數百萬居民，我們經歷了遠端工作的高峰。就好像中國的每一所學校、醫院和企業，現在都成了一個個分散的組織，即使只是暫時的。從 COVID-19 這類的病毒疫情爆發，到突發的天氣緊急情況，很多原因讓遠端工作突然變得必要。因此，我想分享我在過去幾週學到的三個心得，以及從採用遠端工作的客戶所學到的三個心得。 和您們很多人一樣，我早在 1 月就開始聽到這種病毒，主要是在社交媒體上。但是直到農曆新年前，我才意識到事勢很嚴重。那時，由於春運人潮湧現，造成感染人數開始急劇攀升。1 月 23 日，為了遏制病毒的蔓延，政府下令湖北省封城。第二天是除夕夜，我的家人本來打算去看電影。當我們從新聞報導上得知全市的電影院都已關閉時，我們才真正理解到疫情的嚴重性。兩天後，政府史無前例宣布取消春節活動，我也取消了計畫已久的家庭度假。孩子失望極了，但我們的健康和安全才是最重要的。 Zheng 和她在中國的 Microsoft 小組成員在遠端工作時，密切共同作業。 那麼，當有人問我現在在中國工作的現狀，我該怎麼說呢？嗯，遠端工作減少了我們的通勤時間，而且我們當然不再擔心該穿什麼了。許多餐廳都關門了，我們都在熟練我們的烹飪技巧。但是，孩子不必去上學，保姆也被困在家裡，要保持生產力可能是一項挑戰。 我的遠端工作心得 雖然我們這裡的團隊已習慣遠端工作，不過在過去幾週，我們才真正釐清成功和可持續的遠端工作需要什麼。這裡是我的三大心得。 保持健康。 遠端工作的目的是要儘量減少與病毒接觸來保護我們的身體健康。這一點，每個人都知道。在家工作是否會形成某種壓力，這一點倒不是很明顯。花時間鍛鍊身體、健康飲食、享受真正遠離螢幕的休息時間，這些都是在家工作時保持心理健康所必需的。 全力以赴。 遠端工作時，很容易將事情拖延。但是，遠端賣力工作的團隊可以找到各種在線上處理工作的方法。如果您安排了一對一會議，那就進行吧。如果您規劃了大型會議，那就暫停吧。如果您已經準備好為即將進行的簡報進行腦力激盪，那就立即進行線上通話。 支援您的小組成員。 我也從這次經驗中學到，支援他人是保持積極正向和充滿活力的最佳方法。我們的線上工具不僅用在工作上，也會分享家人和寵物的相片，還可以全天候彼此檢查。互相打氣不僅能保持士氣，也有助於在我們分開工作時讓團隊團結一致。 我從客戶學到的心得 在短短幾週內，我們看到中國的客戶真正轉換了他們的工作方式。這裡是我從客戶身上學到的三個心得，可協助貴組織獲得成功。 立即打開溝通管道。 當員工遠端工作時，確保每個人都了解公司情況比以往更為重要。我們有一個客戶，對方是一家亞洲大型保險公司，開始向員工廣播視訊留言，以確保每個人都能獲得最新資訊。由於每個人都要兼顧在家工作與照顧小孩以及其他挑戰，錄製的視訊提供人員在無法參加即時會議或簡報時能趕上進度的機會。 繼續向前。 雖然我們很容易將計劃延遲到每個人都聚一起時才進行，但這裡的公司正在尋找讓事情往前邁進的方法。在政府的鼓勵下，許多學校已經將所有課程移到線上，以便如期開學。他們一直在為學生提供各種支援，包括制定明確的課表、舉辦烹飪挑戰等提振士氣的活動，以及仔細溝通作業和其他資訊，讓學生不會不知所措。 甚至大型會議也可以移到線上進行。 我們有許多人習慣於和一些小組成員進行快速通話或視訊聊天，但是大型的正式會議也可以在線上成功召開。由於有這麼多員工選擇遠端工作，因此這裡的醫院一直在遠端召集他們的員工。例如，大連的一家醫院便一直透過 Teams 召開大型員工會議。成功召開線上會議的關鍵包括安排明確的議程、在會議開始時解決任何音訊問題來學習包容，以及做清楚易懂的筆記以作為日後跟進分享。另請記得，如果貴組織允許，您也可以為那些無法參加的人錄製會議。 對於我和世界各地許多人而言，我們從未想過新的一年會以這種方式開場。不過，我們學到很多。Teams 是協助我們應對挑戰極為強大的工具。許多人都不知道