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在短短幾秒內建立已連線的 SharePoint Online 小組網站

在 2016 年 8 月,我們宣佈 Office 365 群組將能取得完整功能的 SharePoint 小組網站。當您建立群組時,除了原本由 Office 365 所提供的共用收件匣、行事曆、OneNote 筆記本、儲存檔案的位置,以及用於工作管理的 Planner 以外,現在還會提供具有頁面、清單、文件庫與小組新聞功能的新式小組網站,以利小組順利進行共同作業、溝通及協調事項。如 @SharePoint 小組所述,目前此功能已針對所有 Office 365「初次發行」客戶推出。

從今天起,人員將能透過 Office 365 中的 SharePoint 首頁,建立與 Office 365 群組連線的 SharePoint 小組網站。這一切僅需花費簡短的時間便能完成。系統管理員能控制這些新功能針對其使用者的顯示方式。而且針對商務需求對網站進行調整的程序也變得更加直覺。現在,無論使用者是從何處建立 Office 365 群組 (Outlook、Microsoft Teams、Yammer 等),都能持續取得具備完整功能的新式 SharePoint Online 小組網站。

若要進行團隊合作,人員需具備調適性與行動性,並能保持連線。在這個新的時代,像 SharePoint Online 與 Office 365 群組這類生產力工具,皆必須能滿足上述特性。

作為開始,讓我們探討我們是如何建立新網站與群組之間的連線,並使該連線快如閃電。

使用者透過 SharePoint 首頁快速建立連線至 Office 365 群組的網站

每當需要管理資訊及建置商務 App 時,人們就會前往 SharePoint Online 小組網站,並從中建立多媒體新聞文章、管理文件、追蹤清單資料等。只要在 Office 365 中按一下 SharePoint 首頁上的 [建立網站] 按鈕,使用者就能建立連線至 Office 365 群組的 SharePoint Online 小組網站。接著,兩步驟的建立精靈就會從畫面右側飛入。步驟 1:輸入小組網站的標題,選取要將群組設為 [公開] 或 [私人],然後選擇網站分類,再按一下 [下一步]。步驟 2:輸入擁有者與成員,並於完成後按一下 [完成]。新式的 SharePoint Online 小組網站隨即佈建完成,並於幾秒內便能開始使用。

「建立網站」精靈已連線至 Office 365 群組,並會在數秒內建立 SharePoint Online 小組網站。

系統管理員控制從 SharePoint 首頁建立小組網站的方式

那麼管理「建立網站」的功能呢?SharePoint Online 系統管理員可控制 SharePoint 首頁 [建立網站] 按鈕的使用者可用性及行為。而透過合作的方式,Office 365 全域系統管理員將可以控制網站分類的顯示方式,以向使用者強調使用方式的指導方針。

更新的 [網站建立] 設定,可於 SharePoint Online 系統管理中心的 [設定] 索引標籤內找到。新的體驗能讓使用者透過按一下 SharePoint 首頁中的 [建立網站] 按鈕來啟動新的「建立網站」精靈,以建立包含 Office 365 群組的網站。如果您已經針對您的使用者啟用 [架設網站],我們建議您先檢閱新的設定,以確保所選取的選項能符合您的商務需求。

系統管理員使用 SharePoint Online 系統管理中心內的 [網站建立] 設定來控制 [建立網站] 的運作方式。

系統管理員可控制是否要顯示 [建立網站];在顯示的情況下,系統管理員則可調整看得到 [建立網站] 按鈕的人員,以及所需的佈建體驗 ([傳統]、[新式] 或 [自訂])。

深入了解如何在 SharePoint Online 中管理網站建立。此外,系統管理員還可以控制 Office 365 群組的其他層面。深入了解如何管理 Office 365 群組

隨需求的消長和異動調整小組網站

隨著整個 SharePoint Online 小組網站的體驗變得愈來愈新穎,使用者將可以更輕鬆地調整常用設定,而不必像使用傳統網站時一樣,必須按好幾下滑鼠才能進入設定頁面。新的體驗能讓使用者在當下的情境中,以更加直覺的方式完成工作。

可編輯的首頁

建立能符合小組需的網站。小組網站首頁現在已可供編輯。這意味著您可以進入 [編輯] 模式,並針對網站的各個網頁組件進行新增、移除及重新排序。您需要查看特定主題之特定內容的彙總嗎?只要新增 [醒目提示的內容] 網頁組件、選取篩選條件,內容便會根據搜尋字詞作出動態調整。想要加入群組論壇討論嗎?請新增 Yammer 網頁組件。目前已有多種網頁組件可供使用,還有更多會於未來陸續推出。除此之外,無論您新增多少網頁組件,還是作出任何排列,這些頁面和網頁組件在網頁和行動裝置上的 SharePoint 行動裝置 App 內,看起來都會一樣美觀。

處於 [編輯] 模式時,使用者可以使用工具箱將新網頁組件新增至首頁。

深入了解如何在頁面上使用網頁組件

適用於新文件庫和清單的新式建立面板

我們已將建立新清單和文件庫的體驗全面翻新,讓使用者不必多次點擊滑鼠,就能直接從小組網站首頁的頂端區域,為小組網站增添豐富內容。按一下 [+ 新增],從下拉式功能表選擇新元件,建立精靈便會隨即顯示。

按一下 [+ 新增] > [清單] 以顯示內嵌建立窗格來提供詳細資料,然後按一下 [建立]

就地導覽編輯

我們也將左側導覽元素中的內嵌編輯功能移到了前面,這個好用的功能可協助網站擁有者鼓勵所有成員運用網站的完整功能。

輕鬆地將 URL 連結新增至左側導覽中,並調整連結在左側導覽中的顯示位置及方式。

編輯網站資訊

為了因應需求的變化 (例如專案代號將由的最終公開名稱取代時),我們將新式小組網站體驗建置成可讓使用者在不需離開首頁的情況下,直接編輯網站內容。編輯面板可供已連線的 Office 365 群組網站使用,並可從右上角的齒輪功能表中存取。它可讓擁有者更新網站名稱、描述、隱私權等級,以及分類。在這裡所做的變更也會反映在群組中。注意:我們將會把 [網站設定] 從齒輪功能表中移除,並改為顯示 [網站資訊] 以便使用者變更最常用的資訊。如果使用者需要其他進階設定,也可以從此面板連結至完整的網站設定頁面。

編輯網站權限

除了網站資訊以外,網站擁有者可能會想要進一步調整群組成員在使用小組網站時所擁有的存取層級。為此,我們為已連線的 Office 365 群組網站推出了網站權限面板,此面板也可由右上角的齒輪功能表中存取。我們認為公開群組的擁有者應能特別體會到此功能所帶來的便利性,因為這可以讓他們更輕鬆地決定是否要讓非成員的使用者擁有完整的編輯權限,或是否應將公開存取限制為唯讀檢視。

給傳統網站煥然一新的新式首頁

現在,您將能在傳統小組網站中建立新式頁面,並將它設為新的新式首頁。您只需移至網站內容中的 [網站頁面] 庫即可。建立全新的新式頁面,然後將任何適合的網頁組件新增至小組網站的首頁上。當頁面的外觀符合您的需求後,請從 [網站頁面] 庫中選取該頁面,然後從上方的命令列選擇 [設為首頁],就大功告成了。您的傳統網站將會以全新的面貌出現。

選取 [設為首頁] 來將新式頁面設為傳統小組網站的首頁。

我們很期待聽見您的意見反應

藉由結合 SharePoint Online 小組網站和 Office 365 群組,我們將整合式內容共同作業提升至全新的層次。但我們還會推出更多內容,來讓使用者在工作流程中能夠更輕鬆地建立、使用及管理內容和資訊。我們隨時都很期待聽見您的意見反應。請移至 Microsoft 技術社群的 SharePoint 空間分享您的想法,並將您的點子提交至 SharePoint UserVoice 頁面,我們也會持續關注針對 @SharePoint 所發出的推文。期待您的指教與回饋。

常見問題集

問:針對 Office 365 中 SharePoint 首頁上的新「建立網站」功能,你們的推出計劃為何?

答: 我們將於本週先為「初次發行」客戶更新 SharePoint 系統管理中心中的 [架設網站] 設定。此新設定將重新命名為 [網站建立],系統管理員屆時可決定是否要向使用者開放這個新的網站建立體驗。我們將於下週開放讓使用者建立連線至 Office 365 群組之新式網站的能力。

問:如果我的公司已建置自訂的網站集合佈建解決方案,會發生什麼事?

答: 如果您已建置自訂的網站集合佈建解決方案,您可以選取 [在此 URL 使用表單:] 核取方塊,來繼續維護該解決方案。我們正致力於更新 SharePoint 模式與實務 (PnP) 指南,以便您佈建連線至 Office 365 群組的全新新式小組網站 (而非傳統網站)。屆時您將能以程式設計方式依需求在兩者中選擇。