最新消息與活動台灣微軟企業公民 - 微軟伴非營利組織一同前行運用 Power Platform 簡化日常行政流程

日期：2021/06/17

台灣微軟企業公民 - 微軟伴非營利組織一同前行運用 Power Platform 簡化日常行政流程

Office365 帶給非營利組織安全、便利的雲端工具，透過協作方式提升工作效率，並增加組織作業以及資料管控的敏捷度，隨時、隨地都能存取。
Office365 希望成為 NPO 夥伴提供服務時最強大的後盾，但這就足夠了嗎？

或許此刻的你，也會有其他渴望被解決的問題…

盤點物資、管理人力的流程繁瑣，亟需簡化流程並改善資料的呈現方式。
簽呈、報表與資料申請，因格式及申請方式差異，而需要以人工的方式重新處理，進而壓縮服務個案的時間。
組織遍布全台，資料缺乏整合的平台，因而總是需要總會的夥伴再度進行人工的彙整，不僅容易出錯也增加工作量。
目前系統無法符合使用者的習慣和流程，功能難以滿足所有工作上的需求。
受到疫情影響，工作方式和服務流程都需要轉型，在家工作、分流上班導致人工流程難以執行，雖然有工具卻不知道如何更有效應用。

以勵馨基金會的案子為例，起初為了方便社工在外也能方便洽公，將檔案共享從過去的透過 VPN，改為導入 Office 365 以方便同仁能夠協作。除此之外，更透過 Microsoft 365 搭配的 Power Platform，開發了許多自動化流程。例如，目前會內所有核准簽呈都已使用 Power Platform 建置，大幅降低了維護資料的時間；導入 Power Platform 輔助財務和人事系統，讓資訊的呈現更直觀清楚。

許多其他的非營利組織，也同樣如同勵馨基金會一樣，在遇見微軟的非營利組織軟體捐贈計畫後，發展了更符合同仁需求的應用，並讓工作效率獲得了提升。例如：失親兒基金會、慈濟基金會、羅慧夫基金會、喜憨兒基金會等非營利組織。

不讓瑣碎的行政日常，抹滅對服務的熱忱

輕鬆管理每年 700+ 場專講，專講圖像一目了然：

過去勵馨基金會在處理專講邀約時，需要請對方下載官網上的表格，填妥之後透過 E-mail 和電話來與對方確認細節，待確認邀請講師後，再由基金會同仁聯絡對方。過程來來往往，並非所有同仁都能隨時更新到最新的狀況，導致時間成本增加。

但在透過 Power Platform 的協助之後，專講管理流程自動化，透過 Power Platform 自動提醒的功能，任務不再單單只能仰賴送案同仁的主動追蹤，而資訊的呈現方式也更清楚、友善，對於組織的整體發展來說大有助益，同仁更能透過這些數據，分析並提出更適合組織的未來規劃。

20,000 件物資流動簡單清楚，人與人的連結自然能順暢緊密：

失親兒基金會每年收到超過 20,000 件物資，由總會將物資分配給各服務處，過程當中總會需要以電話、E-mail 和郵寄等方式與各服務處聯絡，溝通物資的領取和使用狀況，再以人工彙整資料。這樣的過程不僅耗時，管理物資的同仁還需要個別通知尚未繳回領據的服務處，容易造成部門內部的壓力甚至流通速度太慢造成物資閒置。

後來基金會透過 Power Apps、Power Platform 建置「物資捐贈管理」 App，總會同仁只需在 App 上分配好數量，系統就會自動發信通知各服務處，各服務處也可直接在 App 上回報物資的領取和使用狀況。使內部同仁在協調物資的使用時，能有更資訊透明、可共同協作的平台，使運作更加順暢。

以使用者角度出發創造兼具效率與貼心的工作流程

慈濟基金會過去資料由各區行政同仁各自建檔、全會系統老舊且功能過於簡單無法隨各分處的需求調整、內部資料缺乏整合管道等問題，導致許多作業、流程實質上仍須人工進行。以慈濟基金會每年各地超過百場的義診活動為例，每場活動都需要地方行政人員逐一修改地方衛生署的申請文件並提交總部，而總部也需設置專門人力審閱、統整各地義診資料。申請流程需耗費多餘人力，促使基金會意識到透過數位工具協助組織運作的必要。

在導入微軟的服務後，基金會已成功透過 Power Apps 建置一套「人醫義診」App，App 裡清楚列出所有申請所需資料，各區負責人只需直覺地跟著欄位填答，大幅減少資料的遺漏，並且 App 能自動生成申請義診活動所需繳交的公文、企劃書與醫事人員清單等文件，讓基金會快速產生申請文件且無須花費多餘人力彙整資料，進而使基金會同仁有更多的心力可以服務個案。未來，基金會也預計將使用的範圍擴展至海外類似的活動上，應用不受限，效率更升級。

看見這些 NPO 的案例，或許有些夥伴們會擔心，組織資訊背景人員不足，無法推動組織數位轉型。然而，Power Platform 低程式語言門檻、低開發時間的直覺操作，使得這樣的轉變和機會並不限定具備強大的資訊背景的組織，而是每個 NPO 都會有機會發生。

即使不會撰寫程式碼，使用者也能夠藉由圖形化介面設計出 App；為了減輕程式創建者的負擔，Power Platform 針對不同的使用情境提供大量的範本；裝置不受侷限，透過手機或網頁都能編輯與管理。Power Platform 的使用十分友善包容，即使是非資訊背景的夥伴，也可以輕易上手，遇到資料串接等較為進階的問題，只要資訊人員稍加協助，便可以以最有效率的方式創造出完整且符合使用需求的自動化系統。

藉微軟 Power Platform 之力讓 NPO 如虎添翼

為了提供更好的服務，組織需要隨時做好準備以面對外界各式的情境，始終以堅毅並溫柔的方式面對挑戰，相信不是一件易事，台灣微軟希望扮演 NPO 夥伴們最堅實的後盾，透過數位工具為各組織帶來支持與力量。

秉持這樣的使命，在今年年初，微軟舉辦了兩場專屬於 NPO 夥伴們的 Microsoft Power Platform 工作坊，共吸引來自 21 個組織的 66 位夥伴一同參與。期間以循序漸進的方式，帶著大家認識 Power Automate、Power Apps 的功能與操作，邀請夥伴們發想自己組織的應用情境，並於第二場工作坊，藉由組織間的交流與專業顧問指導，陪伴組織一同創造最符合需求的解決方案。

各個 NPO 夥伴根據自家組織的需求運用 Power Platform，發展出關於以下主題的解決方案，期待在未來能為組織減輕行政負擔，進而為個案帶來更好的服務：

心路基金會：內部公告系統
伊甸社會福利基金會：資產維修管理
地球公民基金會：內部通訊錄
至善基金會：公務車借用與歸還
台北市失親兒福利基金會：公文歸檔與通知
無國界醫生基金會：IT Helpdesk
慈濟基金會：郵務作業系統
勵馨基金會：優良廠商通知
雙連視障關懷基金會：簡化申請用印流程
羅慧夫顱顏基金會：計畫書 / 成果報告簽核流程

其中大多的成果是來自非技術的人員運用 Power Platform 腦力激盪所創造出的解決方案，以勵馨基金會提出的主題為例，他們使用 Power Platform 自動計算合約的到期日，並自動寄信給優良廠商通知合約期滿，提醒廠商準備下一次的比價流程。在經過工作坊後，團隊已自己完成八成以上的系統，後續只需資訊人員協助進行資料串接等較進階的作業即可完成系統。而這也再次證明了 Power Platform 的高易用性、包容性，能使非技術人員也可以自己創造屬於自己的解決方案，甚至使功能操作起來更加直觀、貼近使用者需求。

目前微軟為了協助 NPO 夥伴在 Power Platform 的使用上更加如虎添翼，已計畫再次舉辦獲得好評的工作坊，若還未取得微軟針對非營利組織提供的軟體捐贈計畫的 NPO 夥伴們，也可到非營利組織軟體捐贈計劃頁面深入瞭解申請方式。而疫情當前，學無止境，在我們得以實體交流之前，NPO 夥伴也可先至官網瞭解更多關於 Power Platform 的資訊，或至 Microsoft Learning，也有許多針對 Power Platform 的學習課程，期待我們一同用社群力量和線上資源，為社會注入更多、賦能更多。