最新消息與活動首度線上 NPO Day 啟動工作模式轉型入門術
日期：2021/07/13
首度線上 NPO Day 啟動工作模式轉型入門術
全台三級警戒的發佈以及延長，我們生活與工作的型態大幅改變，遠端協作成為工作新日常，實體大型活動也因而延期、取消或是轉為線上舉辦。對非營利組織而言，如何在堅守防疫的同時，又能維持組織運作，並聰明地運用數位工具維持個案服務的溫度和品質呢？
因應疫情，首次舉辦線上NPO Day
每年度我們根據社會情勢與科技趨勢制定 NPO Day 主題，透過工具分享、資訊交流，藉由科技助非營利組織一臂之力。今年，因應疫情，我們首次舉辦線上 NPO Day，邀請資深的 NPO 夥伴以及專業講師，引導 NPO 夥伴們認識並活用 Microsoft 365 非營利版，以因應疫情帶來的挑戰。
兩場活動共吸引超過 200 位來自 73 個非營利組織的夥伴共襄盛舉，我們也從夥伴們的熱情參與，看見各組織在疫情期間學習新工具的迫切需求。以下將針對 Microsoft Teams「遠端溝通協作」、「線上會議」等功能，為大家整理六項 Teams 貼心功能，並於文末附上 Teams 使用大補帖，獻給每位為社會議題、弱勢族群奮力，疫情期間也不停止儲備能量的NPO夥伴。
線上溝通好焦慮？3 功能讓你克服等待焦慮、從容應對線上溝通
Teams為組織內部的溝通平台，搭配 Microsoft 365 工具，可實現高效的團隊溝通、檔案分享、共同協作。但是，當溝通長期隔著螢幕，高度依賴通訊軟體，伴隨而來往往是隱形的焦慮。為協助使用者有效取得聯繫，使溝通更加順暢，Teams提供了許多貼心的輔助功能。善用簡單的操作，我們可以主動出擊，改善疫情期間距離帶來的焦慮！
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顯示使用者狀態、上線時通知我：
Teams 將自動顯示使用者狀態，包含線上、忙碌、離開…，方便了解同事的工作狀態，使用者也可以自訂狀態，以掌握自己的工作步調。若有急事討論但同事暫時不在線上，更可以開啟該同事的「上線通知」（「更多選項」→點選「上線時通知我」），當對方返回線上空閒狀態時，系統便會自動通知你。
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訊息等級分類：
若有重要、緊急的事件，需要同事特別注意或盡快回覆，在輸入訊息的欄位下方，可設定「傳遞選項」，共有標準、重要（將訊息標示為重要）、緊急（在 20 分鐘內，每兩分鐘傳送通知）三種選項，讓彼此都能掌握這則訊息的急迫性。
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共聚模式：
面對面溝通時，沉默是自然的，但視訊會議時，短暫幾秒沉默卻讓人感到焦慮，擔心訊號不穩或是對方沒有接收到訊息。開啟「共聚模式」讓大家彷彿置身同一場所，感受更多非語言訊息，讓互動更自然，進而降低視訊會議帶來的疲勞與焦慮。
線上會議冷冰冰少了實體互動的樂趣？ 3 功能還原面對面交流的連結和溫度
Microsoft Teams 針對不同的使用情境，提供了一般會議、網路研討會（報名機制、與會人權限控管）、即時活動（大型直播會議），三種不同類型的會議模式，讓疫情期間每項受到影響的活動都能有最適合的因應方案。
但對於高度仰賴人與人之間互動的非營利組織，除了會議工具，更大的困擾是線上形式降低了實體活動特有的緊密和溫度。因此，在使用 Teams 會議時，使用者可透過以下幾種功能，在線上拉近彼此的距離，保有實體活動時具溫度的互動。
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共用白板：
點選工具列上方的「分享內容」（Ctrl+Shift+E），選擇「Microsoft Whiteboard」，所有與會者都能共同在虛擬白板上自由筆記、腦力激盪，維持會議討論熱度。
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顯示回應：
在視訊會議進行時，可從畫面上方的工具列點選：讚、愛心、鼓掌、大笑、舉手，以快速表達當下的感受，給予講者即時鼓勵與回饋，更可以透過舉手功能，積極又不失禮貌地參與會議討論。
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建立分組討論區：
會議召集人可將與會人員再細分成小組討論，在分組進行過程中，召集人可針對各會議室發佈公告訊息，如：時間提醒、討論題目提醒等。除此之外，討論時間限制功能協助會議主持人掌握時間，兼顧會議效率與互動。（更多內容，可參考：在 Teams 會議中使用分組討論區）
在 NPO Day 過程中我們發現，不論是台灣微軟公共暨法律事務部施立成總經理，鼓勵大家使用「回應」的功能，還是開拓文教基金會在活動中規劃各組織「分組討論」環節，上述維持互動的功能，在線上會議中扮演重要的角色。除了功能的應用，也建議各位夥伴在議程或是活動當中，加入更新彼此近況的時間，幫助大家和世界重新連結！
Microsoft Teams 是 Microsoft 365 的產品之一，微軟秉持著科技賦能的理念，免費捐贈 Microsoft 365 非營利版讓各單位無後顧之憂，在安全的雲端環境下，隨時隨地進行遠端溝通與協作。尚未申請的非營利組織，可進入非營利組織軟體捐贈計劃頁面，了解申請方式，透過科技加值讓服務更有力量。
評估時，先聽聽資深 NPO 夥伴的導入經驗談
過去曾協助多個非營利組織導入 Microsoft 365 的 NPO夥伴—失親兒基金會林合昕組長，在這次的 NPO Day 的活動當中，以多年來的經驗向其他 NPO 夥伴分享：
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為什麼要導入？為什麼是 Microsoft 365？
希望透過數位工具達成「雲端、自動、團隊」整合，而選擇 Microsoft 365 主要是安全性以及預算的考量，此外，同仁們也較熟悉 Office 文書作業，避免轉換帶來日常工作的負擔。 -
如何評估組織真正的需要？導入前可以預先做什麼準備？
建議針對使用者(end user)的需求、適應的歷程、花費的時間以及組織整體未來的願景做評估。導入前除了軟硬體準備外，更要做好與組織成員溝通的準備，除了各部門、組織高層支持外，「種子成員」也很重要，可以帶領團隊度過轉型陣痛期。 -
失親兒基金會導入階段？
使用者/電腦同步、信箱整合→檔案共用、Teams 協作→流程自動化 -
導入後如何協助組織內的同仁適應？
建議系統盡可能整合，減少使用者重複登入的困擾，可善用 Azure AD 進行整合。更重要的是，在導入過程中保持「彈性」心態面對、解決發生的問題。
透過合昕組長的分享與建議，可幫助尚未導入的非營利組織預先設想組織可能經歷的轉型歷程，進一步讓導入更加順暢。欲知更多前置作業的詳細建議，可參考：6/16 如何導入「Microsoft 365 非營利版」？聽資深 NPO 夥伴怎麼說！（上）
「工具（Microsoft 365）就在那邊，要如何調整成自己的需要？」
活動中，無國界醫生台灣辦公室的 Jennifer 分享 Microsoft 365 的進階應用，帶領大家探索微軟生態系底下的各種應用情境與活用技巧。無國界醫生全球統一導入 Microsoft 365，而台灣的辦公室也在 M365 的架構下，開拓出自己的應用：
- Teams 結合網路電話，作為溝通、協作的中樞平台
- 運用 SharePoint 建立內部入口網站，整合組織資料
- 透過 Power App 打造簡單打卡系統，並與 SharePoint 資料串接
- 結合 Power Platform、Teams 創建「電腦報修IT HelpDesk」平台，簡化電腦報修的流程，讓 IT 支援更及時
Jennifer 最後也鼓勵 NPO 夥伴們對 Microsoft 365 大膽想像，許多應用都能透過 Microsoft 365 的整合性好、功能強大，和第三方服務的擴充性佳等特色實現。想了解更多非營利組織對 Microsoft 的應用實例，可參考：6/16 如何導入「Microsoft 365 非營利版」？聽資深 NPO 夥伴怎麼說！（下）
很高興透過 NPO Day 促進與會非營利組織間相互交流，一同探索數位轉型帶來的改變與可能，以下提供 Microsoft 數位工具學習資源，讓我們在疫情期間陪伴大家一同因應工作模式轉型，扮演 NPO 夥伴堅實的後盾。
- Teams 會議功能大補帖：當中集結了所有 Teams 會議常見功能的疑問，可善用搜尋以及透過教學目錄超連結，快速找到解答！
- Microsoft Learn：根據不同產品，提供許多免費的線上學習資源，趁疫情期間儲備能量，學習不停歇！
- Microsoft Office 說明與訓練：提供影片、範本、圖表等簡單易懂的使用指南，幫助使用者快速入門 Office 工具或用更聰明的方式完成工作！
- 相關活動：台灣微軟 Facebook 專頁，每週三發佈當週課程精選，也會不定期發佈免費的講座或活動，提升 NPO 夥伴的科技力！
讓我們一起借助社群的力量使美好持續發生、透過科技的便利使生產力得以延續。
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